Промежуточные итоги

ИТОГИ

MS Excel обладает очень полезным средством автоматического подведения основных и промежуточных итогов.

Промежуточные итоги

1. Получим суммарные оклады по отделам и в целом по предприятию (фонд заработной платы). Для этого:

· отсортируйте таблицу по отделам;

· вкладка Данные – группа команд Структура – Промежуточные итоги;

· в диалоговом окне Промежуточные итоги укажите следующее:

ü При каждом изменении в: Отдел;

ü Операция: Сумма;

ü Добавить итоги по: поставьте галочку против поля Оклад;

ü щёлкните ОК.

Результат будет таким:

Получен список с итоговыми строками по полю Оклад. Если бы не была предварительно выполнена сортировка таблицы по отделам, то строк с промежуточными итогами было бы намного больше.

Слева от адресной полосы с номерами строк выведены символы структуры. При щелчке по кнопке с номером уровня 1 Вы получаете только общие итоги по предприятию в целом; при щелчке по кнопке 2 Вы получаете итоги по отделам, при щелчке по кнопке 3 Вы получаете детальный исходный список, в котором, однако, сохранены итоги.

Вернитесь к уровню 2. Перед Вами короткий список: четыре отдела и общие итоги. Отсортируйте этот список по полю Оклад в порядке убывания. Щёлкните по кнопке с номером уровня 3. Результаты только что проведенной сортировки сохранились: первыми идут работники отдела с наибольшим суммарным окладом.

Вновь вернитесь к уровню 2. Предположим мы хотим просмотреть только список сотрудников отдела ОНК. Щёлкните по кнопке +, расположенной слева от строки с итогами по отделу ОНК. В кнопке появится знак минус, а список сотрудников отдела ОНК развернётся.

Таким образом, помимо промежуточных итогов мы получили «бесплатное приложение» - структуру. Если структура не нужна, можно удалить ее. Для этого достаточно выполнить команду: вкладка Данные – группа команд Структура – щёлкните по кнопке с треугольником рядом с командой Разгруппировать и выберите Удалить структуру.

В ячейке с итогами используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ.

Для того, чтобы убрать промежуточные итоги выполните команду: вкладка Главная – группа команд Структура – Промежуточные итоги – в диалоговом окне щёлкните по кнопке Убрать все.

2. Наряду с итоговым окладом по отделу получите среднее количество детей на одного работника отдела. Для этого:

· вкладка Главная – группа команд Структура – Промежуточные итоги;

· снимите флажок Заменить текущие итоги (если этого не сделать, то суммарный оклад исчезнет);

· далее выберите:

ü При каждом изменении в: Отдел;

ü Операция Среднее,

ü Итоги по полю: Дети (галочку у поля Отдел снимите);

ü щёлкните ОК.

Обратите внимание на то, что структура изменилась – теперь в ней четыре уровня.

Среднее количество детей по всем отделам, кроме отдела АПС одинаковое (один ребёнок). Результат весьма сомнительный. Чтобы получить точные данные необходимо наложить на ячейки с итоговыми данными по количеству детей формат с двумя цифрами после запятой. Для этого:

ü выберите третий уровень структуры;

ü выделите ячейки с итоговыми данными по детям (можно выделить все ячейки подряд, захватывая и пустые);

ü нажмите на клавиатуре кнопку F5 и в появившемся окне Переход щёлкните покнопке Выделить;

ü в окне Выделение группы ячеек активизируйте переключатель Формулы и оставьте галочку только на строке Числа (см. рис.). Щёлкните ОК;

ü щёлкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейками в контекстном меню выберите Формат ячеек;

ü установите Число десятичных знаков – 2 и нажмите ОК.

ü разверните всю таблицу (уровень 4): формат с двумя точками после запятой можно видеть только на ячейках с итогами Среднее - он не распространился на данные по детям для исходных строк таблицы.

ü уберите итоги.

3. Используя промежуточные итоги, определите количество мужчин и женщин (предварительно отсортируйте таблицу по полю Пол).

Используя промежуточные итоги, получите максимальный оклад в каждом отделе. Не забудьте предварительно отменить предыдущие Промежуточные итоги и отсортировать таблицу по нужному столбцу!

5. Используя промежуточные итоги, получите для каждого отдела средний возраст сотрудников и, не отменяя этих итогов, средний оклад по каждому отделу.

Дата добавления: 2015-08-13