Рекомендации для использования SPA

Совершенно ясно, что существует необходимость разъ­яснения и наведения порядка в использовании SPA ко­мандой реинжиниринга, чтобы она избежала ошибок и трудностей при составлении карты процесса, и сущест­вует несколько рекомендаций, которые помогут это сде­лать. Первая — каждый процесс, субпроцесс следует обозначить определенной цифрой, которая позволит легко отличать его уровень и место в процессе. Сле­дующую за схемой внешней среды схему информацион­ных потоков первого уровня следует обозначить как уровень 1, а все субпроцессы в нем последовательно пронумеровать (1, 2, 3 и т.д.). На следующем уровне де­тализации в каждом субпроцессе следует пронумеровать его основные части, используя номер субпроцесса и но­мер его части. Это означает, что если субпроцесс 1 делится на три части, то они будут пронумерованы как 1.1, 1.2 и 1.3. Две части, составляющие субпроцесс 2, будут иметь номера 2.1 и 2.2. Аналогично и с осталь­ными субпроцессами. При еще большем уровне детали­зации две части шага 1.1 будут иметь номера 1.1.1 и 1.1.2. Подобным образом мы можем легко определить уровень детализации, место в процессе и основной суб­процесс, к которому относится данный шаг или целый процесс. Эта система похожа на нумерацию разделов и подразделов в обычных документах.

Вторая рекомендация — создать справочник процес­са, в котором каждый вход и выход будет точно опреде­лен. Согласно нашей иерархии уровней процесса вход и выход также можно описать с помощью элементов, яв­ляющихся входами и выходами субпроцессов. Напри­мер, "рабочий запрос" можно описать как запрос отдела сбыта в производственный отдел о конкретной детали. Этот запрос может состоять из карточки запроса, копии заказа на покупку и даты, когда потребуется деталь. Ка­ждый из этих трех элементов следует описать в словаре так, чтобы исключить возможность неправильного по­нимания (рис. 8.5). Хотя это может показаться бюрокра­тической задачей, существующие компьютерные программные пакеты позволяют легко создать такой спра­вочник и обеспечивают, что только описанные в спра­вочнике термины и компоненты будут использоваться для составления любых входов и выходов.

Наименование: Рабочий запрос Состав: Карточка запроса + Дата, когда потребуется деталь + Заказ на покупку Что означает: Запрос из отде­ла сбыта на поставку деталей	Наименование: Дата, когда потребуется деталь Что означает: Дата, до ко­торой следует поставить описанную в запросе деталь
Наименование: Заказ на покупку Что означает: Заказ от по­купателя
Наименование: Карточка запроса Что означает: Карточка содержит детальное описа­ние деталей, требуемых отделу сбыта

Рис. 8.5. Справочник процесса

Справочник процесса часто является важным инстру­ментом предотвращения ошибок и неточностей, которые могут случиться, если описывать разные, но похожие вы­ходы процесса одними и теми же терминами. Это осо­бенно важно при анализе сложного процесса, в котором наблюдается сходство между входами и выходами. Про­стой, но очень полезный пример: команда, созданная в строительной компании для реинжиниринга процесса распределения материалов внутри компании, нарисовала карту процесса, из которой было видно, что внутренняя корреспонденция движется между отделами без видимых на то причин. При более тщательном изучении выясни­лось, что команда использовала слово "корреспонден­ция" как для отсортированных, так и для не отсортированных писем. На самом деле, не отсортированная кор­респонденция являлась входом процесса сортировки, а отсортированная корреспонденция — выходом этого процесса, но карта не показывала этого шага.

Наконец, третья рекомендация при использовании SPA состоит в необходимости поддерживать соответст­вие входов/выходов между различными уровнями дета­лизации. В сущности это означает, что число входов и выходов процесса на разных уровнях должно быть од­ним и тем же. Например, на рис. 8.6, у субпроцесса 1 есть два входа и один выход. Когда мы рассматриваем более детально этот субпроцесс на следующем уровне схемы информационных потоков, у него должно быть также два входа и один выход, изображенные стрелками извне. У основных шагов процесса на этом уровне тоже могут быть свои входы и выходы, но они должны быть замкнутыми, так как соединяют основные шаги этого уровня между собой. Если бы на рис.8.6 субпроцесс 1.1 был разбит на составляющие еще более низкого уровня, то мы получили бы один вход и один выход, хотя его составляющие снова могли бы быть связанны­ми дополнительными входами и выходами.

Рис. 8.6. Соответствие входов/выходов

Поддержка соответствия входов/выходов обеспечивает внутреннюю целостность схем информационных потоков.

Разбивая процесс на более низкие уровни детализации, очень легко пропустить некоторые входы и выходы, вы­явленные на более высоком уровне. И наоборот, иногда люди выявляют на этом более детальном уровне входы и выходы, пропущенные на схеме более высокого уровня. В этом случае команда должна добавить эти входы и выхо­ды на схеме более высокого уровня.

Дата добавления: 2015-08-03