Эволюция делопроизводственной документации

На протяжении второй половины XIX—начала XXI в. в государ­ственных, частных, общественных институтах (учреждениях, пред­приятиях, организациях) было создано огромное количество до­кументов. Принято выделять три основных этапа эволюции дело­производственной документации в этот период: 1) XIX в. —ок­тябрь 1917 г. — делопроизводство Российской империи и Россий­ского государства с Временным правительством во главе; 2) октябрь 1917- 1991 гг. - делопроизводство РСФСР и СССР; 3) с 1992 г. по настоящее время — делопроизводство Российской Федерации (РФ).

Историк имеет в своем распоряжении только часть некогда созданных делопроизводственных документов — ту, которая со­хранилась. Эти документы, как правило, находятся в архивах, лишь немногие из них опубликованы и доступны исследователям в биб­лиотеках. Очевидно, что необходимым условием успешного целе­направленного поиска документов в отечественных архивах явля-

ется наличие системы справочно-информационных пособий, от­ражающих местонахождение комплексов материалов в составе Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

Такая система пособий существует. Она включает, в о-пер-в ы х, справочники, характеризующие состав АФ РФ (в целом или в определенной его части) на уровне архивов. Наиболее значимы для историков публикации: «Государственные архивы СССР. Спра­вочник» (М., 1989. — Ч. 1—2); «Федеральные архивы России них научно-справочный аппарат. Краткий справочник» (М., 1994) и «Архивы России. Москва и Санкт-Петербург. Справочник-обозре­ние и библиографический указатель. Русское издание» (М., 1597). Во-вторых, в эту систему входят справочники-путеводители по конкретным архивам. В них документы учитываются в масштабе архивных фондов. В-т р е т ь и х, описи документальных материа­лов архивных фондов фиксируют сведения о единицах хранения (делах). Дела могут состоять из одного архивного документа, но обычно объединяют под общей обложкой определенную совокуп­ность документов. В ряде архивов есть каталоги, картотеки кото­рых учитывают не только отдельные документы, но и части доку­ментов, содержащие сведения по определенным темам. В настоя­щее время ведется работа по информатизации архивов, созданию электронных каталогов и компьютерных баз данных.

С точки зрения возможности обеспечения учета архивныхдо-кументов и организации проверки их физической сохранности существующая система справочно-информационных пособий впол­не достаточна. Однако историка интересует не только документ как таковой, а зафиксированная в нем информация. Работу шее выявлению историк должен уметь выполнять самостоятельно.Для этого необходимо знать: 1) принципы создания документов на каждом из указанных этапов развития отечественного делопроиз­водства и 2) закономерности их поступления в архивы. Так как имеются определенные различия в правилах хранения комплек­сов документов государственных учреждений, частновладельчес­ких предприятий и общественных организаций, рассмотрим эти правила для каждого из комплексов по отдельности.

Дата добавления: 2015-07-24