Печать сведений о проекте

Все представления позволяют просматривать информацию о плане проекта на экране. Вы можете настроить представления таким образом, чтобы печатать только выбранные данные.

Печать представления позволяет получить на бумаге то, что вы видите на вашем экране. Любая применяемая настройка, как, например применение различных таблиц или групп, отобразится и при печати. За несколькими исключениями вы можете вывести на печать любое представление Microsoft Project. Исключения следующие:

- вы не можете печатать представления форм, например, Форма задач и Схема данных;

- если у вас отображено два комбинированных представления (одно в верхней панели, второе - в нижней), печататься будет только активное представление.

Не забывайте, что та часть плана проекта, которую вы видите экране, может быть относительно небольшой в сравнении со всем проектом, печать которого может потребовать большого количества страниц. Например, шестимесячный проект на 85 задач в представлении Диаграмма Ганта при печати может занять 14 и более страниц формата «письмо». Печать представлений Диаграмма Ганта и Сетевой график могут потребовать довольно большого количества бумаги. Фактически некоторые пользователи - Microsoft Project, ограниченные в своих возможностях, печатают планы проектов в виде плакатов, используя для этого плоттеры. Что бы сократить необходимое количество страниц, вы можете свернуть план проекта до суммарных задач. Вне зависимости от того, используете принтер или плоттер, не пренебрегайте предварительным просмотром. Также, используя диалоговое окно, Параметры страницы и окно Предварительный просмотр, вы можете проконтролировать множество аспектов печати. Например, вы можете контролировать количество страниц для печати представления, применять верхние и нижние колонтитулы, определять содержимое легенды представления Диаграмма Ганта и некоторых других.

При печати представления Диаграмма Ганта (Gantt Chart) и некоторых других, содержащих шкалу времени, ее настройка до печати может повлиять на необходимое количество страниц. Для того, чтобы настроить шкалу времени на отображение наибольшего временного шага на наименьшем количестве странниц меню Вид выберите Масштаб, затем в диалоговом окне Macштаб выберите Весь проект.

Проекты на несколько сотен задач не поместятся на одной странице формата «письмо» или «стандарт» в разборчивом виде. Если ваш проект именно такого размера, вам, возможно, будет лучше распечатать суммарные или отобранные данные. Например, свернутое представление, отображающее только суммарные задачи или вехи, может быть более информативным для людей, которые хотят получить только общее представление о проекте. Если вам интересен определенный период времени, вы можете распечатать только нужную часть шкалы времени. Или вы можете применить фильтр и отобразить только сведения, представляющие наибольший интерес для конкретной аудитории: например, задачи, выполняющие с опозданием или с превышением бюджета.

Отслеживание хода выполнения плана проекта

Отслеживанием считается запись данных проекта о том, кто какую работу выполнял, когда работа была выполнена и сколько это стоило. Часто такие сведения называются фактическими данными.

Отслеживание фактических данных является неотъемлемой частью должного управления проектом, в отличие от простого планирования. Руководитель проекта должен знать, насколько хорошо рабочая группа справляется с работой и когда следует принимать меры. Должное отслеживание выполнения проекта и сравнение с исходным планом дает ответы на следующие вопросы.

- Начало и окончание задач соответствует графику? Если нет, как это отразится на дате окончания проекта?

- На выполнение задач у ресурсов уходит больше или меньше запланированного времени?

- Превышают ли затраты на выполнение задач запланированные значения?

Microsoft Project поддерживает несколько способов отслеживания хода выполнения в зависимости от уровня детализации или контроля необходимого вам, заказчику или другим заинтересованным лицам. Отслеживание самых мелких деталей проекта требует больше усилий от вас и, возможно, от людей, работающих над проектом. Поэтому перед тем, как вы начнете отслеживать ход выполнения, вам следует определить необходимый уровень детализации. Различные уровни отслеживания включают в себя следующие моменты.

- Запись запланированного первоначально объема работ проекта. Это наилучший вариант, если весь проект выполняется по плану.

- Запись процента выполнения каждой задачи, как в точных цифрах, так и в процентных соотношениях, например, 25%, 50%, 75% или 100%.

- Запись фактического начала, окончания, объема работ, а также фактической и оставшейся длительности каждой задачи или назначения.

- Отслеживание объема работ на уровне назначений по временным периодам. Это наиболее детальный уровень планирования. В этом случае вы можете записывать фактический объем работы по дням, неделям или другим временным интервалам.

Вы можете обнаружить, что в рамках одного проекта вам необходимо комбинировать эти подходы, так как различные части проекта будут требовать различного отслеживания. Например, вы можете захотеть отследить задачи с высоким риском более детально, чем задачи с небольшим.

Сохранение базового плана проекта

Для того чтобы просмотреть, насколько хорошо идет выполнение проекта, важно знать, как он был запланирован первоначально. Этот сохраненный первоначальный план проекта и называется базовым планом проекта.

Одной из наиболее важных задач руководителя проекта после разработки плана проекта является запись фактических данных и оценка выполнения проекта. Чтобы судить о ходе выполнения проекта должным образом, вам нужно будет сравнивать его с первоначальным планом. Он называется базовым планом. Базовый план - это совокупное важных значений плана проекта, как, например, запланированных дат начала и окончания или затрат на различные задачи и назначения.

При сохранении базового плана Microsoft Project делает «снимок» существующих значений и сохраняет его в файле для дальнейшего сравнения.

Конкретные значения, сохраняемые в базовом плане, включают в себя поля задач, ресурсов и назначений, а также повременные поля, перечисленные в таблице ниже

Поля задач	Поля ресурсов	Поля назначений
поле начала	поле объема работ и повременное поле объема работ	поле начала
поле окончания	поле затрат и повременное поле затрат	поле окончания
поле длительности		поле объема работ и повременное поле объема работ
поле объема работ и повременное поле объема работ		поле затрат и повременное поле затрат
поле затрат и повременное поле затрат

Повременные поля отображают значения задач, ресурсов и назначений, распределенные по времени. Например, вы можете просмотреть задачу, выполнение которой запланировано на 5 дней, на уровне недели, дня или часа, а также отобразить конкретные значения трудозатрат за временной шаг согласно базовому плану.

Вам следует сохранить базовый план, если:

- вы максимально разработали план проекта (однако это не означает, что вы не можете добавлять задачи, ресурсы или назначения после начала работы, обычно это неизбежно);

- вы еще не начали вносить фактические данные, как например процент выполнения задачи.

Дата добавления: 2015-07-20