Задание 1. Построение сводных таблиц

ПОСТРОЕНИЕ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ

Сводная таблица - динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в списках. Сводные таблицы используют как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в базе данных, на рабочих листах, во внешних файлах.

Задание 1

Нужно получить суммарные оклады по отделам.

1. Откройте файл Список сотрудников.

2. Выделите любую ячейку списка и выполните команду Данные-Сводная таблица.

Начинает работать Мастер сводных таблиц. На первом шаге нужно указать источник данных для создания сводной таблицы. Excel предлагает несколько вариантов:

в списке или базе данных Microsoft Office Excel – если данные берутся с одного рабочего листа;

во внешнем источнике данных – если данные берутся из внешней базы данных;

в нескольких диапазонах консолидации – если данные берутся с нескольких рабочих листов;

в другой сводной таблице или сводной диаграмме – если сводная таблица создается на основе данных другой сводной таблицы или диаграммы.

3. В данном случае установите переключатель в положение В списке или базе данных Microsoft Office Excel (рис. 1). В качестве создаваемого отчета выберите сводную таблицу.

Рис. 1

4. На втором шаге (рис. 2) необходимо указать диапазон ячеек для создания сводной таблицы. Так как одна из ячеек списка была выделена, по умолчанию Excel принимает в качестве диапазона весь список. Он выделяется бегущим пунктиром

Рис 2.

5. На третьем шаге (рис 3.) определяется структура сводной таблицы.

Рис. 3

Щелкните на кнопке Макет для определения структуры сводной таблицы. В диалоговом окне расположен шаблон, содержащий четыре области (рис. 4).

Строка - для использования данных поля, расположенного в этой области, в качестве заголовков строк;

столбец – Для использования данных поля, расположенных в этой области, в качестве заголовков столбцов;

данные – для применения итоговой функции к значениям поля, расположенного в этой области, в ячейках сводной таблицы;

страница – для обеспечения возможности вывода данных свод­ной таблицы, относящихся только к полю, расположенному в этой области.

В этих областях нужно разместить названия полей исходного списка. Эти поля размещены справа от шаблона.

6. Перетащите мышью поле «Отдел» в область строк, а поле «Оклад» - в область данных.

Рис. 4

Щелкните ОК. Теперь снова появилось диалоговое окно третьего шага Мастера сводных таблиц. В нем предлагается выбрать место размещения сводной таблицы. Выберите новый лист. В результате на новом листе 4 получится следующая сводная таблица (рис. 5):

Рис. 5

В ячейке «Отдел» есть кнопка раскрывающегося списка всех отделов.

7. Снимите флажок у транспортного отдела. Обратите внима­ние, что теперь данных по транспортному отделу в сводной таблице нет.

8. Снова выведите на экран данные по транспортному отделу.

9. Измените заголовок Сумма по полю Оклад на Суммарный оклад. Это можно выполнить обычным способом.

10. Установите ячейкам поля «Итог» денежный формат.

11. Измените название строки «Общий итог» на «Всего».

12. Переименуйте новый лист в Сумма по отделам.

Дата добавления: 2015-07-20