Особенности подготовки и оформления протоколов

Протокол – это организационно – распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (решений) на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Как правило, он заполняется во время совещания, однако если ведется звукозапись или заседание стенографируется, то можно составлять протокол и после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь (специально назначенное лицо). Следует отметить, что эта процедура не является механической. Лицо, ведущее протокол, должно хорошо разбираться в обсуждаемых вопросах, потому что от его квалификации зависит качество записи выступлений, а значит назначение лица, ведущего протокол, является очень важным.

Постановления заседаний (совещаний) проводятся в жизнь, как правило, приказами соответствующих руководителей, либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола заседания (совещания) или выписок из протокола.

Протокол составляется секретарем заседания (совещания), секретарем постоянно действующего коллегиального органа, на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода заседания (совещания), а также документов, подготовляемых к заседанию (совещанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов постановлений и др.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат постановления совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания (совещания).

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) заседания (совещания), если он один.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода заседания (совещания) делятся на краткие и полные.

Краткий протокол содержит только фамилии докладчиков, темы докладов и фамилии выступавших. Конечно, получить хоть какое-нибудь представление о ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, задаваемых докладчикам вопросах, по такому протоколу невозможно. Поэтому ведение краткого протокола допустимо только тогда, когда к нему прилагаются тексты докладов и выступлений или при наличии стенограммы совещания. Также можно вести краткий протокол во время оперативных совещаний. Во всех остальных случаях протокол должен содержать полные записи всех выступлений. Понятно, что по ходу совещания секретарь не успеет их сделать, поэтому вначале разрешено составлять только черновик протокола. Но в 5 - дневный срок после окончания совещания протокол должен быть уточнен, выверен по стенограмме или звукозаписи, отредактирован и оформлен. Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом следует сделать запись после первой части протокола: «Стенограмма прилагается». Последний вариант протокола подписывается председателем совещания и секретарем.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения заседания (совещания) и проставляется председателем или секретарем совещания.

Следует обратить внимание на то, что на протоколе проставляется дата проведения заседания (совещания), а не дата оформления или подписания протокола. В том случае, если совещание продолжается несколько дней, сначала указывается дата начала совещания и через тире – его окончания.

Пример:

10 – 12.03.2004

Текст протоколов состоит из двух частей:

- вводной, в которой указаны фамилия и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании) и повестка дня;

- основной, в которой фиксируется ход заседания.

Протокол начинается со слова «председатель». Оно печатается с прописной буквы через два интервала после заголовка начиная от левого края листа. После тире указываются фамилия и инициалы председателя. Точно так же оформляется и слово «секретарь».

Пример:

Председатель – Орда М.С.

Секретарь – Ходыко Е.В.

При проведении оперативных совещаний это часть протокола можно опустить.

Далее необходимо перечислить присутствующих на заседании (совещании). При этом необходимо помнить, что в протоколе заседания (совещания) сначала перечисляются присутствующие члены коллегиального органа, затем приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

На расширенных заседаниях (Пленум, Конференция, Съезд) с большим числом участников указывается только количество, но к протоколу прилагается пофамильный список, о чем делается соответствующая запись в протоколе.

Пример:

Присутствовали: 24 человека (список прилагается)

На тех заседаниях, где принятие решения требует определенного кворума (Пленум, Конференция, Съезд), в разделе «Присутствовали» следует указать, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Далее необходимо привести повестку дня, т.е. вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Слова «Повестка дня» печатаются начиная от левого края листа, а пункты повестки дня – с абзацным отступом, причем сам вопрос печатается на одной строке, а информация о том, кто его докладывает, - на другой.

Пример:

2. Об утверждении плана работы Центрального комитета Общественного объединения «Белорусский республиканский союз молодежи» на II квартал 2004 года.

Информация заведующего отделом организационно-кадровой работы Центрального комитета Общественного объединения «Белорусский республиканский союз молодежи» Сычевской А.И.

В протоколе краткой формы повестка дня отсутствует. В этом случае она не вносится в текст протокола, но в нем делается пометка «Повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня. В краткой форме изложения протокола строится по схеме: «СЛУШАЛИ - ПОСТАНОВИЛИ» - без текста выступления.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ» - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Основные содержания докладов и выступлений размещаются в тексте протокола или прилагается к нему; постановление печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протоколов заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений, постановлений или отдельных пунктов решений.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы заседаний (совещаний) нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Порядок подготовки документов, оформление протоколов и постановлений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

В завершении следует отметить, что протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.

И конечно, следует помнить, что протоколы и материалы к ним имеют постоянный срок хранения.

[1] Размер шрифта, далее - пт.

Дата добавления: 2015-07-18