Материально-техническое снабжение

Материально-техническое снабжение — это нечто большее, чем просто акт купли. Для этого надо обладать множеством различных навыков, в том числе умением точно прогнозировать потребности и поддерживать хорошие взаимоотношения с поставщиками. Полезно также умение работать с компьютером, так как многие процедуры осуществления закупок можно упростить именно с помощью компьютера. В широком смысле закупочная деятельность включает также:

точную оценку потребности в материалах и услугах;

о поиск и отбор соответствующих посгавщиков;

Задачи управления материально-техническим снабжением

согласование с поставщиками таких вопросов, как, например, цены и сроки поставок;

обсуждение условий контрактов и заказов;

ясное понимание того, будет ли фирма-поставщик надежным партнером в течение всего срока действия договора.

Классическим примером эмпирического подхода к практике материально-технического снабжения может служить правило приобретать товары и услуги нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у нужного поставщика и по нужной цене.

Основные Рассмотрим внимательнее каждый составной элемент названного принципы практического подхода.

Приобретение товаров и услуг нужного качества. Предприниматель должен быть уверен в том, что приобретенные им материалы и услуги отвечают его потребностям. Производители должны обращать внимание на то, чтобы исходные материалы полностью соответствовали техническим требованиям производства. В противном случае изделие, которое они производят, может оказаться непригодным. Розничным торговцам необходимо следить за тем, чтобы продукты, которые они приобретают у оптовиков, отвечали нормативам качества потребителя. Иначе потребители могут обратиться к конкуренту.

Пример. Владелец небольшого литейного цеха сетовал както на то, что в его цехе производится слишком много бракованных изделий. По условиям исходный материал отвечает стандартам качества, поскольку содержит менее 0,005% загрязнений. "Но в течение трех последних недель литье получается более грубым, чем это должно быть. Я уверен, что сырье последней поставки не было достаточно чистым. Что мне теперь делать?"1

Приобретение товаров и услуг в нужном количестве. В силу того что предприниматель часто вкладывает значительные денежные суммы в товарно-материальные запасы, он должен быть уверен в том, что приобретает необходимое количество запасов. Например, в розничной торговле закупки в недостаточном количестве могут привести к потере клиентов. Чрезмерно крупные закупки могут означать резервный избыток, который ведет к резкому увеличению издержек и угрожает моральным устареванием хранящихся запасов.

"Начинай с малого" — такой совет часто дают опытные постав-щики, которые наблюдали слишком много случаев гибели компаний под тяжестью чрезмерных товарно-материальных запасов. Если начинающий предприниматель имеет небольшие исходные запасы, он сможет быстро произвести необходимые изменения в ответ на потребности и запросы своих клиентов.

Предприниматели должны с особым вниманием следить за тем, чтобы предпочтения личного характера не стояли на пути здравого экономического смысла. Когда, например, речь идет о спортивных товарах, начинающие предприниматели стремятся создавать запасы таких изделий, в которых они лучше всего разбираются. Но то, что подходит им, может оказаться ненужным рыболовам, которые чутко распознают различия в качестве удилищ и снаряжения, или игрокам в теннис, которые хорошо разбираются в весе ракеток или в силе натяжения струны.

Приобретение товаров и услуг в нужное время. Выбор момента закупок также имеет решающее значение. Для производителей покупка точно в срок означает приобретение сырья в соответствии с производственным календарным планом, без перегрузки товарных складов запасами. В периоды инфляции это может означать закупку сырья до очередного возрастания цен. Предприниматель должен изучать взаимодействие сил спроса и предложения на каждом конкретном рынке. Он должен также пытаться предусмотреть, каким будет экономическое развитие в предстоящие годы. Наступит ли спад или ожидается процветание? Следует ли ждать дефицита сырьевых материалов? Если он ожидается, то предпринимателю следует начать поиск заменителей или сделать запасы нужных материалов.

Выбор времени имеет особое значение в таких быстроразвиваю- щихся отраслях экономики, как бытовая электроника и производство одежды. Например, в производстве одежды изменения происходят с головокружительной быстротой. И в то же время розничная торговля часто вынуждена заказывать одежду за месяцы до того, как начнется сезон распродажи. Лишь обладая обостренным чувством времени, розничные торговцы могут уловить самые ранние признаки перемен в настроениях и вкусах клиентов. Вот почему предпринимателю надо находиться в тесном контакте как с потребителями, так и с поставщиками, для того чтобы умело делать закупки задолго до их реального использования.

Приобретение товаров и услуг у нужных поставщиков. Остановить свой выбор на нужном поставщике — это одно из самых трудных решений, которое должен принять руководитель компании. Неправильный выбор может свести на нет тщательно продуманные планы по качеству и количеству изделий, ценам и срокам поставки. Например, товары некоторых поставщиков не смогут удовлетворить высоким техническим требованиям. Другие поставщики не могут делать поставки вовремя. Третьи не будут продавать по нужным ценам. В задачу предпринимателя как раз и входят поиски такого поставщика, который может предложить оптимальное сочетание всех названных факторов.

Пример. Одного руководителя производственного предприятия привели в полное недоумение действия нового поставщика электронных компонентов. "Я заплатил хорошую цену за первую партию и подписал заказ еще на две поставки. Счет, который я получил за последнюю поставку, почти на 600 долл. превышает счет за первую. Я просил поставщика уменьшить выставленную к оплате сумму, а он ответил, что в рамках своего предложения имеет право повышать цены по мере того, как растут инфляция и затраты на рабочую силу. Я знаю, что мог бы в другом месте получить такую же партию, но за меньшую сумму"2.

Предприниматель должен регулярно корректировать свои отно-шения с поставщиками. В то же время ему надо постоянно искать поставщика-дублера или просто лучшего поставщика. Так, полная зависимость оптовика от единственного поставщика может однажды привести к неприятностям. Ценность поставщика для оптового торговца может потерять всякое значение, если другие поставщики разработали более совершенные изделия или выступили со свежими идеями в деле маркетинга, даже если оптовик об этом ничего не знает. В общем, можно сказать, что хотя связи с надежными поставщиками имеют жизненно важное значение, предпринимателю не следует пренебрегать теми инновационными переменами, которые происходят на рынке.

Приобретение товаров и услуг по нужной цене. Правильная цена — не всегда минимальная цена. Во-первых, низкая цена поставки еще не гарантирует предпринимателю качества продукции, на которое рассчитывают покупатели. Низкая цена может означать также более низкий уровень услуг со стороны поставщиков. Принимая решение в отношении цен, предпринимателю приходится соотносить цену с качеством продукции и услуг. Качество должно быть на первом месте. Затем следуют услуги — поставщики должны поставлять материалы соответствующего качества, в нужном количестве и в срок. Цена занимает последнее место. Почему? Потому что предприниматель не много выигрывает, если торгуется ради низкой цены, теряя при этом в качестве и обслуживании.

Для того чтобы конкурировать с крупными корпорациями, находчивые предприниматели часто создают объединения для совместных закупок. Например, владельцы небольших продовольственных магази-

нов самообслуживания во многих случаях объединяются, чтобы сочетать гибкость, свойственную их малому размеру, с экономией на закупках крупными партиями. Такие объединения действуют следующим образом: входящие в них предприниматели большую часть своих запасов покупают по ценам, равным тем, которые платят крупные магазины. Ценой вступления в организацию по групповым закупкам они получают не только преимущества в приобретении товаров, но и возможность пользоваться такими услугами управленческого характера, как реклама, бухгалтерский учет или страховка.

Предприниматель должен пройти четыре этапа в закупочном цикле, как это рекомендует Администрация малого бизнеса США. Хотя этот закупочный цикл и описывается ниже на примере розничной торговли, все предприниматели, которые занимаются покупками, — производители, оптовики и розничные торговцы — могут найти здесь много полезного для себя.

Оценка потребностей. Прежде чем покупать, предприниматель должен определить, как его потребность в данном товаре сочета-ется с другими потребностями и возможностями фирмы. Для определения потребностей в некоторых изделиях достаточно на-вести справки об имеющихся запасах и последних продажах. Для других групп товаров это означает принятие рискованных реше-ний о том, какие модели выбрать и в каком количестве закупить каждую из них. Предприниматель не должен остаться с несезонным или вышедшим из моды товаром.

Выбор поставщика. После того как сделана оценка потребности в товарах, предприниматель должен найти поставщика, который может продать эти товары. Есть товары, которые можно полу-чить только у одного продавца; в таком случае все сводится к ре-шению, заниматься этим товаром или нет. Но большую часть то-варов могут поставлять разные потенциальные поставщики. В подобных случаях предприниматель должен оценивать не только стоимость, но и уровень обслуживания, приемлемость условий поставки, возможность урегулирования проблем с кредитом, графиком поставок, управлением запасами, а также предусмотреть действия при непредвиденных обстоятельствах.

Переговоры о закупках. Обсуждение на решающем третьем этапе включает закупочные цены, а также объемы поставок, сроки поставок, поставки одной или несколькими партиями, издержки на транспорт и упаковку, гарантии качества товара, скидки на рекламу и продвижение товара, специальные предложения относи-тельно слегка поврежденных товаров или распродажи и пр.?

Контроль. И наконец, для того чтобы улучшить условия поста-вок, предприниматель должен время от времени пересматривать свои отношения с каждым из поставщиков. В случае необходи-мости, ему придется искать нового поставщика3.

Если сроки поставки срываются или они запаздывают, то пред-приниматель обязан активизировать свою деятельность. Предприниматель, пользуясь всеми доступными средствами, должен добиться от поставщиков ускорения поставок. Поступая таким образом, он может, например, предотвратить остановку предприятия из-за нехватки необходимого сырья.

Хорошая система учета позволяет предпринимателю быть осведомленным:

обо всех полученных заказах и всех выполненных поставках;

о темпах использования закупленных материалов;

о поставляемых количествах и циклах поставок;

об именах поставщиков и ценах на их товары;

о цикличности заказов и заказанных количествах;

об изделиях, возвращенных заказчиками.

Такие данные повышают эффективность управления закупками.

Пример. Предприниматель решил заменить изношенные инструменты новыми. Для реализации этого решения бригадир должен заполнить заявку, указав тип и количество необходимых инструментов, и передать ее на утверждение руководителю предприятия. Руководитель оценивает стоимость инструментов, правильность их технического описания, достаточность количества, приемлемость даты поставки, а также маршрут.

Затем руководитель подписывает заказ на поставку и разрешает покупку нужного инструмента. Две копии заказа направляются поставщику. Одна из этих копий будет позднее возвращена, на ней поставщик проставит дату поставки. Другие копии заказа на покупку поступают в расчетный отдел предприятия и к бригадиру.

Определение эффективности закупочной деятельности

При поступлении партии товара бригадир проверяет ее содержание и передает копию полученного заказа в бухгалтерию, завершая таким образом весь закупочный цикл.

Предприниматель должен контролировать ход закупок, по меньшей мере, один раз в год, при этом он должен получить ответы на два ключевых вопроса:

В какой мере затраты моей компании на приобретение сопоста-вимы с затратами конкурентов?

Каковы потери от усадки, брака и краж?

Ведение учета

Простым способом измерения эффективности закупочной дея-тельности является сопоставление себестоимости продаваемой про-

дукции компании со средним показателем по отрасли. Такие среднеотраслевые показатели, публикуемые ежегодно торгово-промышлен- ными ассоциациями и профессиональными объединениями, могут быть использованы в качестве сравнительных нормативов.

Дата добавления: 2015-07-18