Формирование первичного документа

Задание:

Найти в Интернете: Общероссийский классификатор управленческой документации.

Общегосударственные классификаторы.

Отраслевые классификаторы.

1. Спроектировать первичный документ, по варианту.

2. Разработать классификаторы.

3. Сформировать необходимые массивы.

4. Связать массивы и классификаторы с первичным документом.

5. Создать шаблон документа.

6. Открыть документ как шаблон, заполнить его, связать с базой данных, т.е. создать реестр первичных документов.

Проектирование форм первичных документов включает следующие этапы:

· определение реквизитов, подлежащих включению в документ;

· выбор формы расположения реквизитов на бланке документа и размещение их в соответствии с установленными требованиями;

· редактирование текста документа, уточнение наименования его строк и граф;

· определение размера бланка документа, вычерчивание его формы.

Реквизиты размещаются в трех частях бланка документа, объединяющих соответствующие информационные зоны. Общая (заголовочная) часть включает зоны 1-3, содержательная (предметная) часть – зону 4,5 оформительская (оформляющая) часть – зону 6.

В общей части документа размещаются постоянные реквизиты (1-я часть):

· наименование организации, от имени которой составлен документ (реквизит первой зоны), позволяет определить принадлежность документа той или иной организации. Этот реквизит отнесен к числу обязательных;

· код (индекс) формы документа (реквизит второй зоны), проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации, необходим, если на предприятии используется классификация документов, обязательная в условиях их автоматизированной обработки;

· справочно-группировочные реквизиты-признаки (реквизиты третьей зоны), которые содержат условно-постоянную информацию. Такие реквизиты, как «поставщик», «покупатель» и т.д.

· наименование документа, номер документа и дата его составления – реквизиты четвертой зоны.

Пятая зона – содержательная, или предметная часть, где концентрируется информация о содержании и измерителях совершаемых операций. Реквизиты бывают двух видов – реквизиты-признаки (характеризуют качественные свойства сущностей) и реквизиты-основания (характеризуют количественные свойства сущностей).

Шестая зона – оформительская часть, в которой находятся подписи лиц, ответственных за факт совершения хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Задание: спроектировать на листе ППП Excel форму первичного документа, по варианту. Например, счет на оплату:

Наименование предприятия
Адрес:
ИНН	КПП
Получатель			Сч. №
Банк получателя			БИК
	Сч. №
СЧЕТ №
от
Плательщик:
Грузополучатель:
Код товара	Наименование товара	Ед. измер.	Количество	Цена	Сумма
					Итого без НДС:	0,00
				Итого НДС:	-
					Всего к оплате:	0,00
Всего наименований 0, на сумму
Ноль рублей 00 копеек
Руководитель предприятия_____________________
Главный бухгалтер____________________________

Приступая к составлению классификаторов, прежде всего, следует выяснить, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать при решении данной задачи. Составление локальных классификаторов выполняется в два этапа: первый этап – классификация информации, второй – кодирование.

Классификация осуществляется в такой последовательности. Сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. При этом соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов.

После составления классификации выполняется следующий этап - кодирование. Код – условное обозначение объектов знаков или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования.

После присвоения кодов создается классификатор - систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.

Порядковая система - это наиболее простая по своему пост­роению система кодирования, суть использования которой зак­лючается в последовательном присвоении каждому объекту кодируемого множества, номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов.

Серийная (серийно-порядковая) система кодирования отлича­ется от порядковой тем, что номенклатура кодируемых объектов предварительно должна быть разбиты на группировки по од­ному признаку, и каждой группировке должна быть отведена се­рия кодовых обозначений, в пределах которой каждому элемен­ту присваивается свой код по порядку. Серия обозначений для каждой группировки определяется таким образом, чтобы после присваивания кодов элементам этой группы в ней оставались бы еще свободные номера на случай появления новых объектов.

Поразрядная (позиционная) система кодирования предполагает систематизацию кодируемых элементов на каждой ступени классификации – за каждым классификационным признаком закрепляется определенное количество разрядов исходя их количество элементов по максимальной группе каждого признака. Порядок расположения классификационных признаков и их разрядов определяет структуру кода, а общее количество разрядов в коде – длину.

Технику построения кодов по различным системам покажем на таком примере. Предположим, цех изготавливает 5 изделий. Первое изделие состоит из 2 деталей, второе - из 9, третье - из 13, четвертое - из 40, пятое - из 101.

Порядковая система кодирования является наиболее простой и заключается в последовательной порядковой регистрации объектов. В этом случае каждый из объектов классифицируемого множества кодируется с помощью текущего номера, значность кода устанавливается по максимальному количеству всех элементов. В нашем примере общее количество элементов - 165 деталей (2+9+13+40+101), поэтому значность кода устанавливается трехзначной. Кодируются все детали подряд номерами 001, 002, 003 и до 165.

Значность кода в серийной системе устанавливается аналогично с учетом расширения количества позиций для старшего признака. Серийная система характеризуется выделением определенной серии порядковых номеров для старшего признака и с учетом резервов номеров для каждой серии. Например, детали первого изделия кодируются серией номеров 001-002, и оставляется резерв номеров 003-009 на случай расширения номенклатуры деталей. Детали второго изделия будут иметь серию номеров 010-019, а также резерв свободных номеров.

При построении позиционной системы четко выделяется и кодируется каждый признак номенклатуры в зависимости от его значности. При этом значность младших признаков устанавливается в зависимости от наибольшего количества их вхождения в старшие признаки. В нашем примере значность старшего признака - 1 знак, т.к. количество изделий - 3. Значность младшего признака - 3 знака, так как наибольшее количество деталей в одном из изделий - третьем - 101. Полная значность позиционного кода составит 4 знака. Например, первая деталь в третьем изделии будет закодирована "3001", вторая - "3002", последняя - "3013", и графическую структуру позиционного кода для рассматриваемого примера можно представить так:

Х ХХХ

изделие деталь

Чем выше уровень действия классификатора, тем более общими являются заложенные в нем признаки объектов и тем шире номенклатура объектов.

Задание: разработать классификаторы, по варианту, оформить их следующим образом:

Классификатор товаров

Код товара	Наименование товара	КЧ	Примечание

В памяти ЭВМ информация хранится в виде совокупности массивов. Их число определяется количеством типов описания объектов, необходимых для нормального функционирования системы. Массив информации – это совокупность информации, содержащейся в однородных различных документах; набор данных или документов одной формы (названия) со всеми их значениями либо сочетание наборов данных, относящихся к одной задаче.

Задание:

1. создать массивы, необходимые для формирования первичного документа. Массив может иметь следующую форму, например:

Массив товаров

Код товара	Наименование товара	Единица измер.	Размер /сорт	Цена

Код и наименование товара переносится из классификатора.

Остальные данные заполняются самостоятельно.

Ссылка на ячейку другого листа уточняется именем листа, записываемым перед ссылкой на ячейку и отделяется от нее восклицательным знаком, например, Лист1!С1. Ссылку на другой лист можно набрать на клавиатуре или использовать левую кнопку мыши. С помощью мыши следующим образом:

- установите курсор в ячейку, куда необходимо перенести данные;

- введите знак равно, пользуясь клавиатурой;

- щелчком мыши на ярлыке активизируйте лист, где находится необходимая информация и его имя появится в строке формул;

- щелкните мышью на ячейку, где храниться информация и ссылка на нее также попадет в строку формул;

- нажмите клавишу Enter. Активным снова стал лист с платежным поручением, а в ячейки появилось вычисленное значение.

Заполнить массив 15-20-ю записями.

Создать именованный блок Код товара для элементов столбца Код товара:

· выделить блок ячеек, содержащий элементы столбца и название столбца;

· выполнить команду Вставка/Имя/Создать,в открывшимся окне В строке выше.

2. связать созданные массивы с первичным документом.

Перейти на лист, где был создан первичный документ, создать поле со списком для выбора вводимых значений в столбец Код товара:

· выделить блок ячеек столба Код товара;

· выполнить команду меню Данные/Проверка;

· выбрать тип данных - Список, источник – блок =Код товара;

· установить флажок Список допустимых значений.

По выбранному из списка Код товара значению в соответствующие ячейки документа вводятся данные из Массива товара. Это можно сделать при помощи функции ПРОСМОТР, ВПР.

Функции ПРОСМОТР имеет следующий вид:

- с помощью вектора результатов:

ПРОСМОТР(искомое_значение;просматриваемый_вектор;вектор_результатов)

- с помощью массива:

ПРОСМОТР(искомое_значение;массив, в котором необходимо найти искомое значение).

Искомое_значение— это значение, которое функция ПРОСМОТР ищет в первом векторе. Искомое значение может быть числом, текстом, логическим значением, именем или ссылкой, ссылающимися на значение.

Просматриваемый_вектор — интервал, содержащий только одну строку или один столбец. Значения в аргументе просматриваемый вектор могут быть текстами, числами или логическими значениями.

Вектор_результатов— интервал, содержащий только одну строку или один столбец. Он должен быть того же размера, что и просматриваемый вектор.

Внимание: Перед выполнением функции Просмотр диапазон ячеек сортируется в порядке возрастания значений вектора просмотра.

Необходимо данную функцию размножить, т.е скопировать в другие ячейки таблицы, при копировании необходимо, чтобы массив ячеек не изменялся. Здесь можно применить два способа:

- установить абсолютную адресацию ячеек – для этого используется функциональная клавиша F4. Подведите курсор к неизменяемой ячейки в функции и нажмите клавишу F4, ячейка примет вид: $C$5, означает, что при копировании данная ячейка изменяться не будет; $C5 – данная колонка меняться не будет; C$5 – данная строка меняться не будет;

- присвоить ячейки или массиву ИМЯ. Для этого установите курсор на ячейку или выделите массив, которым нужно присвоить имя. Войдите в меню Вставка/Имя/Присвоить, в открывшимся окне Присвоение имя в диапазон имя введите любое имя. Теперь при обращении к этой ячейки или массиву вместо координат ячейки будет выводится Имя. Если необходимо ввести присвоенное имя в уже существующую формулу, это можно сделать при помощи меню Вставка/Имя/Вставить, в появившимся окне Вставка имя выбрать нужное имя.

Варианты

Вариант 1.

1. Спроектировать первичный документ «Акт приема-передачи основных средств»;

2. Разработать классификаторы:

Поставщиков – по позиционной системе кодирования;

Наименования основных средств - по позиционной системе кодирования;

Мест хранения или материально-ответственных лиц (по выбору) – по серийной системе кодирования.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 2.

1. Спроектировать первичный документ «Инвентаризационная опись основных средств»;

2. Разработать классификаторы:

Наименования основных средств - по позиционной системе кодирования;

Структурных подразделений или материально-ответственных лиц (по выбору) – по серийной системе кодирования;

Причин инвентаризации – систему кодирования определить самостоятельно.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 3.

1. Спроектировать первичный документ «Приходный ордер» на поступления материалов;

2. Разработать классификаторы:

Поставщиков – по позиционной системе кодирования;

Материалов – по позиционной системе кодирования;

Структурных подразделений или материально-ответственных лиц (по выбору) – по серийной системе кодирования.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 4.

1. Спроектировать первичный документ «Требование-накладная»;

2. Разработать классификаторы:

Материалов – по позиционной системе кодирования;

Структурных подразделений или материально-ответственных лиц (по выбору) – по серийной системе кодирования;

Вид перемещения – систему кодирования определить самостоятельно.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 5.

1. Спроектировать первичный документ «Накладная» на передачу готовой продукции на склад;

2. Разработать классификаторы:

Наименования готовой продукции - по позиционной системе кодирования;

Структурных подразделений или материально-ответственных лиц (по выбору) – по серийной системе кодирования;

Вид упаковки – систему кодирования самостоятельно.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 6.

1. Спроектировать первичный документ «Счет» или «Счет-фактура»;

2. Разработать классификаторы:

Поставщик или покупатель (по выбору) - по позиционной системе кодирования;

Наименования готовой продукции или материалов (по выбору) – по позиционной системе кодирования;

Налоги – систему кодирования определить самостоятельно.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 7.

1. Спроектировать первичный документ «Накладная» на отгрузку товаров, продукции;

2. Разработать классификаторы:

Получатель - по позиционной системе кодирования;

Наименования готовой продукции или товаров (по выбору) – по позиционной системе кодирования;

Налоги – систему кодирования определить самостоятельно.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 8.

1. Спроектировать первичный документ «Лицевой счет» работника;

2. Разработать классификаторы:

Табельный номер - систему кодирования определить самостоятельно;

Вид оплаты и удержаний – по позиционной системе кодирования;

Структурных подразделений – по серийной системе кодирования.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 9.

1. Спроектировать первичный документ «Платежное поручение»;

2. Разработать классификаторы:

Получатель - по позиционной системе кодирования;

Налоги – по позиционной системе кодирования;

Банков – систему кодирования определить самостоятельно.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Вариант 10.

1. Спроектировать первичный документ «Выписка»;

2. Разработать классификаторы:

Движения денежных средств – по серийной системе кодирования;

Покупателей и поставщиков – по позиционной системе кодирования;

Банков – систему кодирования определить самостоятельно.

Входимость и значность реквизитов разработать самостоятельно.

Дата добавления: 2015-07-15