Собливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади

Організацію роботи з кадрами у міській державній адміністрації здійснює відділ кадрової роботи та з питань державної служби, а в головних управління, відділах та інших службах місцевої державної адміністрації -структурні підрозділи (відділ, сектор, служба) кадрів.

Координацію роботи з кадрами наприклад у Київській міській державній адміністрації здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.

У секретаріаті, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах місцевої державної адміністрації розробляються річні і перспективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою.

Прийняття на державну службу в місцеву державну адміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття осіб на роботу до місцевої державної адміністрації на посади, що не віднесені до категорії державних службовців, та увільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавство про працю.

Відділ кадрової роботи та з питань державної служби, керівники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації вивчають ділові якості осіб, які претендують на посади державних службовців.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитись в установленому порядку стажування у відповідних структурних підрозділах адміністрації.

При прийнятті на державну службу може встановлюватися випробування терміном до шести місяців. У разі негативного результату випробування особа звільняється з посади державного службовця відповідно до законодавства про працю.

Особи, які вперше призначаються на посади державних службовців, приймають Присягу і підписують її текст, визначений статтею 17 Закону України "Про державну службу", про що робиться запис у трудовій книжці.

Для зайняття посад державних службовців та просування їх по службі в місцевій державній адміністрації та її структурних підрозділах створюється кадровий резерв. З працівниками, зарахованими до до кадрового резерву, проводиться робота, що сприяє набуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття посад.

Переважне право просування по службі мають державні службовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень.

Відрядження керівництва та працівників місцевої державної адміністрації здійснюється у відповідності з планами роботи адміністрації, її структурних підрозділів, а також згідно з документами центральних органів влади.

Відрядження оформляється розпорядженням керівником місцевої державної адміністрації за поданням одного із заступників голови місцевої державної адміністрації. Проект розпорядження про відрядження в межах держави готується відділом кадрової роботи з питань державної служби, а про відрядження за кордон - службою міжнародних зв'язків секретаріату місцевої державної адміністрації.

Посвідчення про відрядження в межах держави оформляється відділом кадрової роботи та з питань державної служби на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови місцевої державної адміністрації - керівником секретаріату.

Посвідчення про відрядження за кордон оформляється службою міжнародних зв'язків на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови з питань міжнародних зв'язків або особисто головою держадміністрації.

У разі, коли заступники голови, працівники секретаріату, керівники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації від'їжджають у відрядження, що не оформляються у місцевій державній адміністрації, вони повинні обов'язково повідомити про це голову місцевої державної адміністрації та отримати його письмову згоду на виїзд у відрядження.

Чергові відпустки працівникам міських державних адміністрацій надаються у встановленому порядку згідно з графіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови, керівників структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та інших служб місцевої державної адміністрації затверджується розпорядженням місцевої державної адміністрації.

Графік відпусток працівників секретаріату місцевої державної адміністрації затверджується наказом заступника голови місцевої державної адміністрації - керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови місцевої державної адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції щодо складання графіків чергових відпусток на керівників структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я голови місцевої адміністрації. Для керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб місцевої державної адміністрації, керівників структурних підрозділів секретаріату заява про надання відпустки повинна бути погоджена у відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я заступника голови місцевої державної адміністрації - керівника секретаріату. Заява про надання відпустки погоджується керівником структурного підрозділу секретаріату та відповідним заступником голови місцевої державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом по секретаріату місцевої державної адміністрації.

Контроль за дотриманням графіку відпусток здійснюється відділом кадрової роботи та з питань державної служби.

4.5. Накази з особового складу

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам'ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

Складення й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: "Про особовий склад". Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що означає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, а потім викладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається його підстава для складання. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вид прийняття на роботу (на постійну - з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову - на певний термін, за сумісництвом і т. ін.); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов'язково зазначають дату і мотивують звільнення.

До особливостей накладання стягнення на порушника трудової дисципліни і видання у відповідності з цим наказу, слід віднести той факт, що цій процедурі має передувати отримання від порушника пояснення щодо вчиненого проступку, а потім видання наказу.

Наказ про заохочення видається на підставі подання керівника підрозділу і за погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві. У тексті наказу наводиться підстава і вид заохочення.

Накази про особовий склад оформляють аналогічно для наказів з основної діяльності. При цьому особлива увага приділяється візуванню.

Накази по особовому складу мають такі реквізити:

1) назва установи, що видає наказ;

2) назва документа;

3) місце видання наказу;

4) номер наказу;

5) дата підписання наказу;

6) заголовок;

7) текст наказу;

8) підпис керівника установи.

Дата добавления: 2015-07-18