Кто проверяет кассу

Согласно Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях — таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23.5, 23.3 КоАП).

Следует отметить, что сотрудники милиции тоже имеют право прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: «техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей» (п. 42 Порядка).

Существуют так называемые «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций). Согласно этому документу руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег в кассе:

§ помещение кассы должно быть изолированным;

§ кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);

§ касса должна закрываться на две двери: «…внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы»;

§ необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;

§ помещение должно располагать сейфом или металлическим шкафом для хранения денег, «…в обязательном порядке прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами»;

§ необходимое условие — наличие огнетушителей.

Как видно из этого списка, найти нарушения в порядке хранения денег несложно. Поэтому шансы на то, что посещение фирмы сотрудниками милиции приведет к штрафу, очень высоки.

Хранение наличных денег в кассе

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.

К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:

§ Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты

§ В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен

§ Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).

§ Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами

§ Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

§ При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

§ В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

§ Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

Ответственность за нарушения

В соответствии со Ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2004 N 195-ФЗ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда, на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Помимо лимита кассы, Положением № 14-П оговорено, что фирмы должны еще и согласовывать с банком, на какие конкретные цели фирма собирается тратить наличность из кассы (п. 2.7 Положения). Причем компания должна подать заявление в банк, в котором указать цели расходования. После этого тот составляет предписание о том, на какие нужды фирме можно направлять свою наличность.

За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях установлен ряд штрафов (статья 15.1 КоАП). В этот список входят:

§ расчеты наличными деньгами с другими фирмами сверх установленных размеров;

§ неоприходование денег в кассу;

§ несоблюдение порядка хранения наличности;

§ накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.

Как видно из этого перечня, ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент административным законодательством не установлена.

Ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент не установлена.

Штраф выписывается на должностное лицо, и его сумма составляет от четырех до пяти тысяч рублей. Как говорится в Кодексе об административных правонарушениях, должностное лицо может быть наказано в случае совершения им «правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей» (ст. 2.4 Кодекса). Причем должностными лицами фирмы в данном случае считаются, помимо директора, также и лица, которые осуществляют «организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции».

Так что теоретически, если на бухгалтера или кассира возложена обязанность оприходовать деньги или отслеживать лимит кассы, то его могут оштрафовать, причем на вполне законных основаниях. Однако такие случаи крайне редки. Ведь у налоговиков и милиционеров совсем нет желания устанавливать, кто именно нарушил нормы кассовой дисциплины. Штраф на директора — вариант беспроигрышный. При этом следует помнить, что штраф, наложенный на директора, не отменяет штрафа фирмы, и размер последнего в десять раз больше — от сорока до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1. КоАП).

Итак, из всего вышеизложенного следует, что соблюдение всех требований, предъявляемых к кассе фирмы, — дело непростое и ответственное, связанное с многочисленными тонкостями. Впрочем, в профессии бухгалтера подобное положение дел вполне обыденно.

Взимают штраф налоговики. Кстати, инспектор вправе сам проконтролировать, соблюдает ли фирма лимит остатка наличных в кассе. Однако наказать рублем чиновники могут, только когда банк проведет проверку и вынесет решение о том, что лимит нарушен.

Учтите, что оштрафовать фирму и ее должностных лиц налоговики вправе лишь в течение двух месяцев после того, как было совершено нарушение. Об этом четко сказано в пункте 1 статьи 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Правда, инспекторы полагают, что два месяца надо отсчитывать с того момента, когда нарушение было обнаружено. Однако суды в этом вопросе их не поддерживают. Решение в пользу налогоплательщика приняли, например, ФАС Уральского округа в постановлении от 21 июня 2004 г. по делу N Ф09-2479/04-АК, ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 5 ноября 2003 г. по делу N Ф03-А73/03-2/2605, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 5 июня 2003 г. по делу N А19-20799/02-36-Ф02-1615/03-С1, ФАС Московского округа в постановлении от 15 мая 2002 г. по делу N КА-А41/3157-02.

!!! Проблема личных денег

Многие фирмы считают, что личные деньги можно хранить в сейфе фирмы. Достаточно только заключить договор хранения между фирмой и владельцем наличности, прописать в нем переданную сумму, оговорить срок хранения и брать с поклажедателя (того, кто хранит деньги) оплату. Конечно, с точки зрения Гражданского кодекса так поступить можно, ведь договор хранения — один из видов гражданско-правовых договоров, и стороны свободны в его заключении.

Но нужно учитывать и то, что фирма, которая ведет кассу, должна исполнять Порядок ведения кассовых операций. Пункт 29 Порядка разъясняет, что касса — это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.В кассе деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Таким образом, кассой считается не просто сейф, а именно помещение, где он расположен. Далее, в пункте 30 Центральный банк указывает, что хранить в кассе личные деньги и другие ценности, которые не принадлежат фирме, запрещено.Тогда встает вопрос, а можно ли хранить деньги в другом помещении — например, в кабинете директора. Теоретически ни Порядок ведения кассовых операций, ни Положение № 14-П этого делать не запрещают. Однако на практике деньги скорее всего изымут и в дальнейшем придадут им статус «неоприходованных». Так что доказывать, что эти деньги личные, а не принадлежат фирме, придется в суде.

Дата добавления: 2015-07-15