Управление формированием библиотечного фонда

Управление документным фондом предусматривает некоторую последовательность выполнения действий, призванных привести к заданным результатам. Основные процессы управления: планирование, организация, мотивация, контроль. В процессе организации производственной деятельности принято выделять три подпроцесса:

- проектирование производственного процесса;

- формирование организационной структуры;

- управление ресурсами и сбытом продукта.

Проектирование производственного процесса – это разработка эталона, образца, прототипа будущей производственной деятельности по созданию документного фонда. Управленческая деятельность начинается с постановки цели. Основанием для образования цели является сроки реализации. Выделяют: краткосрочные (1-2г.); среднесрочные (3-4г.); долгосрочные (5 и более лет). Целеполагание – это первый и наиболее ответственный процесс управления, поскольку предполагает определение того, к чему следует стремиться всем участникам деятельности. План – это заранее намеченная на определенный период работа с указанием ее целей, содержания, объема, методов, последовательности, сроков выполнения.

1) Стратегическое планирование – вид долгосрочного планирования.

2) Текущее планирование направлено на достижение краткосрочных целей, которые являются соподчиненными по отношению к долгосрочным.(годовой план, квартальные, ежемесячные, еженедельные и ежедневные планы).

3) Программно-целевое или проектное планирование - среднесрочные планы на 2-3 года.

Целевые комплексные программы – это комплекс организационных, финансовый, технических, социальных и иных мероприятий, направленных на решение отдельных проблем.(проект, бизнес-проекты, гранты, бизнес-планы).

Организационная структура – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных подразделений (отделов, секторов, филиалов), предназначенных для того, чтобы установить взаимодействия и взаимоотношения между работниками в процессе совместной деятельности по достижению целей формирования документного фонда.

Процесс формирования организационной структуры:

- департаментализация (группировка рабочих мест в логичные производственные единицы для исполнения упорядоченных задач);

- структуризация (упорядочение, установление взаимосвязи между подразделениями);

- регламентация (обеспечить воспроизводимость необходимых действий и нормализовать организационные взаимоотношения между сотрудниками для эффективной совместной деятельности, профилактики конфликтов и повторного возникновения проблемных ситуаций).

Перейдем к следующему этапу. Материально – техническое обеспечение (поддержка) производства – это обслуживание всех потребителей в перемещении материалов и промежуточных продуктов внутри организации. Закупочная логистика предполагает поиск и выбор альтернативных поставщиков и управление запасами, которые тесно связаны с планирование поставок. Способы закупок: прямые закупки и конкурсная форма закупок (через проведение конкурсов). Нормативно-правовой акт, который регулирует государственные и муниципальные закупки в РФ и устанавливает единый порядок размещения заказов для государственных и муниципальных нужд, является Федеральный закон № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Управленческий контроль – это процесс сбора и анализа информации о состоянии дел в организации с целью оценки промежуточных и конечных результатов ее деятельности. Результаты контроля непременно связаны с принятием решений по корректировке деятельности, целей и планов. Выделяют: предварительный контроль осуществляется до начала работ, текущий осуществляется непосредственно в ходе проведения работ, итоговый – это проверка результатов деятельности после завершения процесса). Процесс контроля включает 4 подпроцесса: установление индикатора контроля; наблюдение; анализ полученной информации; регулирование выявленных отклонений

Одним из важнейших аспектов управления деятельностью по ФБФ является проблема по обеспечению качества БФ как ее конечного результата. Современное толкование качества характеризует его как совокупность свойств продукта, обуславливающих способность удовлетворять потребности в соответствии с его назначением. Качество означает его полезность, востребованность, пригодность и ценность для потребителя.

Принято использовать 2 вида контроля качества: валидация - проверка результатов деятельности требованиям потребителя; верификация – проверка соответствия объектов контроля установленным технологическим регламентам.

Объектом УБФ является поток документов, циркулирующий в процессах создания, развития и использования фонда.

Субъектом УБФ выступает лицо, которому поручено управлять либо подчиненными ему людьми, занятыми формированием фонда, либо непосредственно самим формированием фонда. Специалист должен быть эрудированным, коммуникабельным, грамотным, внимательным, собранным, свободно владеть методами библиографического поиска, быстро отбирать и перерабатывать нужную информацию, предвидеть степень использования приобретаемых документов, обладать специфической памятью.

1. Моделирование библиотечного фонда. Целевая функция процесса моделирования в технологии формирования фонда – определение границ библиотечного фонда по величине, составу, экземплярности, проектирование его структуры.

2. Комплектование библиотечного фонда. Целевая функция процесса – поддержание соответствия между реальным фондом и его моделями за счет пополнения фонда и исключения документов из фонда.

3. Учет библиотечного фонда. Целевая функция процесса – отображение реального состояния библиотечного фонда и его подфондов, наличия отдельных документов.

4. Фондовая обработка документов: техническая и библиографическая обработка

5. Размещение библиотечного фонда - обеспечить оперативность и удобство поиска документов в фонде при оптимальной его защите и обеспечить рациональное использование помещений для содержания фонда.

6. Хранение библиотечного фонда. Целевая функция – сохранение целостности БФ.

7. Использование библиотечного фонда. Целевой функцией является получение информации о востребованности данного фонда и удовлетворенности конечного потребителя его качественными характеристиками.

8. Управление библиотечным фондом. Функциями процесса управления являются целеполагание, планирование, организация и контроль за протеканием всех процессов, а также оценка качества получаемого в результате БФ и его соответствия поставленным целям. Процесс управления является единственным процессом, который взаимосвязан со всеми остальными процессами ФБФ. Целенаправленной разработкой вопросов управления формированием библиотечных фондов как самостоятельной науки и практической проблемы первоначально стали заниматься советские библиотековеды — Ю. В. Григорьев, Г. В. Тараченко. Из современных специалистов может быть назван Владимир Викторович Комов (1987, Москва).

---

Дата добавления: 2015-07-15