Внутри структурного подразделения

Разработка рациональных соотношений численности раз­личных должностных и квалификационных групп работни­ков (руководителей, инженеров, техников и вспомогатель­но-технического персонала) имеет большое значение, ибо только при этом условии возможно рациональное использо­вание управленческого персонала в соответствии с должно­стью и квалификацией работников, их творческого потенци­ала.

В процессе разработки оптимального квалификационно­-должностного состава работников практически выявляются недостатки сложившегося в том или ином структурном под­разделении разделения труда.

Как уже отмечалось, названные соотношения могут быть установлены на основе отраслевых или межотраслевых нор­мативов. Но их применение на современном этапе экономи­ческого развития не всегда возможно. При переходе к ры­ночным отношениям все явственнее проявляется нетипич­ность условий работы, меняются цели, задачи структурных подразделений, поручаемые им функции. Меняется и содер­жание должностных обязанностей работников различных квалификационно-должностных групп.

В таких ситуациях следует разрабатывать рациональные соотношения применительно к специфическим условиям конкретного предприятия.

Для получения качественных результатов очень важно правильно выбрать методику проведения исследования и соответствующих расчетов. Наиболее апробированной являет­ся методика НИИ труда, используемая для определения нормативов [7]. Согласно этой методике, критерием оптималь­ности служит соответствие численности работников различ­ных должностных групп объемам работ, свойственных каж­дой группе, выраженным в затратах времени.

Рассматриваемый подход требует проведения специальных наблюдений и расчетов, содержание и последователь­ность которых отражены на рис. 3.

Изучение и анализ затрат рабочего времени и организации труда работников

различных должностных групп

Определение работ, свойственных и не свойственных

той или ИНОЙ должностной группе

Перераспределение работ между работниками

различных должностных групп по признаку свойственности

Определение оптимальных соотношений

численности различных должностных групп

Рис. З. Последовательность разработки оптимальных соотношений численности различных квалификационно-должностных групп служащих

Последовательность расчетов

Исследование начинается с изучения затрат рабочего вре­мени одним из известных методов (СФРД, ФРД,метод мо­ментных наблюдений), на основе которых определяется объ­ем работ, выполняемый работниками различных должност­ных групп (выраженный в часах), выявляются потери рабо­чего времени, а также время перерывов на отдых и личные надобности. Репрезентативность данных будет обеспечена, если изучение затрат рабочего времени проводить в различ­ные дни месяца, приходящиеся на его начало, середину и конец, а количество наблюдений по каждому работнику бу­дет не менее десяти. При редкой повторяемости работ число дней наблюдений целесообразно увеличить, чтобы с наиболь­шей полнотой отразить все виды работ по каждой должнос­ти. Выборка по численности наблюдаемых устанавливается с учетом рекомендаций, приведенных в 2.3.

Если для исследования затрат рабочего времени выбран метод самофотографии, то параллельно с целью выявления более объективных данных о потерях рабочего времени и тру­дозатратах на наиболее типичные и трудоемкие виды работ необходимо провести контрольные целевые фотографии ра­бочего дня. По их данным при проведении дальнейших рас­четов можно скорректировать затраты, зафиксированные в самофотографиях (пример расчета см. далее). Целевые фото­графии проводятся в течение 2-3 дней и только по интере­сующим исследователя видам затрат рабочего времени.

Одновременно с проведением наблюдений изучается су­ществующая организация труда. Цель такого изучения - оп­ределить направления ее совершенствования и сокращения на этой основе затрат труда на выполнение отдельных видов работ. При оценке возможного снижения затрат труда могут применяться: расчеты, заимствованные из планов opгтexмe­роприятий, специально проведенные замеры затрат време­ни, а также экспертная оценка.

Для определения свойственных и несвойственных работ по каждой должностной группе производительные затраты времени, в соответствии с методикой НИИ труда, разбива­ются на три группы:

А - время на выполнение работ, требующих квалификации инженера;

Б - время на выполнение работ, требующих квалифика­ции техника;

В - время на выполнение работ вспомогательно-техниче­ского характера.

Нормативным материалом для группировки затрат вре­мени служат квалификационные характеристики различных должностей, приводимых в квалификационном справочнике и типовых должностных инструкциях. Можно также прове­сти беседу с руководителем исследуемого подразделения.

По результатам такого анализа составляется фактический баланс рабочего времени (табл. 4), где, помимо производительных затрат времени (А, Б, В), отражается величина выявлен­ных потерь рабочего времени и времени на отдых и личные надобности.

Таблица 4

Комплексный баланс затрат времени работников

планового отдела (пример)

Виды затрат рабочего времени	Наименование квалификационно-должностных групп и их численность
Руководители и инженеры (8 чел.)	Техники (0 чел.)	Вспомогательно-технический персонал (1 чел.)
Балансы затрат рабочего времени
Фактический	Проекти-руемый	Фактический	Проекти-руемый	Фактический	Проекти-руемый
%	ч	ч	%	ч	ч	%	ч	ч
А. Затраты времени на выполнение работ, свойственных инженеру	54,6	739,0	615,1
Б. Затраты времени на выполнение работ, свойственных технику	31,8	430,0				348,9
В. Затраты времени на выполнение работ, свойственных ВТП	5,6	75,8					93,0	157,4	173,8
Г. Потери времени	5,0	67,8					5,0	8,5
Д. Время на отдых и личные надобности	3,0	40,6	36,9			20,9	2,0	3,3	10,4
Итог затрат времени	100,0	1353,0	652,0			369,8	100,0	169,2	184,2
Месячный полезный фонд рабочего времени			169,2			169,2			169,2
Необходимая численность работников			4 чел.			2 чел.			1 чел.

Перераспределение работ между работниками по призна­ку свойственности для той или иной должностной группы требует построения проектных балансов (см. табл. 4) затрат рабочего времени для каждой группы работников. При этом из фактических затрат рабочего времени исключаются поте­ри рабочего времени и непроизводительные его затраты. В проектируемые затраты времени включается только время, затрачиваемое на выполнение работ, соответствующих долж­ностным обязанностям данной группы, с учетом корректи­ровки на коэффициенты, учитывающие завышение факти­ческих затрат (см. пример расчета).

Если на первом этапе при изучении фактических затрат времени были выявлены виды работ, фактически не выпол­нявшиеся, в проектируемых балансах они должны быть учте­ны. Определить затраты времени на эти работы можно либо по результатам специальных целевых фотографий, либо экс­пертным путем. С включением дополнительных видов работ проектируемые затраты времени на выполнение работ, свой­ственных той или иной должностной группе (инженерам, техникам), могут возрасти по сравнению с затратами, отра­женными в фактическом балансе. Однако в проектируемых балансах затрат времени по каждой должностной группе должно найти отражение снижение трудоемкости работ в ре­зультате мероприятий по совершенствованию организации труда.

Поэтому при построении проектируемого баланса рабо­чего времени следует исходить из необходимых затрат време­ни на выполнение полного состава работ, свойственных должностной квалификации работников при использовании рациональных методов их выполнения и совершенствования других сторон организации труда.

Пример расчета

Проведение расчетов по перераспределению работ и оп­ределению оптимального соотношения численности между различными должностными группами рассмотрим на при­мере исследования, выполненного по плановому отделу од­ного из заводов. В период исследования в отделе работали девять человек, в том числе руководитель отдела, семь инже­нepoв различных квалификационных категорий и секретарь­ машинистка (ВТП), техников в отделе нет. Это весьма ти­пичная ситуация. Для изучения затрат рабочего времени в отделе было проведено выборочное обследование методом самофотографии (охвачено шесть инженеров, включая руко­водителя, и секретарь-машинистка), а также проведены кон­трольные целевые ФРД для уточнения величин потерь рабо­4его времени и трудозатрат на выполнение наиболее типич­ных для отдела работ.

Сопоставление результатов этих двух видов наблюдений показало, что потери у инженеров отдела и секретаря-маши­нистки поданным ФРД составляют 5% от фонда рабочего вре­мени, тогда как по данным СФРД - 3 и 2% соответственно.

Следуя методике, в фактическом балансе отражается скор­ректированная структура затрат рабочего времени: величина потерь берется по данным контрольных фотографий (в на­шем примере 5%), соответственно уменьшается время на вы­полнение работ, свойственных инженерам (в нашем примерена 2%), а у секретаря-машинистки время работы, свойствен­ной ее должности (в нашем примере на 3%), по сравнению сданными СФРД (см. графы 2 и 8 в табл. 4). Поскольку при проведении СФРД обследование было выборочным и не от­ражает трудозатрат всех работников отдела, для построения фактического и проектируемого балансов необходимо пере­вести структуру затрат времени, выраженную в процентах, в часы. Для этого по данным планового бюджета рабочего вре­мени предприятия рассчитывается среднемесячный полезный фонд рабочего времени одного работника (в нашем примере он равен 169,2 ч), 22 рабочих дня в месяц умножим на 7,69 (среднюю продолжительность рабочего дня) и умно­жим на количество работников каждой должностной груп­пы. Затем полученный обший полезный фонд распределим по группам затрат времени в соответствии со структурой, отраженной в фактическом балансе. Так, общий полезный фонд по группе инженеров (включая руководителя отдела) составляет 169,2 * 8 = 1353,6 ч, вспомогательно-техническо­го персонала - 169,2 ч.

Распределение времени между группами затрат будет вы­глядеть следующим образом (в часах):

по инженерам:

А = 1353,6* 0,546 = 739;

Б = 1353,6 * 0,318 = 430,4;

В = 1353,6 * 0,056 = 75,8;

потери рабочего времени = 1353,6 * 0,05 = 67,8;

время на отдых = 1353,6 * 0,03 = 40,6;

по ВТП:.

А и Б отсутствуют;

В = 169,2 * 0,93 = 157,4;

потери рабочего времени = 169,2 * 0,05 = 8,5;

время на отдых = 169,2 * 0,02 = 3,3.

Полученные данные заносятся в фактический баланс (гр. 3, 9 табл. 4).

Построение проектного баланса основывается на анализе фактического. Сопоставление данных СФРД и контрольных ФРД показал о, что зафиксированные трудозатраты в СФРД на выполнение работ, свойственных квалификации инжене­ра, выше, чем по контрольным ФРД, на 10,1%, свойствен­ных технику - на 5% и свойственных ВТП - на 4%. Поэтому. при расчете проектируемых затрат времени фактические дан­ные необходимо скорректировать на коэффициенты, учитывающие это завышение. Необходимо также учесть возмож­ное снижение трудоемкости работ за счет мероприятий по совершенствованию организации труда. По рассматриваемо­му отделу планом оргтехмероприятий завода намечено об­новление вычислительной техники, совмещение должностей, замена механической пишущей машинки на электрическую, типизация документов и др. Осуществление этих мероприя­тий позволит сократить среднемесячные трудозатраты по вы­полнению инженерных работ на 50 ч, работ техника - на 60 и секретаря-машинистки - на 50 ч.

Таким образом, проектируемые затраты времени инжене­ров на выполнение свойственных им работ составят

(739 * 0,89) - 50 = 615,1 ч.

Потери при построении проектного баланса исключают­ся, время на отдых и личные надобности планируется в соот­ветствии с действующим нормативом (6% от времени рабо­ты), т. е. 36,9 ч. Итак, общие проектируемые затраты време­ни составляют

615,1 + 36,9 = 652 ч.

Проектируемые затраты времени на работы, свойствен­ные технику (они передаются от инженера), рассчитываются следующим образом:

(430,4 * 0,95) - 60 = 348,9 ч; время на отдых составит 20,9%, и общая величина затрат будет равна 348,9 + 20,9 = 369,8 ч.

Аналогично определяются проектируемые затраты време­ни на выполнение работ, свойственных ВТП (ч): (157,4 + 75,8) * 0,96 - 50 = 173,8, где 157,4 и 75,8 - время, фактиче­ски затрачиваемое на работы, свойственные ВТП, самим вспомогательным персоналом и инженерами соответственно (если бы в отделе были техники и известны их затраты вре­мени на выполнение работ, свойственных ВТП, они также учитывались бы здесь); 0,96 - коэффициент, учитывающий завышение затрат времени в фактическом балансе; 50 - сни­жение трудозатрат за счет совершенствования организации труда.

Время на отдых и личные надобности составит 10,4 ч, а

общая величина затрат - 173,.8 + 10,4 = 184,2 ч.

Исходя из проектируемых' затрат времени определяется

необходимая численность работников отдела:

инженеров (включая руководителя)

652,0: 169,2 = 3,85 = 4 чел.;

техников

369,8: 169,2 = 2,18 = 2 чел.;

вспомогательно-технического персонала

184,2: 169,2 = 1,08 = 1 чел.

Соотношение между указанными группами можно подставить в виде цепочки: инженеры - техники - ВТП = 4: 2: 1, т. е. один техник на двух инженеров и 1 человек ВТП на 6 специалистов (инженеров и техников).

Следует отметить, что рассмотренная методика определения необходимой численности различных квалификационно-должностных групп работников исходит из условия, что все работники выполняют работы, свойственные только их должности. На практике достичь такого положения, обеспечив при этом их полную загрузку, удается далеко не всегда. Дело в том, что кратность трудоемкости работ, свойственных той или иной группе, фонду времени одного работника редко достижима (см. приведенный выше расчет). Поэтому, рассчитывая численность, надо выбрать наиболее рациональный

вариант, учитывающий некоторую доза грузку отдельных ра­ботников функциями, не свойственными той или иной долж­ности. Отметим основные критерии, на которые следует ори­ентироваться при выборе варианта:

наиболее полное использование работников в соответст­вии с их квалификацией; ­

минимум общих затрат на выполнение всех работ;

эффективность совершенствования должностной структу­ры (экономия на заработной плате).

При распределении объема работ, не свойственных той или иной должностной группе, между исполнителями внутри груп­пы следует исходить из их квалификационной категории. На­пример, если должностную группу инженеров приходится до­гружать работами техников, эти работы стоит вменить в обя­занность инженеру третьей категории или без категории, для дозагрузки техника работами ВТП выбираются работы, более близкие к его должностным обязанностям.

Минимума затрат времени на выполнение всех работ мож­но достичь, если, как рекомендует НИИ труда, перераспре­делить работы между отдельными исполнителями, используя методы линейного программирования [7].

Дата добавления: 2015-07-15