Схема. Бизнес-процесс обучения персонала (фрагмент)

Положение об обучении персонала компании.

Ирина Шендрик, заместитель генерального директора по персоналу компании «Измерон»

Пропишите, кто, как и когда должен определять, что сотрудников надо обучать

Определите это в Положении, чтобы никто друг на друга не кивал – топ-менеджеры на HR-службу, HR-служба – на линейных руководителей. Сделайте этот процесс четким и понятным. Целесообразнее всего установить, что линейные руководители определяют, кого из подчиненных и чему надо обучать. Ведь именно начальники отделов и служб ближе всего к народу и собственно к работе. Им известно, в чем конкретно силен каждый из сотрудников, а в чем слаб и чему следует подучиться.

Обязательно пропишите в Положении, в какой форме руководители могут заявить о потребности в обучении своих подчиненных и установите срок, когда это нужно делать.

Пример

Составляя Положение об обучении, HR-директор решил, что надо четко обозначить дату, не позднее которой линейные руководители должны подать заявку на обучение подчиненных, а также установить форму, по которой это надо делать. В Положении появился пункт: «Руководители подразделений до 1 декабря каждого года предоставляют в отдел по персоналу заявку на обучение сотрудников. В заявке обязательно приводится обоснование, чем вызвана необходимость обучения, какова его цель, а также приводится список сотрудников, которые нуждаются в обучении».

Укажите, кто принимает решение, целесообразно ли обучение

В некоторых компаниях этим занимается один из заместителей генерального директора. Но чаще всего центром, получающим все заявки на обучение и принимающим решение, становится HR-директор. Ведь Вы владеете информацией о потребностях подразделений и финансовых возможностях компании, Вы распоряжаетесь HR-бюджетом. HR-служба, учитывая эти факты, под Вашим руководством разрабатывает План обучения, в котором указывает и количество групп, и количество обучающихся, и число занятий. Укажите в Положении, с какими специалистами нужно обязательно согласовать этот План.

Пример

Чтобы исключить возможные инсинуации на тему того, оправданно ли удовлетворены или не удовлетворены заявки руководителей подразделений на обучение сотрудников, HR-директор попросил своего менеджера по обучению прописать в Положении об обучении такой порядок: «Учитывая ежегодные итоги оценки персонала, задачи, которые стоят перед подразделениями, исходя из стратегических целей компании и рамок бюджета, Директор по персоналу определяет по каждому работнику, целесообразно ли для него обучение, и составляет План обучения персонала для всей компании на предстоящий год. План согласовывается с руководителями подразделений, с финансовым директором (бюджет на обучение), руководителем юридической службы и утверждается генеральным директором компании».

Возможно, описывать все стадии в организации обучения (как бизнес-процесс) Вам будет легче, если Вы составите схему и будете держать ее перед глазами (образец схемы см. ниже).

Планируется ли для отдельных сотрудников повышение квалификации. Ответьте на этот вопрос в Положении

Ответ зависит от двух факторов. Во-первых, есть ли у Вас достаточный бюджет, чтобы оплачивать курсы повышения квалификации сотрудникам. Во-вторых, нужно ли это для работы, и вообще есть ли у Вас такой персонал, для которого повышение квалификации является необходимостью (как для некоторых категорий производственных работников).

Если ответ на эти два вопроса положительный, пропишите в Положении, как формируется программа повышения квалификации.

Пример

«... До 15 декабря HR-директор анализирует итоги годовой оценки персонала и, руководствуясь необходимостью формирования тех или иных компетенций, организует работу по составлению Программы повышения квалификации отдельных работников на следующий год, что является составной частью Плана обучения. Работа ведется вместе с руководителями подразделений».

Схема. Бизнес-процесс обучения персонала (фрагмент)

4.Предусмотрите возможность корректировать План обучения и организовывать курсы внепланово. Как это делать?

Ведь План, составленный заранее на год, не может учитывать всех возможных нюансов в работе, которые возникают позже. Предугадать события невозможно. Но следует не просто записать в Положении, что коррективы возможны, а четко обозначить, как именно происходит изменение плана обучения, когда (до какого числа) руководители подразделений могут инициировать такие коррективы, а также указать, что может быть основанием для этого.

Пример

«... Ежемесячно до 25 числа руководители подразделений могут инициировать корректировку Плана обучения персонала. Для этого руководитель пишет служебную записку и указывает в ней обстоятельства, из-за которых обучение согласно Плану не может быть проведено, или переносится, или требуется организовать внеплановые занятия (курсы, семинары)».

Чтобы избежать хаоса и бесконтрольности, когда возникнет необходимость организовать внеплановое обучение, зафиксируйте в Положении, как будет протекать этот процесс. Скорее всего, заявлять о том, что нужно срочно организовать курсы или семинары, которые ранее не были предусмотрены Планом, должны линейные руководители. Пусть они составят служебную записку и передадут Вам. А Вы уже утвердите изменения Плана у генерального директора и, если есть необходимость, проконсультируетесь с финансовым директором.

Пример

Как организуется внеплановое обучение сотрудников, Директор по персоналу указал в Положении об обучении: «Когда возникает потребность во внеплановом обучении сотрудников, непосредственный руководитель либо руководитель подразделения, заинтересованный в проведении обучения, формирует служебную записку на имя Директора по персоналу. В записке руководитель приводит обоснование, чем вызвана необходимость внепланового обучения, а также указывает список сотрудников, для которых необходимо его провести, дает примерное содержание занятий. Если принимается положительное решение, Директор по персоналу вносит изменения в утвержденный План обучения персонала и предоставляет его на утверждение генеральному директору. Если требуется изменить бюджет на обучение, Директор по персоналу согласовывает этот вопрос с финансовым директором».

Дата добавления: 2015-07-15