Окружение проекта

Естественно, что любой проект реализуется не в безвоздушном пространстве, где вокруг никого и ничего нет, и ничто не мешает твоему движению.

Наоборот! Каждый проект живет в уникальной среде, подвергаясь воздействию различных сил, помогающих ему развиваться или, наоборот, тормозящих его.

В управлении проектами это называется окружением проекта – средой проекта, порождающей совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.

Рис. 1.6. Окружение проекта

Команда проекта и, в первую очередь, менеджер должны рассматривать проект в его социально-культурном, международно-политическом и физическом окружении.

1. Рассматривая проект в социально-культурном окружении, команда должна понимать, как он воздействует на людей и как люди воздействуют на него. Для этого может потребоваться понимание аспектов экономической, демографической, образовательной, этической, этнической, религиозной и других характеристик людей, на которых воздействует проект или которые могут быть заинтересованы в проекте.

2. Международно-политическое окружение. Может потребоваться, чтобы некоторые члены команды были знакомы с имеющими значение для проекта международными, национальными, региональными и местными законами и обычаями, а также с политической ситуацией, которая также может оказывать влияние на проект. Другими международными факторами, о которых следует помнить, являются временные пояса, национальные и региональные праздники, формальности, которые нужно соблюдать при оформлении поездок и командировок, и логистика телеконференций.

3. Физическое окружение необходимо учитывать, если проект будет воздействовать на окружающую среду. В команде должны быть участники, имеющие представление о местной экологии и физической географии, которая может оказать влияние на проект или быть затронута проектом.

Тем не менее, говоря об окружении проекта, следует понимать, что основное значение здесь имеют не климатические условия или история края, а те государственные и социальные институты, которые существуют «рядом» с проектом. В этом смысле окружение проекта условно можно разделить на ближнее и дальнее. Основной критерий разделения – непосредственное влияние на проект и заинтересованность в его реализации.

Так, государственные органы, общественные организации и объединения граждан, непосредственно не участвующие проекте, но связанные с ним сферой деятельности, могут быть отнесены к дальнему окружению. Члены семей участников проекта, также не имеющие прямого к нему отношения, но потенциально связанные с ним (и опосредованно влияющие), с ходом его реализации. Сюда же можно отнести и конечных пользователей продукта проекта (потребителей), чьи интересы затрагивает проект, хотя они и не имеют прямого отношения к его реализации. К ближнему окружению относят собственно участников проекта.

Таким образом, учет влияния окружения необходим, поскольку его можно использовать в интересах проекта, а если есть опасность, что это влияние может быть негативным, следует принять соответствующие меры.

Задание: озвучить окружение прокта.

Один из инструментов определения возможностей воздействовать на проект субъектами среды – матрица влияния.

		Влияние
		Слабое	Среднее	Сильное
Отношение	Положительное
Нейтральное
Отрицательное

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР - инструмент планирования, при помощи которого вы можете детализировать – разобрать на части ваш проект. Каждый нижестоящий уровень СДР представляет собой детализацию вышестоящего уровня проекта (т.е. принцип «от общего к частному»).

Основные виды СДР: продуктовая, функциональная, организационная.

Продуктовая СДР – декомпозиция проекта на компоненты его продукции; система результатов проекта.

Функциональная СДР – декомпозиция проекта на операции технологического цикла производства продукции проекта.

Организационная СДР – декомпозиция проекта на элементы организационной структуры проекта – функциональные подразделения всех организаций, задействованных в реализации проекта.

План по вехам

План по вехам – расписание обобщающего уровня, которое отображает сроки наступления контрольных событий и этапов реализации проекта. Фактически – график получения обязательных промежуточных результатов. Достижение вехи подразумевает переход проекта на качественно новый уровень. Фактические ПВ представляет собой серию естественных точек контроля проекта. При этом веха формулируется при помощи глаголов совершенного времени - …получен, произведен, сформирован – т.е. результат достигнут.

Кроме того, приступая к реализации проекта, следует задать точки контроля, которые позволят на различных этапах реализации контролировать степень реализации проекта. Основные параметры точек контроля: дата, объект и субъект контроля, параметры контроля и их численные измерители, следствие контроля (функциональные, мотивирующие) и проч.

СТАНЦИЯ 5: Креативность и оптимизация

ОПТИМИЗАЦИЯ – определение значений экономических показателей, при которых достигается оптимум, то есть наилучшее состояние системы. Чаще всего оптимуму соответствует достижение наивысшего результата при данных затратах ресурсов или достижение заданного результата при минимальных ресурсных затратах.

Владение технологией оптимизации процессов

Оптимизация – это процесс приведения системы в наилучшее состояние.

У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить процессы. Оптимизировать хаос может только Бог. Человеку же надо сначала «увидеть» ход протекания процессов, то есть зафиксировать их в виде моделей «как есть». Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).

При оптимизации «рыбу чистят с хвоста». Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. Оценивая оптимальность, в первую очередь, надо анализировать каждую часть проекта, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедура). Оценивая ее, надо проверять к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.

Первостепенное значение уделяется оптимизации времени и финансов. Одним из инструментов оптимизации (постоянного усовершенствования процессов) является использование колеса Деминга, широко применяемое в технологии СМК (система менеджмента качества).

Колесо Деминга представляет собой 4 стадии: Планируй – Делай – Проверяй – Воздействуй.

На первой стадии «Планируй» ставятся первоочередные задачи с четко зафиксированным конечным результатом (Например: по истечению недели надо собрать 50 активных студентов Вузов для участия в акции)

На второй стадии «Делай» прописывается перечень инструментов и действий по средствам, которых достигается поставленный результат (Например: посещение 5 ВУЗов города с презентацией акции, работа через сети интернет, поиск людей по собственным каналам и т.д.)

На третий стадии «Проверяй» сравнивается полученный результат с намеченной задачей. Делаются выводы и коррективы, как в положительном (например: 50 человек было собрано), так и в отрицательном (например: собранно на 10 человек меньше) случае.

На четвертой стадии «Воздействуй» закрепляются методы и действия, приведшие к положительному результату, для их использования с усовершенствованием в следующем процессе. Прослеживаются и устраняются отрицательные моменты в дальнейшей работе.

Таким образом, циклы повторяется вновь и вновь, как только сделано очередное совершенствование оно немедленно закрепляется, для того, чтобы стать отправной точкой для следующего совершенствования процесса.

Дата добавления: 2015-07-14