Матэрыялы справаводства

3.1. Агульная характарыстыка.

З таго часу, як чалавек вымушаны быў перадаваць інфармацыю, ён шукаў розныя для таго шляхі. Можна было накіраваць свайго падначаленага, але вусная перадача інфармацыі магла сказіць яе сутнасць. Тады з’яўляецца неабходнасць у стварэнні дакумента (што ў перакладзе з лаціны вызначаецца як “спосаб доказу”).

На працягу штогоддзяў узнікла мноства тыпаў і відаў дакументаў. Іх класіфікацыя праводзіцца па наступных крытэрыях:

1. Па спосабу фіксацыі інфармацыі дзеляць на пісьмовыя, графічныя, фона і фотакінадакументы.

2. Па зместу: на арганізацыйна-распарадчыя, фінансава-разліковыя, забеспячэння і збыту і па асабістаму складу.

3. Па найменаванню: загады, пратаколы, распараджэнні, інструкцыі... і г.д.

4. Па відах: тыпавыя, прыкладныя, індывідуальныя, трафарэтныя.

5. Па месцу складання: унутраныя і знешнія.

6. Па галоснасці: сакрэтныя і несакрэтныя, для службовага карыстання. Сакрэтныя дакументы маюць асобную адзнаку аб сакрэтнасці: “совершенно секретно”, “секретно” ці “К”.

7. Па тэрмінах захавання: на дакументы пастаяннага, доўгачасовага (звыш 10 гадоў) і часовага (да 10 год) захавання і г.д.

Асобную групу дакументаў справаводства складаюць службовыя пісьмы, тэлеграмы, тэлефонаграмы, якія маюць сваім прызначэннем перадачу тэрміновых паведамленняў.

У якасці асобных стадый стварэння дакументаў справаводства, як і іншых відаў дакументаў, можна акрэсліць:

чарнавік – дакумент у папярэдняй рэдакцыі,

арыгінал (аўтэнтык) – гэта першы экземпляр дакумента, складзены ў адпаведнасці з пэўнымі патрабаваннямі,

копія – дакладные ўзнаўленне арыгінала з паметай ў правым верхнім вуглу - копія. Копія можа быць заверана адпаведнай асобай,

дублікат – асобны від копіі, які выдаецца ў выпадку страты арыгінала і мае такую ж юрыдычную сілу, што і арыгінал.

Дакументы рэгіструюцца (складаюцца рэестры і інш. віды). Пры тым дакументы атрымоўваюць пэўны нумар, дату рэгістрацыі.

Дзейнасць ўстаноў і асоб па стварэнню дакументаў называюць справаводствам. Гэтае паняцце вядзе пачатак ад тэрміна справа. У сучасным разуменні справа – гэта сукупнасць дакументаў, якія датычацца аднаго пытання ці накірунка дзейнасці і змешчаны ў асобную вокладку.

Адрозніваюць справаводства дзяржаўных і судовых устаноў, палітычных партый і прыватных гаспадарак.

Любая выканаўча-гаспадарчая дзейнасць выяўляецца ў форме дакументаў і актаў. Дзяржаўныя ўстановы і асобы, надзеленыя дзяржаўнай уладай, зносяцца між сабой менавіта праз дакументы. Форма дакументаў дакладны вызначаецца і рэгулюецца заканадаўствам.

Дакумент – гэта матэрыяльны аб’ект з інфармацыяй, замацаванай створаным чалавекам спосабам, для яе перадачы ў часе і прасторы. Дакументу папярэднічаюць падрыхтоўчыя і прамежкавыя матэрыялы. У друку вы можаце сустрэць такое вызначэнне як афіцыйна-дакументальныя матэрыялы.

Афіцыйны дакумент – гэта дакумент, створаны арганізацый, установай ці службовай асобай і аформлены ва ўстаноўленым парадку.

Рух дакументаў ў арганізацыі ва ўстанове ці арганізацыі з моманту іх стварэння ці атрымання да завяршэння выканання ці адпрацоўкі называюць дакументазваротам.

Для стварэння дакументаў і працы з імі ва ўстановах звычайна ствараюцца спецыяльныя аддзелы, якія маюць назву канцылярыя.

Дата добавления: 2015-12-07