Читайте также:
|
Телефонограмма — документ официального быстрого сообщения о деловых встречах или их переносе, совещаниях, мероприятиях и т.д. Телефонограммы передаются по поручению руководителя секретарем-референтом или ответственным исполнителем. Обязательными реквизитами являются: наименования фирм («от кого» и «кому»), название документа (телефонограмма), дата и время передачи (приема), текст, указание должностей и Ф.И.О. передающего и принимающего, номера их телефонов. После приема телефонограмма должна быть немедленно передана руководителю и подписана им.
Текст телефонограммы должен быть четким, конкретным, без лишних подробностей, объем не должен превышать 50 слов. При передаче-приеме телефонограммы желательно иметь специально подготовленные для этого бланки, которые легко заполняются.
Телеграмма — срочный документ, который используется, когда нужно отправить срочное сообщение, но уже телеграфным способом через почтовое отделение связи. Срок доставки телеграммы составляет примерно 3 часа. Телеграмма оформляется следующим образом: прописными буквами, без знаков препинания печатается адрес получателя, наименование фирмы, текст и подпись должностного лица. Затем проводится сплошная черта, под которой строчными буквами пишется адрес отправителя телеграммы, должность и фамилия подписавшего, дата подачи на почту, ставится печать фирмы.
Телеграммы составляются по определенным стандартам, способ выражения — это предельная сжатость информации, короткие слова, допускаются сокращения без знаков препинания (знаки препинания ставятся, когда они влияют на смысл телеграммы).
Телексная связь — важнейшее средство передачи информации. Телекс получил широкое распространение, оттеснив традиционные виды переписки — телеграмму, письмо, поскольку он ускоряет передачу и получение необходимых сведений.
Эффективность телексной связи зависит от стоимости и правильности составления текста. Стоимость определяется временем, затраченным на его передачу. Единицей оплаты является плата за одну минуту. Размер платы зависит от города, страны, расстояния. В тексте должны отсутствовать излишние подробности, суть проблемы должна быть четко и кратко изложена с использованием сокращений.
Существует особая форма, по которой пишется телекс. В ней условно можно выделить следующие части. В левой верхней части телекса представлен так называемый блок оперативных сведений (блок ОС). В нем содержится информация об адресате и исполнителе, а также указывается время передачи сообщения. Значительную часть блока ОС занимает автоответ, который представляет собой закодированноесообщение, содержащее:
· определенный набор цифр и букв, обозначающий маршрутный
· номер абонента, сокращенное название фирмы;
· сокращенное наименование города, страны.
Другим важным компонентом блока ОС является указание времени выхода на связь. Часто весь телекс начинается с указания времени, которое обозначается, например, так: 14.17.25, что понимается как четырнадцатого числа в 17 часов 25 минут. В некоторых случаях указывается время начала и окончания передачи, так как оплата зависит от ее длительности. Отправитель, или вызывающий абонент, имеют условное обозначение А, а получатель, или вызываемый абонент, — обозначение В. При передаче телексного сообщения вызывающий абонент А сначала указывает автоответ своего партнера по переписке, а затем помещает свои данные. Каждая страна имеет свой цифровой и буквенный код, который должен знать партнер.
Отправитель телекса может указывать конкретное лицо, которому предназначен телекс. В этом случае перед текстом помешается фраза типа Вниманию Лидии Сомовой. Иногда в тексте приводится краткое содержание его, как в письмах.
Структура блока ОС телекса может включать и другие компоненты в зависимости от сложившейся практики и принятых правил той или иной фирмы или страны.
Перечисленные части телекса «куда», «кому», «от кого», «когда отправлен телекс», а также закодированное название фирмы, коды соединения, инициалы передающего телекс и т.д. носят лишь технический характер для данного аппарата и могут осуществляться везде, где такой аппарат имеется.
Текст телекса составляется кратко, в сжатом виде, короткими, немногословными предложениями, с допускаемыми сокращениями слов. Чаще используются только заключительные слова, фразы вежливости. Затем, как и в письмах, следует подпись автора телекса, а затем также делается повтор автоответов вызывающего абонента-отправителя и вызываемого абонента-получателя.
Другим видом связи может быть фикс (телефакс). Факс — документ, который передается посредством каналов факсимильной связи. Факсимильная связь (или фототелеграфная) означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблицы, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п.
В последнее время все большее применение получает деловая переписка посредством использования электронной почты (e-mail). Отправка электронного делового письма производится через компьютер, подсоединенный к системе Интернет. Достоинствами такой Интернет-услуги являются простота доступа к ней без дополнительной оплаты, возможность отправки не только текстовой, но и других видов информации, быстрота доставки сообщений.
Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма со всеми присущими ему реквизитами, но расположение их несколько иное.
Если полученные факсы имеют важную информацию, то их следуетскопировать, так как факсовая бумага недолговечна. Большая часть коммерческой переписки хранится три года и передаче на архивное хранение не подлежит (ст. 74 ГК). Переписка же с иностранными партнерами (по этой же статье) хранится 10 лет.
Контрольные вопросы
1. Какова специфика делового письма?
2. Перечислите типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.
3. В чем заключаются правила оформления делового письма?
4. Схемы построения деловых писем в России и зарубежных партнеров. В чем их отличие?
5. Приведите примеры всех видов деловых писем.
6. Расскажите о деловой переписке с использованием телеграмм, телефонограмм, телекса, факса и других средств связи.
Глава 7
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 112 | Нарушение авторских прав