В России и за рубежом

Схема построения деловых писем в России несколько отлича­ется от схемы их построения за рубежом (рис. 6.1 и 6.2).

1. Эмблема и сведения о фирме строятся по такому же принципу,
как в России. Отличительной особенностью может быть дизайн, вместо эмблемы может помещаться девиз фирмы, используется цветная
краска, особый вид бумаги — все это создает определенный образ
фирмы, производит благоприятное впечатление.

2. Ссылка на номер письма содержит инициалы составителя
письма, имя машинистки, цифровые или буквенные обозначения
фирмы или отдела, номер дела и т.д. Вначале предлагается ссылка
на номер получателя письма, если он известен, после следует ссылка
отправителю.

3. Написание даты имеет свои особенности. Так, в Англии — 16 Jan, 2002 или 16 January. В США — January 16, 2002. Встречается и 16 January.

Цифровое обозначение дат не рекомендуется, ибо оно может быть истолковано по-разному в разных странах.

При компьютерном составлении писем (факсов) согласно миро­вой стандартизации нужно указывать год, месяц, день: 2003-08-06.

4. Адрес получателя (адресат) — внутренний адрес. Он помещается на левой стороне бланка письма, реквизиты такие же, как в
России — кому, по какому адресу; в письме, направленном в США,
указывается название штата, а в Англии — графство, последней
указывается страна — на отдельной строке.

При адресовании может указываться либо конкретная фамилия получателя, либо только должность (если неизвестна фамилия), ли­бо только отдел.

5. Обращение — неотъемлемая часть делового письма. В практике американских фирм в качестве обращения используется форма gentlemen, в Англии — Dear sirs. После вступительного обращения в США ставят двоеточие, в Англии — запятую.

6. Заголовок (указание на общее содержание письма) не являет­ся, как в России, обязательным реквизитом, тем не менее он может привлечь внимание партнера.

7. Текст письма — основная его часть, где излагается проблема (повод) и реализуются намерения отправителя. Обычно письма раз­бивают на абзацы, что облегчает процесс чтения и восприятия ин­формации.

Последний абзац, как правило, представляет заключительную фразу вежливости.

8. Заключительная форма вежливости. В деловой переписке принята определенная форма завершения письма или телекса. Обычно
завершающие фразы помещаются сразу после текста письма, например: С наилучшими пожеланиями, Всего Вам наилучшего, С сердечным приветом.

9. Подпись располагается под заключительной формой вежливости и выглядит следующим образом: на отдельной строке указывается название фирмы-отправителя, полностью совпадающее с названием, помещенным в сведениях о фирме (реквизит 1). Затем
следуетподпись лица и его должность (возможно также упоминание отдела).

10. Указание о приложении. Если к письму приложены какие-либо документы, то ниже подписи ставится слово приложение (чаще все­го incl). Затем перечисляются виды документов.

11. Указание на рассылку копий занимает отдельную строку, ко­гда письма отправлены по нескольким адресам, где указываются фамилии и эти адреса.

Конверт — адрес на конверте должен полностью совпадать с внутренним адресом фирмы. Крупные фирмы, как правило, имеют свои конверты, где адрес фирмы отпечатан типографским способом и помещен в верхней части конверта, а на противоположной пра­вой части внизу пишется адрес получателя. Нередко конверт отпра­вителя содержит эмблему фирмы. Адрес получателя пишется ма­шинным способом и приклеивается к конверту.

6.5. Виды писем

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспре­дельно, поэтому чрезвычайно распространенным видом писем явля­ются письма-просьбы.

Излагая просьбу, необходимо всячески подчеркнуть заинтересо­ванность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой лич­ного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа (прошу...), от первого лица множественного числа (просим...), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются собирательные существительные: Министерство просит..., Ученый совет просит...), от третьего лица множественного числа, если упот­ребляется несколько существительных с собирательным значением: Руководство и Комитет профсоюза завода просят...

Письма-ответы строятся по следующей логической схеме:

• повторение просьбы, на которую составляется ответ;

• обоснование причины отказа;

• констатация отказа.

Образец письма - ответа Ваша просьба о____________рассмотрена. Считаем необходимым довести до Вашего сведения, что в со­ответствии с действующим законодательством... В связи с этим решить положительно поставленный Вами во­прос не представляется возможным.

В письмах-отказах нередко употребляются следующие словосочетания: Ваше предложение не может быть принято..., Поставленный Вами вопрос не может быть поддержан.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Они оправ­дывают себя, когда содержат какие-либо дополнительные разъясне­ния к приложенным документам или если прилагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводитель­ное письмо становится излишним, а дату, индекс и адрес письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение числа таких писем упрощает делопроизводство, их составлять следует лишь тогда, когда это действительно необходимо. Вместе с тем, под­тверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является средством контроля за со­блюдением дисциплины, за сохранностью отправляемых документов. Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланках А5.

Образцы сопроводительных писем В соответствии с договоренностью направляем (высылаем, посылаем)... Представляю на утверждение проект Программы... Возвращается на доработку перечень мероприятий по... на __стр. со следующими замечаниями...

Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Образец договорного письма Направляем подписанный с нашей стороны договор... от... Справка о финансировании будет выслана до... Данное письмо про­сим считать неотъемлемой частью договора. Приложение: договор о... от... на 6л. в 3экз.

Письмо-напоминание следует направлять, если не удается с по­мощью телефонных переговоров или личного контакта получить не­обходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о необходимости выполнения действий и о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола напомнить.

Пометка вторично, помещаемая на поле письма, уже подчерки­вает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по независящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоми­нание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

К примеру: «...Напоминая об этом, просим подтвердить в...-днев­ной срок Ваше согласие. При неподтверждении в указанный срок товар будет направлен другим потребителям».

В письмах-напоминаниях часто встречаются словосочетания: Не­смотря на истечение оговоренного срока, Вами до сего времени не пред­ставлены...; Напоминаем, что...; В соответствии с... Вы должны...

Целью информационных писем является своевременное инфор­мирование партнера или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референ­та или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьироваться от обыч­ной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, за­нимающего несколько страниц.

Нередко к информационным письмам прибегают с целью про­паганды деятельности отдельных организаций. Например: «Об из­дании журнала. В соответствии с планом изданий с 1998 г. начнет из­даваться журнал... В журнале найдут отражение проблемы... Подписка на журнал принимается до... Статьи и другие материалы в журнал можно направлять по адресу...».

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

При официальном приглашении большого количества людей используются либо полностью готовые, типографским способом отпечатанные тексты-приглашения, либо трафареты.

Образец письма-приглашения Реквизиты организации Приглашение Адресат Уважаемый______________! 1 октября с.г. в Конференц-зале (5-й этаж) состоится заседание Правления акционерного общества с повесткой дня... ...Просим принять участие в заседании. Приложение: тезисы доклада для обсуждения. Председатель Правления...

Письмо-предложение может представлять собой заявление пред­приятия-продавца о желании заключить сделку с указанием кон­кретных условий.

В других случаях может быть подготовлен ответ на запрос или ходатайство с предложением переработать или доработать представ­ленный документ.

Письма-разрешения содержат согласие на выполнение той или иной просьбы, например: «(Наименование организации) рассмотрел(а) учредительные документы на создание ассоциации «Российские универ­маги» и не возражает против ее регистрации».

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении како­го-либо отправления (письмо, телеграмма, перевод, бандероль, то­вар, ценности и пр.) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция и пр.) остается в силе. Письмо также может подтверждать какой-нибудь факт, действие, телефонный разговор.

Образец письма-подтверждения Фирма... подтверждает свою готовность установить долго­срочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответст­вующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосоче­тания: Подтверждает получение...; Подтверждает согласие на...; Подтверждаем условия...

Составление международных писем заслуживает особого внимания. В последнее время объем международной деловой переписки за­метно увеличился. В каждой стране письма оформляются в соответ­ствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Отличительной чертой текстов международных писем является изысканность стиля, по, бор наиболее вежливых выражений, продуманность текста с точки зрения логики, взвешенное высказывание суждений.

Примерные тексты международных писем, составленных как в России, так и в других странах, приводятся ниже.

Образцы международных писем Господа! Мы очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко це­ним возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации. Нам бы очень хотелось помочь Вам. Однако прежде хотим получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если Вы представите документы о Вашем нынешнем финансовом положении. Если Вы будете так любезны и вышлете необходимую информацию, мы сделаем все возможное для того, чтобы вопрос о кредите был вновь рассмот­рен как можно быстрее. Искренне Ваши...

Уважаемый заказчик! Мы благодарны за Ваш заказ от ____________. Указанные Вами товары будут доставлены приблизительно___________. Мы ценим Ваше сотрудничество. Искренне Ваш...

Уважаемые господа! В своем письме от 23 января с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции. Наши клиенты заинтересовалась Вашим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рек­ламных объявлений. Будем признательны за скорый ответ. С уважением …

Дата добавления: 2015-12-07