И стиле деловой корреспонденции

Деловое письмо требует грамотного составления текста и особо­го стиля изложения, что характеризует культурный уровень управ­ленческого аппарата фирмы и в немалой степени способствует ее благоприятному имиджу. К сожалению, при написании писем до­пускается немало ошибок. Наиболее типичные из них проанализи­рованы и показаны в трудах советского филолога П.В. Веселова.

Структурные ошибки Они возникают из-за отсутствия разработанных типовых пи­сем. Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизиро­ванный документ: нет смысла составлять письмо, удостоверяющее личность работника в его служебной командировке, когда есть ко­мандировочное удостоверение, когда достаточно ограничиться про­пуском, паспортом или устной информацией. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно при отправке документа малого формата. Адрес, дату отправки и ре­гистрационный номер можно проставить прямо на отсылаемом документе. Текст письма не должен повторять того, что уже указано в реквизитах, например, на какое письмо дается ответ. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью ли­ца, подписавшего письма, поскольку это же указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма. Синтаксические ошибки 1) Неправильный порядок слов в предложении с придаточным определительным порождает двузначность или искажает смысл высказывания. Например, в предложении: Студенты проходили практику в одном из цехов завода, который недавно был реконструирован — союзное слово который может иметь двоякую соотнесенность (был реконструирован один из цехов или завод в целом?), хотя по правилу слова который, какой, чей замещают ближайшие к ним существительное в форме того же рода и числа. Правку можно осуществить, заменив придаточное предложе­ние причастным оборотом: (...в одном из цехов завода, недавно реконструированном;... в одном из цехов завода, недавно ре­конструированного). 2) Нарушение правил употребления деепричастных оборотов. Ими следует начинать, а не завершать фразу: учитывая, считая, принимая во внимание и т.д. Два действия, одно из которых выражено глаголом, а другое — деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к нему). Неправильно: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно: Проработав всего два месяца, он осложнил отношения с на­чальником цеха. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя их обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы не в страдательном, а в действительном залоге. Неправильно: Изучая проблемы транспорта, учеными были получены интересные результаты. Правильно: При изучении проблем городского транспорта ученые получили ин­тересные результаты; Изучая проблемы городского транспор­та, ученые получили интересные результаты. Следует назвать и грамматические ошибки 3) Неправильное использование предлогов. Нельзя писать: Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам. Надо писать: Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам. 4) Неправильный выбор падежной формы. Наиболее часто неправильно употребляется существительное в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: согласно вашей просьбы (приказа, решения). Правильно: согласно вашей просьбе (приказу, решению). Слово руководство требует после себя не родительного, а тво­рительного падежа. Неправильно: Руководство производ­ственной практики осуществляется.... Правильно: Руко­водство производственной практикой... Морфологические ошибки 1) В официально-деловой речи наиболее употребительны крат­кие формы имен прилагательных. Неправильно: Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Правильно: Выво­ды комиссии обоснованны и справедливы. 2) При употреблении кратких форм имен прилагательных на -ен, -енен в официально-деловой речи предпочтительно употреблять последнюю форму. Неправильно: Каждый член бригады ответствен за качество продукции. Правильно: Каждый член бригады ответственен за качество продукции. 3) Количественные числительные склоняются при употреблении в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке. При этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шести­десяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью рублями и т.д. В текстах, предназначенных для произнесения, наряду с циф­ровыми обозначениями следует давать их словесные варианты в соответственных падежных формах: На завод было отправлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома. Лексические ошибки 1)Неправильное использование слов и терминов: обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу. 2) Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов: срок выполнения может быть пролонгирован (продлен), репрезентовать, вместо представить. Нет смысла использо­вать иностранные слова, если есть русский термин, обозначаю­щий это понятие. 3) Плеоназм (от греч. pleonasmos — излишество): промышленнаяиндустрия, форсировать ускоренными темпами, в апреле месяце, 150 рублей денег, прейскурант цен (но: прейскурант розничных цен). 4) Тавтология — смысловое повторение — когда в предло­жении соседствуют однокоренные слова: польза от использова­ния, следует учитывать следующие слова и т.п. 5)Неразличение слов-паронимов. Ими называются родственные слова, различающиеся по конкретным смыслам: гарантийный — гарантированный, поместить — разместить, проводить — производить, оплатить — заплатить, командированный — командировочный (второе слово не может относиться к человеку), представить — предоставить и т.д. 6)Ошибки при употреблении слов-омонимов. Это слова с одинаковым или близким значением: возвести — построить. Неправильно: возвести сарай. Правильно: постро­ить сарай. Наряду с перечисленными можно назвать стилистические ошибки. 1) Помехи, связанные с искусственным удлинением речи (аб­солютно новый, наиболее оптимальный). 2) Употребление архаизмов: каковой вместо который, выше­поименованный вместо указанный выше, на предмет вместо для. Технические помехи Это описки, ошибки, механические повреждения целостности текста при передаче: надрывы, склеивания с конвертом и пр. Их тем больше, чем больше в письме слов и знаков.

Дата добавления: 2015-12-07