По написанию деловых писем

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой значимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

В письмах должны отсутствовать многосложные слова. Ла­коничные письма, написанные односложными словами, характе­ризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Письма должны быть написаны четко, по существу, краткими предложениями — именно так, как говорят большинство из нас, беседуя с коллегами. Нередко деловые люди, прекрасно владеющие искусством уст­ного общения, испытывают затруднения при изложении мысли в письменном виде. Многие при составлении писем полагают, что нужно как можно больше использовать прилагательных и наречий. Письма же лучше писать просто, а прилагательные и наречия ис­пользовать при необходимости. Деловые письма должны отражать специфику деятельности фир­мы и отвечать на такие вопросы, как «Что это за фирма? Чем она занимается? Является ли она достаточно зрелой, устойчиво ли ее финансовое положение или это новое, только что образованное предприятие?». Независимо от сферы деятельности предприятия всегда есть простор для письменного творчества. Вместе с тем есть универ­сальные, отработанные типовые фразы написания деловой коррес­понденции. Хотя письма адресуются разным людям, всегда нужно учитывать позицию того, кто будет читать письмо.

Авторы письма должны много времени уделять своей переписке. При этом лучше не поручать составление посланий секретарю, а делать это самому.

Письмо обычно должно быть кратким, но допускается в отдель­ных случаях и длинное письмо, если в нем необходимо поместить сведения,имеющие непосредственное отношение к делу. При этом нельзяперескакивать с одной темы на другую.

Впечатление, которое производит письмо, зависит от конверта, бланкаи содержания письма. Поэтому автором хорошего письма затрачивается немало времени на его составление.

Среди разных мотивов написания писем типичными являются от­ечны на жалобы и претензии клиентов. Стремление проигнорировать такого клиента — большая ошибка, которая может повлиять на репу­тацию фирмы и ее работу. Поэтому руководитель должен относиться к таким письмам очень серьезно, стремясь погасить недовольство.

Стиль изложения писем должен быть спокойным, ровным, речь — разговорная наподобие беседы. Письмо должно быть написано объ­ективно, если излагаются только факты, и лишь слегка добавлено эмоциональной окраски. Стиль письма может быть формальным и фамильярным.

Содержательность письма — важная проблема в его написании.

Изложение каждого нового направления мысли следует начинать с отдельной строки, которая служит показателем перехода от одной темы к другой.

Наиболее простое письмо состоит из двух частей. В первой из них излагаются факты, события, мотивы, аргументы, послужившие основанием для составления письма. Во второй — выводы, прось­бы, предложения, решения, распоряжения.

Независимо от того, что излагается в письме, просьбы или отказ, письмо должно быть убедительным, содержать точные и бесспорные факты, поэтому следует выделять их как можно четче и тщательнее проверять текст с точки зрения грамматики, ясности, простоты, полноты информации и тона изложения.

Всегда надо помнить, что деловое письмо — не только юриди­ческий документ, но и лицо фирмы.

Общие требования к письму — привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Последовательность воздействия письма может выражаться словами: внимание, интерес, просьба, действия.

Начальные строки письма — привлечение внимания, следую­щие за ними одно-два предложения, которые побуждают интерес читателя, затем высказывается просьба и последняя часть заставляет дейст­вовать. Главное — хорошо начать первую фразу, а затем все пой­дет успешно.

В деловых письмах нужно говорить о потребностях клиента, а не о собственных.

При составлении письма следует после заголовка использовать обращение, при этом желательно употреблять имя и отчество адре­сата или же, при незнании их, обращаться: «Уважаемый господин (г-жа)...». Если получатель имеет звание, необходимо его использо­вать в обращении.

Многословия следует избегать путем исключения лишних слов: в текущий момент — сейчас; подвергнуть рассмотрению — рассмот­реть; в короткий срок — скоро; в настоящее время — сейчас или ныне; этот имеющий место факт — этот факт.

Дата добавления: 2015-12-07