Читайте также:
|
Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.
Формирование дел должно осуществляться следующим основным требованиям:
- оперативность обработки и поиска документов;
- надежности документационного обслуживания;
- сохранность документов.
Формирование дел должно отмечаться централизованно по месту регистраций документов (канцелярия, секретарь).
Во всех учреждениях не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Канцелярия учреждения (секретарь) руководит формированием дел и контролирует его правильность.
Кроме этого, канцелярия (секретарь) наблюдет за соответствием наименований дел фактическому составу и содержанию документов на них; за формированием переходящих дел; выявляет вопросы, не предусмотренные номенклатурой.
В работе по контролю за формированием дел в структурных подразделениях принимает участие заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД (единая государственная система делопроизводства).
В дело не помещают следующие документы:
- несоответствующие заголовку дела;
- неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки);
- подлежащие возврату;
- черновики, варианты;
- размноженные копии.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
- По номинальному признаку. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.);
- По предметно-вопросному признаку. При формировании документов дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание.
- Авторский признак – предполагает группировку в дела документов одного автора.
- Корреспондентский признак – используется для группировки переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
- По географическому признаку – объединятся в одном деле документы нескольких корреспондентов.
- По хронологическому признаку – осуществляется группировка документов за какой-либо определенный период.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1. Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2. Подлинники отделять от копий;
3. Годовые планы и отчеты отделять от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
4. Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, незакрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).
Каким дело может быть по объему?
В деле должно содержаться не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При большом количестве документов из них формируют самостоятельно дела по хронологии или узким вопросам.
Приложения к документам, независимо от даты утверждения, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь:
- подписи,
- дату,
- индекс,
- копии – заверительную надпись,
- отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:
- сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения,
- затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.
1. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядителями документов являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами.
2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров.
Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказа.
3. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов.
Плановые отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления (например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году).
Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.
4. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.
5. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещание руководителя предприятия и др., номеруются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
6. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документ – запросом.
7. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основные содержания деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 176 | Нарушение авторских прав