|
Читайте также: |
01. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства РФ, 2000,№ 52, часть 1, ст. 5021).
02. Реквизит "Герб субъекта Российской Федерации"
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)".
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04. Реквизит "Код организации".
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляются коды по ОКПО.
05. Реквизит "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица "
В связи с вступлением в силу с 01.07.2002 Федерального закона № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационной номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной' характеристикой.
Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Реквизит "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Рёквизит "Код формы документа"
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
О8.Реквизит "Наименование организации".
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при отсутствии сокращенного наименования — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии)
Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного или за ним в скобках.
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования — закрытое или открытое акционерное общество:
Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке пишется ниже или справа от наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если оно является автором документа. Наименование должно соответствовать: утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации,
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию,
09. Реквизит "Справочные данные об организации"
Справочные данные об организации включают; почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-site, номер и дату лицензии и т. п.
10. Реквизит "Наименование вида документа"
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа указывается заглавными буквами.
Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем.
11. Реквизит "Дата документа"
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания или принятия решения, для акта — дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,
Возможно оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день,
12. Реквизит "Регистрационный номер документа"
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
- дела по номенклатуре дел;
- вопросов деятельности;
- должностных лиц или исполнителей;
- структурных подразделений;
- корреспондентов и т. п.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Во внешнеторговом контракте номер контракта будет состоять из трех групп знаков с двумя разделителями.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно.
Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- должность, инициалы и фамилия;
- почтовый адрес.
13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себярегистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и условно обозначается "На № от ".
Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).
14.Реквизит "Место составления или издания документа"
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации", Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
15. Реквизит "Адресат"
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы его указываются, перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:
- наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);
- улица, № дома, № квартиры;
- населенный пункт (город, поселок);
- область, край, республика;
- страна (для международных писем);
- почтовый индекс.
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,
Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков — уголков (см. стр. 50). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.
16. Реквизит "Гриф утверждения документа"
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения,
17. Реквизит "Резолюция"
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:
фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение); содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись и дату,
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Реквизит "Заголовок к тексту"
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
19. Реквизит "Отметка о контроле"
Отметка о контроле за исполнением документа проставляется буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20. Реквизит "Текст документа"
Текст документа является основным элементом любого документа.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит основание или причину создания документа, а вторая — решение, распоряжение, просьбу.
Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации — автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту,
В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа,
Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа,
Содержание выступлений — от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множительного числа,
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу оплатить");
от третьего лица единственного числа ("предприятие не возражает", "акционерное общество считает возможным").
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
21. Реквизит "Отметка о наличии приложения"
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2004 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от 15.09.2004 № 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается,
В приложении к постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
И первого лица множественного числа,
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа,
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N°" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки,
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку 6 наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2004 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.
22.Реквизит "Подпись"
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией,
23.Реквизит "Гриф согласования документа"
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ,
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Совета директоров ЗАО "МТС" от 01.07.2004 №14
24. Реквнзнт "Визы согласования документа"
Согласование документа оформляют визой, которая включает: должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату визирования,
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне,
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне,;
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:,
Замечания прилагаются
Личная подпись И.О.Громов
01.07.2004
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Реквизит "Печать"
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
26.Реквизит "Отметка о заверении копии "
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
27. Реквизит "Отметка об исполнителе"
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,
Такая отметка необходима для: исключения повторного ввода документа в ПК; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
28. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ,
29. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию"
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы иминуты.
30. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению:
- акты;
- договоры;
- инструкции;
- нормативы;
- отчеты;
- перечни;
- планы;
- положения;
- программы;
- расценки на производстве работ;
- сметы;
- стандарты;
- структуры и штатная численность;
- тарифные ставки;
- формы унифицированных документов;
- штатные расписания изменения к ним.
Перечень документов, на которые ставится печать:
1. Акты сдачи-приемки и списания;
2. балансы и другие формы отчетности;
3. банковские платежные поручения, кассовый план и т.д.;
4. выписки из документов фирмы и их копии;
5. гарантийные письма и доверенности;
6. договора, калькуляции и протоколы к ним;
7. исполнительные листы;
8. квитанции к приходному кассовому ордеру;
9. командировочные удостоверения;
10. накладные счета;
11. описи и паспорта архивов;
12. сметы, счета и накладные;
13. характеристики, справки, связанные с подтверждением трудовой деятельности и зарплаты сотрудников;
14. трудовые книжки;
15. уставные документы.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 74 | Нарушение авторских прав