I. Как организовать рабочий день.

Работникам офиса приходится ежедневно выполнять множество самых разнообразных обязанностей, многое запоминать и усваивать.

Как рационально организовать свой день с тем, чтобы выполнить работ в срок, качественно, избегая стрессов и конфликтов с руководителем и окружающими? Учеными разработано множество советов и рекомендаций на этот счет. О некоторых из них мы поговорим.

Главное направление – разумное планирование работы на день, неделю, месяц и т. д. полезно при этом выделить текущие, каждодневные дела и работы срочного характера.

- Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время (например, обработка прессы и отбор необходимой информации);

- Полезно прогнозировать также возможную предстоящую работу.

Для того чтобы не забывать о срочных и несрочных задачах на день, неделю, месяц и т. д., используются различные формы занесения такой информации и контроля. Среди них:

- обычные перекидные календари – ежедневники;

- тетради для записи различных видов и форм;

- личный дневник – календарь текущего и перспективного планирования;

- специальная картотека, в которой особым цветом или закладкой выделены сроки выполнения того или иного задания.

В процессе своей ежедневной практической работы сотрудник должен брать на заметку и записывать в дневнике - календаре все связанные со сбором информации вопросы, которые могут пригодиться. В свободное от срочных дел время целесообразно выяснить, специалисты в каких отделах или учреждениях могут быстро, точно и конкретно ответить на эти вопросы. Попутно определяется перечень необходимых материалов (законодательных, директивных, статистических и других) и их местонахождение (в главке, на предприятии – поставщике, в финансовом отделе и т. д.).

Это – работа впрок, задел, который позволяет иметь в своем распоряжении точную, опережающую информацию.

Не рекомендуется браться за все сразу, т. к. одновременно две работы сделать одинаково хорошее невозможно и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Возможно, научиться также, выработать в себе некий автоматизм действий – в обработке входящих и исходящих документов, в работе на компьютере, в исполнении других технических заданий.

Давайте рассмотрим организацию рабочего дня на примере выполнения функциональных особенностей секретаря.

- необходимо так организовать свой рабочий день, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий;

- информировать руководителя о чем-то лучше заранее, за день, за час. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря заранее координируются и согласовываются с планами руководителя.

Основная информация, как правило, предается с утра, в один прием. В течение дня сообщается лишь что–то экстренное. Информировать можно по-разному:

- лично;

- по внутреннему телефону;

- по селекторной связи;

- с помощью записи.

Основная работа секретаря в отсутствие руководителя: обеспечить возможность установить связь с теми, лицами, которые звонили, сразу же по его возвращении.

Необходимо записать, кто и по какому вопросу звонил и приходил, и сообщать руководителю по его возвращении. Сверхсрочные дела решаются с его заместителями.

Свободное время от общения с руководителем и посетителями может быть тоже рационально использовано для печатания, вычиток, сверок подготовки необходимых документов и материалов выполнения поручений руководителя и т. д.

Работу секретаря трудно унифицировать и спрогнозировать, но примерная схема рабочего дня может выглядеть следующим образом.

Начало рабочего дня:

Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя с тем, чтобы:

- проверить состояние рабочих мест (своего или руководителя);

- привести себя в порядок;

- просмотреть план на следующий день;

- уточнить дату на календарях;

- просмотреть имеющуюся корреспонденцию, сортируя ее: для руководителя, для заместителей, для секретариата.

Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее.

Для облегчения работы руководителя с корреспонденцией рекомендуется подчеркнуть основную мысль документа. Кроме того секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубоко изучить проблему и принять нужное решение быстро и правильно.

- просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике – календаре;

- разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от сложности исполнения. Телеграммы, телетайпограммы и срочные телефонограммы немедленно передать руководителю;

- оставить у себя документы, необходимые для текущей работы. Материалы, которые хранятся в секретариате, выполняют функцию оперативной памяти руководителя, поэтому они должны быть размещны доступно и удобно;

- доложить руководителю о корреспонденции;

- уточнить вместе с руководителем содержание намеченных мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать памятки в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркиваются. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой;

- передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов;

- стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня (продолжительностью около получаса);

- работа с носителями, телефонные переговоры (в течение всего дня);

- подшивка документов в делах;

- выполнение машинописных работ (компьютерный набор);

- организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина дня.

- продолжение телефонных переговоров и работа с посетителями;

- повторно получить и обработать корреспонденцию. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу;

- наметить мероприятия на следующий день;

- доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;

- обработать и отправить исходящую корреспонденцию.

Конец рабочего дня.

- просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегаций, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.);

- если руководитель остается работать после окончания работы, обеспечить его всей необходимой информацией;

- привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

От того, на сколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.

Дата добавления: 2015-12-07