А). Настройка свойств полей

Свойства определяют параметры ввода, отображения и хранения данных. Набор свойств, выводимый в окне, зависит от типа поля. У некоторых есть значения по умолчанию, а у других они отсутствуют. Двигайтесь дальше, если вы не хотите обременять себя настройкой свойств, но они обеспечивают больший контроль над базой данных и гарантируют корректный ввод данных. Здесь приведены обобщенные сведения о свойствах полей в Access. Запомните только, что не у всех типов полей будут все свойства.

• Размер поля: для текстовых и числовых полей. Для текстовых полей число символов в поле варьируется от 1 до 255 (по умолчанию - 50). Для числовых полей выбирается один из типов - Байт, Целое, Длинное целое, С плавающей точкой (4 байт), С плавающей точкой (8 байт), Код репликации.

• Байт: может содержать числа в диапазоне от 0 до 255.

• Целое и Длинное целое: числа без дробной части. Целое включает диапазон от -32768 до 32768; Длинное целое - отрицательные и положительные числа до 2 миллиардов.

• С плавающей точкой (4 байт) (Single) и с плавающей точкой (8 байт) (Double): числа с дробной частью. Первое - до 10 в 38 степени, второе -до 10 в 308 степени.

• Код репликации: используется для ключевых полей таблиц, находящихся в Портфеле. Последний позволяет синхронизировать файлы на различных компьютерах для поддержания их актуальности (реплики), например, на настольном и переносном компьютерах.

• Формат поля: Определяет вид информации на экране и при печати. Для текстовых полей наиболее часто содержит символ >, преобразующий все строчные символы в заглавные.

• Число десятичных знаков: число разрядов после запятой для числовых и денежных полей.

• Новые значения: для счетчика можно выбрать последовательные (1, 2, 3...) или случайные (зачем?).

• Маска ввода: указывает формат, в котором будут вводиться данные.

• Подпись: более полное описание поля, предназначенное для форм и отчетов. Используется, когда имя поля оказывается слишком кратким (по размеру столбца) и отвечает соглашениям об именах полей в других системах управления базами данных.

• Значение по умолчанию: данные, автоматически появляющиеся в поле, но доступные изменению в режиме таблицы или в форме. Запись =Date() - специальная функция, указывающая Access вставить в поле текущую дату. Если все ваши клиенты живут в Санкт-Петербурге, укажите в свойствах поля Город значение по умолчанию «Санкт-Петербург».

• Условие на значение: логическое выражение, определяющее реакцию Access на введенное значение.

• Сообщение об ошибке: сообщение, появляющееся в случае, если информация в поле не отвечает условию, заданному в предыдущем свойстве.

• Обязательное поле: определяет, необходимо ли вводить в поле значение.

• Пустые строки: это слишком сложно, чтобы объяснять сейчас; мы вернемся к ним позднее.

• Индексированное поле: определяет, нужно ли создавать индекс для ускорения поиска.

Маска ввода

Простые и лаконичные маски ввода решают две важные задачи. Они позволяют не беспокоиться о вводе некоторых символов, таких как скобки и дефисы в номерах телефонов, а также гарантируют, что даже самый беззаботный пользователь не сможет разрушить вашу базу данных. Конечно, можно установить правила, написать процедуры и обучить персонал. Но совсем не обязательно, что каждый будет выполнять правила или обратит на них внимание при обучении.

Вот вам пример. По какой-то причине компании пришли к таинственному соглашению о нумерации запасов на складе (инвентарных номеров). И предположим, что ваша компания решила начинать каждый номер с букв АБ (инициалы жены хозяина компании), за которыми следуют пять цифр. Весьма вероятно, что однажды кто-нибудь забудет об этом правиле или просто допустит опечатку.

Если вам требуется правильный ввод данных, используйте маску ввода. Символы задания маски приведены в табл.2.1. Другие надо приводить буквально. Например, чтобы вывести на экран при вводе номера телефона круглые скобки и дефис, воспользуйтесь маской [phone]. Для инвентарных номе­ров используйте маску АБООООО. На экране будут видны буквы АБ, а пользователю останется добавить к ним лишь пять цифр. Хотите ввести значение, состоящее из 5 или 9 цифр, - воспользуйтесь маской 000009999.

Таблица 2.1.

Дата добавления: 2015-12-07