Организация работы с документами

Этапы:

1. регистрация документов,

2. контроль их исполнения,

3. систематизация,

4. формирование и оформление дел,

5. подготовка и передача дел в архив.

Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение

организации работы с документами.

Существуют формы регистрации:

- журнальная

- картотечная

- электронная

- смешанная.

Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы, регистрируются.

Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте, через курьеров.

При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие

регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма, прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и т.п.).

В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты):

· дата получения;

· регистрационный номер;

· дата документа;

· номер документа;

· количество листов в документе и приложении;

· вид документа;

· краткое содержание;

· автор и текст резолюции;

· исполнители;

· срок исполнения;

· дата фактического исполнения;

· номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и отличия:

· указываются название подразделения, отправляющего документ;

· исходящий номер;

· дата документа;

· адресат, которому посылается документ;

· исполнитель;

· контрольная дата ожидаемого ответа.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся:

· порядковый регистрационный номер внутреннего документа;

· вид документа (каждый вид документа нумеруется отдельно);

· дата документа;

· количество листов — документа и приложений (отдельно);

· ответственные исполнители;

· срок исполнения;

· ход исполнения;

· отметка об исполнении;

· номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Зарегистрированные документы, входящие и внутренние, передаются исполнителям.

С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего, контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения.

Контрольная технология включает контроль:

1. по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе;

Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному лицу.

2. за сроками исполнения;

Контроль сроков и формы исполнения могут производить делопроизводственные службы или специальные контрольные службы.

Дата добавления: 2015-11-26