Читайте также:
|
6.2.1. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме приложения 8 к настоящей Инструкции.
6.2.2. В номенклатуру дел структурного подразделения включаются заголовки дел, а также документов в электронной форме в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции, в том числе с ограничительной пометкой «Для служебного пользования». В последнем случае после индекса дела указывается аббревиатура «ДСП» (без кавычек).
В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения Банка России или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого учреждения Банка России).
Копии законодательных актов, нормативных правовых и иных актов органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативных и иных актов Банка России, писем Банка России, направляемых всем территориальным учреждениям, официальных разъяснений Банка России со сроком хранения «До минования надобности» учитываются в номенклатуре дел структурного подразделения или учреждения Банка России, как правило, в разделе секретариата. Не рекомендуется дублировать заголовки таких дел в номенклатурах дел отделов и секторов в составе структурного подразделения.
Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, включаются только в номенклатуру секретных дел учреждения Банка России.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
В графе 1 (индекс дела) номенклатуры дел указывается установленное цифровое обозначение (индекс) структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре дел.
Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается приказом по основной деятельности.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индекс структурного подразделения и индекс дела отделяются знаком «-» (тире). Если дело или хотя бы один документ в деле имеет ограничительную пометку «Для служебного пользования», к его индексу добавляется аббревиатура «ДСП» (без кавычек).
Например, в индексе 2-1-42 цифра 2 обозначает индекс структурного подразделения (управления, отдела), цифра 1 – индекс отдела (сектора) в его составе и цифры 42 – порядковый номер дела по номенклатуре дел данного структурного подразделения.
6.2.3. В графе 2 (заголовок дела) номенклатуры дел указываются заголовки дел, а также документов в электронной форме в соответствии с подпунктом 6.2.9 настоящего пункта. Если дело целиком состоит из копий документов, в заголовке дела проставляется слово «Копии». Подлинность документов в заголовке не оговаривается.
6.2.3.1. При необходимости в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки отдельных томов дела. Все тома такого дела будут иметь один индекс.
6.2.3.2. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.).
В номенклатуре дел все заголовки дел пишутся полностью. Не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.
6.2.3.3. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается наименование организации, документы которой будут получены (корреспондент документа), а также указывается, с кем и по какому вопросу ведется переписка.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное наименование. Например:
«Переписка с кредитными организациями о представлении отчетности».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов по Перечню документов. Например:
«Переписка с учебными заведениями об организации подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала Главного управления».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год), на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например:
«Бухгалтерские отчеты кредитных организаций за II квартал 2007 года».
В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», после которого в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например:
«Документы (планы, списки, повестки) о проведении совещаний с работниками территориальных учреждений о повышении квалификации персонала».
В заголовках личных, юридических и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве названия употребляется термин «дело».
6.2.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале раздела (подраздела) номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии законодательных актов, нормативных правовых и иных актов органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативные и иные акты Банка России, письма Банка России, направляемые всем территориальным учреждениям, официальные разъяснения Банка России, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами учреждения Банка России. В номенклатуре дел структурного подразделения рекомендуется группировать вместе комплексы взаимосвязанных документов в их логической последовательности.
Журналы (реестры) учета рекомендуется располагать в конце раздела (перед документами в электронной форме, базами данных).
Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке соответствующих названий.
Заголовки дел, содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года (далее - переходящие дела), юридических дел, а также журналов учета, вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для переходящих дел допускается использование общего заголовка. Например:
«Юридические дела кредитных организаций».
Использование общего заголовка допускается также для группы дел, содержащих однородные документы. Например:
«Годовые бухгалтерские отчеты РКЦ (по каждому РКЦ)».
6.2.5. Графа 3 (количество дел (томов) заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел. Если дело, предусмотренное номенклатурой дел, не заводилось, в графе «примечание» напротив заголовка пишется «Не заводилось» и указывается причина, по которой дело не было заведено. Например:
«Не заводилось в связи с отсутствием документов»,
или
«Не заводилось с связи с отменой формы отчетности».
6.2.6. В графе 4 (срок хранения дела) указывается срок хранения дела или документов в электронной форме и номер статьи по Перечню документов, на основании которой установлен срок хранения дела. Сроки хранения документов, не предусмотренные Перечнем документов, определяются по Типовому перечню. При этом к номерам статей Типового перечня добавляется аббревиатура «ТП» (без кавычек).
6.2.7. В графе 5 (примечание) проставляются отметки о заведении дел, виде носителя информации, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел на архивное хранение в другое структурное подразделение, а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел. Например, в примечании к юридическим делам, формируемых в структурном подразделении, в компетенцию которого входят вопросы лицензирования деятельности кредитных организаций, должно указываться место их хранения. Например:
«Хранятся в подразделении безопасности и защиты информации».
6.2.8. В начале нового календарного года производится подсчет общего количества сформированных в структурном подразделении в предыдущем календарном году дел, предусмотренных номенклатурой дел и включенных в нее дополнительно в течение года. На основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись номенклатуры дел по форме приложения 9 к настоящей Инструкции.
Суммарные данные графы 3 о количестве дел, их томов отдельно по делам постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу и хранящимся «До минования надобности», «До замены новыми» отражаются в итоговой записи номенклатуры дел.
6.2.9. Документы в электронной форме (ЭД), оформленные в соответствии с нормативными и иными актами Банка России, включаются в номенклатуру дел в конце разделов номенклатуры дел структурного подразделения учреждения, ответственного за их ведение.
В номенклатуру дел не включаются: дополнительные электронные копии документов, а также информация в электронной форме, направленная для сведения.
Если в структурном подразделении имеются документы на бумажном носителе и их электронные копии, в номенклатуру дел включаются только документы на бумажном носителе.
6.2.10. Каждая позиция номенклатуры дел структурного подразделения, учитывающая документы в электронной форме, оформляется в порядке, определенном настоящим пунктом, и должна иметь в графе 1 отдельный индекс.
В графе 5 (примечание) номенклатуры дел структурного подразделения указываются: название информационно-вычислительной системы (ИВС), ее подсистемы и комплекса задач, сформулированных в утвержденном техническом задании, название структурного подразделения, ответственного за сопровождение программно-технического комплекса задач. Например:
«ЭД. ИВС Банка России. Подсистема «Задача по передаче информации от кредитной организации в Федеральную службу по финансовому мониторингу». Положение Банка России от 20.12.2002 № 207-П. РЦИ ГУ Банка России по Волгоградской области».
Дата добавления: 2015-11-26; просмотров: 71 | Нарушение авторских прав