Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Раздел 5. Отчеты

Общие теоретические положения

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т. е. создают не экранные, а печатные документы. Возможен просмотр макета отчетав режиме Конструктора.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элементов управления. Представление о том, как выглядит конструктор отчета в Microsoft Access 2003 можно увидеть на рис. 60 на примере макета отчета.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных – печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.

Примечание группы – печется после обработки последней записи.

Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета – печатается в конце отчета после обработкивсех записей.

Рис. 60. Макет отчета в окне конструктора отчета

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Создание отчетов может выполняться: 1

v автоматически (автоотчеты);

v полуавтоматически (с помощью Мастера);

v вручную (в режиме Конструктора).

Мастер отчетов позволяет создавать отчеты, содержащие данные из нескольких таблиц, в том числе из результирующих таблиц, которые являются результатом выполнения запроса.

Задание. Создать запрос для отчета.

Действия:

· Создать запрос по образцу бланка (рис. 61) для дальнейшего использования при оформлении отчета. Сохранить запрос с именем

Запрос_для_отчета.

· По полю Услуги нет галочки в строке Вывод на экран.

· Для выполнения итоговых вычислений в запросе установить курсор в столбец поля Сумма с учетом пени. Щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню — Групповые операции. В бланке запроса появится новая строка Групповая операция. Выбрать групповую операцию Sum для поля Сумма с учетом пени (рис.1)

Рис. 1. Окно конструктора запроса

· Сохранить запрос с именем Запрос_для_отчета. Выполнить запрос. В результате получится результирующий набор данных (рис. 2), на базе которого будет создаваться отчет.

Рис. 2. Результирующий набор записей Запроса_для_отчета

Задание. Создать отчет с помощью Мастера отчетов, используя данные результирующего набора записей запроса Запрос_для_отчета.

Действия:

· Раскрыть вкладку Отчеты в окне базы данных Услуги.

· Нажать кнопку <Создать>. Появится диалоговое окно Новый отчет

Для отчета требуется источник данных в виде таблицыили запроса.

· Из списка вариантов для создания отчета в окне Новый отчет выбрать

Мастер отчетов и нажать кнопку <ОК>. На экране появится первое

диалоговое окно Создание отчетов (рис. 4).

Рис. 4.

· Выбрать все доступные поля. Щелкнуть по кнопке Далее >.

· В следующем диалоговом окне (рис. 5) Создание отчетов следует

Добавить уровень группировки по полю Район, выделив это поле и щелкнув по

кнопке со знаком >.

Рис. 5. Окно для выбора уровней группировки при создании отчета

· Щелкнуть по кнопке Далее >.

,

Рис. 6.

· В следующем диалоговом окне выбрать, вид макета для отчета —

ступенчатый, ориентация отчета — книжная (рис. 6), и нажать кнопку Далее >

.

· В следующем диалоговом окне следует выбрать стиль оформления отчета

Строгий и щелкнуть по кнопке Далее > (рис. 7).

Рис. 7.

· В следующем диалоговом окне ввести название заголовка отчета —

Платежи за газ по районам города и установить переключатель режим

Рис. 8.

· Щелкнуть по кнопке <Готово>. Появится макет отчета в режиме

Конструктора (рис. 9).

Рис. 9. Макет отчета в режиме конструктора отчетов.

Дата добавления: 2015-10-29