Разработка списков

3.1. На поле нового документа создать заголовок: «Общий список».

3.2. Открыть Мастер слияния, на вкладке Выбор типа документа активизировать кнопку Каталог, и на третьем шаге Мастера слияния активизировать список, подготовленный для отправки факсов («Список совета»).

3.3. Добавить в список поля «Год рождения», «Город», «Оклад», и заполнить эти новые поля так, чтобы в одном городе «проживало» несколько адресатов.

Закрыть список.

3.4. Провести правку основного документа, вставив в текст документа все наименования полей слияния, используя в качестве разделителя знак Tab.

3.5. На новой строке щелкнуть по кнопке Правила вкладки Рассылки группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

3.6. Выделить созданный абзац: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год рождения», «Оклад», NEXT и скопировать в буфер обмена.

3.7. Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац, Повторить операцию по числу записей в списке.

3.8. Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить Слияние в новый документ, нажав соответствующую кнопку на панели Слияние.

3.9. Оформить созданный список как таблицу, для чего выделить подготовленный текст и, используя опцию Преобразовать из меню Таблица вкладки Вставка группы Таблицы, преобразовать текст в таблицу.

3.10. Сформировать в таблице верхнюю строку с именованием всех полей. Сохранить таблицу под именем «Общий список».

4. .Разработка списков по признаку (ам) (подготовка реестров)

Составить списки «Новичков» и «Ветеранов фирмы», используя общий список всех сотрудников. Критерием включения в тот или иной список является год поступления на фирму.

4.1.Сформировать список сотрудников фирмы, указав фамилии тех, кто работает первый год:

a) На поле нового документа создать заголовок: «Новые сотрудники».

b) Преобразовать документ в основной документ слияния, с целью формировании списка, для чего используя Мастер слияния на вкладке Выбор типа документа активизировать кнопку Каталог.

c) На втором шаге выбрать Текущий документ.

4.2.Сформировать источник данных на 10 сотрудников фирмы (новичков и ветеранов):

a) На третьем шаге создать список, указав в нем «Фамилию», «Имя», «Отчество», «квалификация», «отдел», «год рождения», «год поступления на фирму».

b) Заполнить источник данных.

4.3.Вернуться на основной документ.

4.4.Провести правку основного документа, вставив в текст документа поля слияния «Фамилия", «Имя», «Отчество», «Год поступления на фирму»:

a) Установите курсор на второй строке после заголовка «Новые сотрудники».

b) На четвертом этапе в режиме Настройка каталога щелкнуть по строке Другие элементы и из открывшегося списка ввести поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год поступления на фирму». Закрыть список.

c) Ввести пробелы между полями.

d) Используя клавишу Tab и режим табуляции расставить поля по строке с интервалом 0,5 см.

e) Нажать клавишу Enter (Ввод).

f) На новой строке щелкнуть по кнопке Правила вкладки Рассылки группы "Составление документа и вставка полей" и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

g) Выделить созданный абзац: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год поступления на фирму», NEXT и скопировать в буфер обмена.

h) Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац,

i) Повторить операцию по числу записей в списке.

4.5.Задать параметры отбора (для новичков - стаж до 2 лет), для чего скорректировать список, оставив в нем только записи, соответствующие "заданному критерию"

a) На третьем шаге Мастера слияния вызвать режим Изменить список.

b) В вызванном списке в поле «Год поступления на фирму» щелкнуть по кнопке отбора записей (треугольник в левом краю наименования поля).

c) Выбрать строку (Дополнительно) в результате чего появится меню "Фильтр и сортировка".

d) На закладке Отбор записей выбрать поле для отбора, затем режим сравнения и, наконец, опорное значение. Следует обратить внимание, что правил отбора может быть несколько.

e) Щелкнуть по кнопке ОК. Удостовериться, что в списке остались только требуемые записи. Закрыть список.

4.6.Просмотреть список новых сотрудников фирмы:

a) Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить Слияние в новый документ, нажав соответствующую кнопку на панели Слияние.

b) Сохранить документ под именем «Новые сотрудники».

c) Просмотреть список оперативными средствами для чего вернуться на третий шаг Мастера слияния и закрыть Мастер. Активизировать (Рассылки ® Группа Просмотр результатов ® Просмотреть результаты).

d) Повторным щелчком в выпадающем меню Просмотр результатов вернуть исходное состояние списка. Убедиться в восстановлении всех полей с NEXT.

e) Используя кнопку Найти и объединить получить конечный список в виде нового документа и сохранить его под именем «Новые сотрудники».

4.7.Составить «Список ветеранов фирмы» выполнив аналогичные шаги с установкой других критериев отбора записей в списке и сохранить его.

Подготовить отчет о выполненной работе, включив в него все подготовленные.документы

Сохранить подготовленный документ и закончить работу в среде редактора. Удостовериться в правильности сохранения файлов

Вопросы для самоконтроля и подготовки к защите Темы № 4

1. Дать определение понятиям компьютерные бланки, многоадресные, серийные, структурно сложные, основные документы, архивный шаблон функция слияния, формы для организации сложных документов, архивный шаблон, мастер слияния, активизации источника данных, поле слияния,

2. Опишите процесс создания Приглашения по шаблону стандартного факса, визитки для сотрудников организации, списков сотрудников, новичков и ветеранов.

3. Показать как проводится сортировка и фильтрация списка получателей? Изменить параметры отбора в «Списке новичков» и «Списке ветеранов», критериев по отбору с большим интервалом времени.
ТЕМА5: ОРГАНИЗАЦИЯ СЛОЖНЫХ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цель работы: овладеть навыками подготовки структурно сложных документов: разработка главного документа, организация сносок, примечаний, оглавления, списка использованной литературы и др.

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на возможности начальной компоновки СТРУКТУРНО СЛОЖНЫХ документов, а также на удобство перекомпоновки документа при его структурной организации путем перемещения элементов структуры посредством кнопок вкладки " Структура ".

Подготовка к работе

1.1.Сформировать б в своем каталоге под именем Report_ФИО.

Разработать структуру (план) сложного документа

2.1.Определить заголовок документа (на примере выполненных работ по данному практикуму -- «Отчет о лабораторном практикуме» ):

a) Разработать структуру отчета, для чего разбить текст отчета на поддокументы (разделы, главы и параграфы), дать им заголовки.

b) Например:

Подготовка текстовых документов

Применение основных элементов текстового редактора

Приглашение на презентацию фирмы

Организация информации в текстовых документах

Тексты для упражнений

Отчет о расходах личных средств

Дизайн текстовых документов

Отчет о самостоятельной работе

Приглашение на презентацию

Организация информации в текстовых документах

Организация таблиц

Расписание занятий

Применение бланков и многоадресных документов

Метод слияния данных

Организация форм текстовых документов

Список литературы

Алфавитный указатель

Оглавление

b) С помощью меню Пуск вызвать текстовую систему MS Word.

c) Сохранить новый документ в личной папке под именем 5_1_ФИО.

d) Вид ®, Группа Режим просмотра документа ®, Структура (или кнопка - режим) ®, Структура (внизу справа под рабочим окном). ®, Лента ®, Структура ®, набор инструментальных средств для работы с поддокументами.

e) Ввести первый заголовок ®, Enter (Ввод) ®, Стиль текста ®, Заголовок 1. Проследить за выполнением этого условия, для чего на вкладке Главная ®, Группа Стили ®, меню группы (нажать на стрелку в правом нижнем углу строки Стили).

f) Ввести второй заголовок и снизить его уровень, Tab. ®, Символ рядом с заголовком изменит свое начертание на +. ®, В окне стилей ®, Заголовок 2. Обратить внимание, что как понижение, так и повышение уровня можно производить его выбором в окне уровня вкладки Структура. Изменение уровня будет также отражаться в списке стилей.

g) Записать текст всей структуры документа, используя указанные средства.

h) Провести нумерацию заголовков, в режиме просмотра структуры, выбрать уровень, для которого необходимо провести нумерацию: (Главная ® Группа Абзац ® Многоуровневый список ®, способ нумерации ® ОК). Для повышения или понижения нумерации уровня необходимо; Разметка страницы ® Группа Абзац ® Увеличить отступ или Уменьшить отступ соответственно.

Дата добавления: 2015-10-23