Подсознание» сигнальной области

Следующий шаг после выделения центра внимания и сигнальной области — организовать «места хаоса» для

документов. Я называю их входящим и исходящим нако­пителями. Во входящий накопитель документы поступают в течение дня, с ними ведется активная работа. Отработанные документы отправляются в исходящий накопитель. Благо­даря исходящему накопителю при завершении работы с до­кументом вам не обязательно вдумываться, в какую темати­ческую папку его отправить. Достаточно один раз вечером взять все документы в исходящем накопителе и разбросать их по нужным папкам. Конечно, если какой-то документ вам легко сразу отправить в тематическую папку, минуя исходя­щий накопитель, никто не мешает вам это сделать.

Рядом с исходящим накопителем желательно разместить лотки или просто пачки (есди площадь стола позволяет), в которые документы раскладываются вечером из исходя­щего накопителя. В этих лотках рекомендую выделить две группы: контрольную и контекстную.

Контрольная группа лотков устроена по тому же принци­пу, что и контрольные папки в электронной почте: «кон­троль ежедневный» и «контроль еженедельный». Эти два лотка просматриваются с соответствующей периодичностью, в них лежат документы, связанные с делами, требующими активного контроля. Возможен также третий лоток, «конт­роль ежемесячный».

Контекстная группа структурирует документы по про­ектам, людям и любым другим «кайросам». Например, на моем рабочем столе в домашнем кабинете есть «кайросовая» пачка «Документы, которые нужно отдать в офис»; когда я отправляюсь в офис или когда ко мне домой приходит курьер из офиса, я обращаюсь к этой пачке.

Контекстный и контрольный принципы могут быть совмещены. На­пример, три основных лотка на рабочем столе Александра Селюти-на, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС», пос­ле проекта ТМ-консультирования оказались организованы следую­щим образом: 1. Документы по департаменту - лоток просматрива-тся раз в день. 2. Документы по большому проекту - просматрива­ются раз в неделю. 3. Документы по реформе электроэнергетики и другие тематические источники для ознакомления - просматрива­ются раз в месяц.

контекстные лотки для документов

центр внимания-монитор

контрольные лотки для документов

исходящий накопитель документов

входящий

накопитель

документов

Я изобразил расположение лотков или групп докумен­тов таким образом, что движение в течение дня происходит справа налево, и затем — из исходящего накопителя «вдаль», в тематические папки. Мне такое расположение представ­ляется более удобным, т.к. в течение дня идет работа в ос­новном с входящим накопителем, и с этими документами удобнее работать правой рукой; а левая остается для телефо­на и технических средств. Но возможна и обратная логика, при которой входящий накопитель находится слева — такая логика будет ближе к нашему привычному движению слева направо при чтении, письме и т.п.

Наконец, над рабочим столом или рядом с ним на стене, боковой стенке шкафа и т.п. можно разместить доску пла­нирования со стикерами, разделенными на группы по «кай-росам», контекстам (люди, места, проекты); там же может находиться справочная информация (например, телефоны сотрудников), элементы долгосрочного планирования (на­пример, график ключевого проекта) и обзорные таблицы регулярных дел. Дополнительная «доска» (это может быть лист ватмана, пробковая доска или просто участок стены)

может выполнять мотивирующую функцию. Поместите на ней фотографию вашей будущей дачи или машины, вдох­новляющие высказывания и т.п. Там же могут находиться семейные фотографии и другие сигналы, помогающие на ми­нутку забыть о работе. Не рекомендую помещать их близко к центру внимания, т.к. глаз «замыливается» и перестает их замечать. А вот когда они находятся далеко от центра вни­мания, обращение к ним помогает хорошо переключиться с текущих рабочих проблем на что-то приятное.

Объединю все сказанное в наглядной схеме. Проекти­руйте ваш рабочий стол, продумывайте направление пото­ков информации. Тогда вы гарантируете себе способность справиться с любым рабочим информационным хаосом, не прилагая к этому чрезмерных усилий и не пытаясь слишком уж «разложить все по полочкам».

Мотивирующие вещи: фотографии, плакаты, картинки целей и т.п.

Доска планирования

контекстные лотки для документов

Дата добавления: 2015-10-28