Создание отчета

Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.

Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов:

1. На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Мастер отчетов.

2. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет.

3. Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.

4. Задайте требуемый порядок сортировки полей.

5. Выберите вид макета отчета.

6. Задайте имя отчета.

7. Нажмите кнопку Готово.

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера Отчетов:

1. На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Конструктор отчетов.

2. На вкладке Конструктор группа Сервис выберите команду Добавить поля.

3. Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться отчет и выберите поля, данные которых будут отображаться в отчете.

· Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

· Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

· Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.

· Область данных — печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса

· Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.

· Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.

· Примечание отчета — печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

Дата добавления: 2015-07-07