З особовими справами заявників

Інфраструктура відкритих ключів

І Н С Т Р У К Ц І Я

Про порядок обліку, зберігання та роботи

з особовими справами заявників

“ПОГОДЖЕНО” Директор ЦСК Закритого акціонерного товариства “Інфраструктура відкритих ключів” __________________/О.М. Галочкін/ «___»___________________2008 р.

1 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Дана Інструкція регламентує порядок формування, обліку, збереження та роботи с особовими справами заявників.

Дана Інструкція розроблена у відповідності до:- Закону України “Про електронний цифровий підпис”;- Правил посиленої сертифікації затверджених Наказом № 3 ДСТСЗІ СБ УКРАЇНИ із змінами внесеними Наказом №50 ДСТСЗІ СБ УКРАЇНИ від 10.05.2006 року;- Регламенту центру сертифікації ключів ЗАТ “Інфраструктура відкритих ключів”;- Посадових інструкцій. Дія цієї Інструкції поширюється на Центр сертиффікації ключів (надалі - ЦСК) та на Відокремлені пункти реєстрації заявників (надалі – ВПРЗ) Товариства.

Вимогі даної інструкції обов’язкові для виконання посадовими особами Товариства, які мають відношення до формування, обліку, зберігання особових справ Заявників та роботі з ними у відповідності до даної Інструкції.

Визначення термінів:

Підписувач – особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа;

Заявник – фізична або юридична особа, яка звертається до акредитованого центру з метою формування сертифіката (сертифікатів);

Особова справа заявника – збірка документів заявника, персональних даних підписувача (чів), договірних документів, реєстраційних заяв, копій та витягів отриманих від заявника, а також документів сформованих при реєстрації підписувачів.

2 ОБЛІК ОСОБОВИХ СПРАВ ЗАЯВНИКІВ

2.1 Формування та облік особових справ здійснюється під час обслуговування заявників.

2.2 Облік та ведення особових справ заявників здійснюється операторами реєстрації ЦСК та ВПРЗ, а у випадку відсутності таких - безпосередньо адміністратором реєстрації ЦСК та ВПРЗ.

2.3 При реєстрації заявника в системі 1С CRM автоматично обліковуються договора про надання послуг ЕЦП.

2.4 Облік особових справ заявників здійснюється в Журналі обліку особових справ заявників. Форма журналу наведена в додатку № 1. Дозволяється Журнал обліку особових справ заявників вести в електроному вигляді.

2.5 До особової справи приєднуються всі документи необхідні для реєстрації заявника та підписувачів, які передбачені чинним законодавством та внутрішніми нормативними актами Товариства, а також документи стасовно обслуговування сертифікатів відкритих ключів, переукладення та розірвання договору.

2.6 Форма та зміст титульного аркуша особової справи наведена в додатку № 2.

2.7 Найменування заявника та реєстраційний номер справи зазначається на титульному аркуші, який стає невід’ємною частиною особової справи заявника.

2.8 Титульний аркуш особової справи підписується оператором реєстрації (або адміністратором реєстрації), який безпосередньо здійснювал облік особової справи в Журналі.

2.9 Всі документи, які знаходяться в особової справі заявника, повінні бути внесени до внутрішнього опису справи.

2.10 Якшо протягом 3-х місяців після закінчення дії договору про надання послуг ЕЦП Заявник не виявів наміру переукласти договір – особова справа зявника повінна бути закрита, про що здійснюються відмітки в Журналі обліку особових справ, та на тітульному аркуші справи.

2.10.1 В цьому випадку внутришній опис справи закривається. Робиться запис «В даний опис внесено _______ документів на _________ аркушах». Запис завіряється пидпісом відповідальної особи.

2.10.2 Закрита особова справа прощивається и опечатувається, всі аркуши нумеруються. На звороті останього аркуша робиться відмітка «В справі пронумеровано, прошито и опечатано печаткою «Для пакетів» _________ аркушів». Запис завіряється пидпісом відповідальної особи.

3 ЗБЕРІГАННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ ЗАЯВНИКІВ

3.1 Сформовані особові справи заявників зберігаються у шафах у спеціально обладнаних приміщеннях, які унеможливлюють доступ та ознайомлення з ними сторонніх осіб. В цьму випадку дозволяється використовувати шафи не обладнані засобами для їх опечатування та замками.

3.2 Місце зберігання особових справ заявників в ЦСК – робоче приміщення, яке постийно знаходиться під охороною. Доступ в робоче приміщення ЦСК сторонніх осіб заборонений. В робочому приміщенні ЦСК постійно знаходяться адміністратори реєстрации (цілодобово сімь днів на тиждень).

3.3 В ВПРЗ приміщення, що обладнані для зберігання особових справ, повинні закриватись на ключ та опечатуватись уповноваженою особою.

3.4 Якщо в ВПРЗ немає додаткових приміщень, дозволяється зберігати особові справи в основному приміщенні в шафах (сейфах, тощо). В цьому випадку шафи повінні бути обов’язково обладнані засобами для їх опечатування та замками.

3.5 Ключі від приміщень та від шаф (сейфів, тощо…), де зберігаються особові справи заявників, знаходяться у відповідальних за збереження особових справ, а у неробочий час та у вихідні і святкові дні зберігаються в тубусі, який опечатується особистою печаткою відповідального за збереження особових справ і знаходиться в сейфі ВПРЗ.

3.6 Інші примірники ключів опечатуються в конверті та вважаються резервними. Резервні ключі від місць зберігання особових справ заявників повинні постійно зберігатися у сейфі ВПРЗ.

3.7 Порядок доступу до робочих приміщень та порядок зберігання основних та резервних ключів в ЦСК наведений в «Інструкція про порядок забезпечення режиму безпеки в ЦСК»

3.8 Виносити основний та резервні ключі з території ВПРЗ або робити з них копії забороняється.

3.9 Відповідальність за збереження особових справ заявників в ЦСК та ВПРЗ покладається на операторів реєстрації.

4 ДОСТУП ДО ОСОБОВИХ СПРАВ ЗАЯВНИКІВ ТА ЇХ ВИКОРИСТАННЯ

4.1 Право доступу до особових справ заявників, які зберігаються в ВПРЗ мають:

- адміністратор реєстрації ВПРЗ;

- оператор реєстрації ВПРЗ;

- керівник ВПРЗ;

- адміністратор безпеки;

- заступник директора ЦСК;

- директор ЦСК;

- Генеральний директор.

4.2 Право доступу до особових справ заявників, які зберігаються в ЦСК мають:

- оператор реєстрації ЦСК;

- адміністратор реєстрації ЦСК;

- адміністратор безпеки;

- заступник директора ЦСК;

- директор ЦСК;

- Генеральний директор.

4.3 При ознайомлені чи роботі з особовими справами заявників не допускається виносити особову справу за межі ВПРЗ (ЦСК).

4.4 Ознайомлення з особовими справами заявників осіб, не передбачених пунктами 4.1 та 4.2 даної Інструкції суворо заборонено. В виключних випадках - за письмовим дозволом Генерального директора Товариства.

4.5 Письмовий дозвіл Генерального директора Товарситва на ознайомлення з особовою справою реєструється во внутрішньому опису та додається до справи.

4.6 При роботі з особовимі справами категорично забороняється вилучення будь-яких документів або їх копіювання.

4.7 Тимчасове вилучення документів з особової справи, що не закінчена, дозволяється на підставі письмового дозволу директора (заступника директора) ЦСК, керівника ВПРЗ. При цьому замість вилученого документу в справу додається аркуш-вилучення, в якому вказується: кто, коли, в зв’язку з чім и на якій термін вилучів документ; найменування документу та номер особової справи; кількість аркушів в документі; підпис керівника, що дозволив вилучення; підпис співробітника відповідального за облік та збереження особових справ; підпис співробітника, що отримав документ.

Контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції в ЦСК покладається на адміністратора безпеки та директора, а в ВПРЗ – на посадову особу, відповідальну за дотримання захисту конфіденційної інформації в ВПРЗ та на керівника.

З УМОВАМИ ІНСТРУКЦІЇ ОЗНАЙОМЛЕНИЙ(НА),

ЗАПЕРЕЧЕНЬ, ЗАУВАЖЕНЬ ЩОДО ЗМІСТУ ТА ФОРМИ НЕМАЄ:

---

Дата добавления: 2015-07-08