Как выработать собственные навыки администрирования

Я уже перечислил несколько принципов организации информационного потока в пределах вашего рабочего стола. В то же время я не рекомендую слепо копировать мои методы. К ним стоит обращаться лишь в том случае, если они соответствуют конкретным организационным потребностям или имеют шанс стать хорошей отправной точкой для создания ваших собственных методик. Как сортировать бумаги по папкам, вы, вероятно, знаете, так что на этом я останавливаться не буду. Вполне возможно, что вы уже пользуетесь одним из многочисленных представленных на рынке продуктов управления проектами. Если он отвечает вашим потребностям – замечательно. С другой стороны, довольно часто недостаток гибкости применяемых инструментальных средств принуждает руководителей адаптироваться к процессам, которые не слишком согласуются с их повседневной деятельностью. По моим наблюдениям, гибкость инструментов, которые применяются для систематизации информации, вносит существенный вклад в достижение успеха. Очевидно, что возможность создания собственного программного продукта предоставляет вам максимальную гибкость по части решения организационных вопросов. Вашей задачей в этом контексте должна стать корректировка своей организационной деятельности, направленная на точное соответствие конкретным функциональным обязанностям. От этого во многом зависит способность достижения качественных результатов, причем со временем, по мере изменения условий, организационные методы нужно регулярно пересматривать.

Не следует питать иллюзий – комплексный проект с многочисленными взаимозависимостями нельзя вести исключительно средствами простых программных продуктов вроде того, что я описал в предыдущем разделе. Решение о том, подходит ли тот или иной продукт для конкретного проекта, всецело зависит от вас. Более того, вы должны сами себя оценивать по части ведения всех организационных вопросов в своем отделе. Слово «администрирование» (administration) происходит от словосочетания «добавочное министерство» (added ministry); в некотором смысле, администрирование по отношению к основным задачам не является приоритетной областью вашей деятельности. Вопрос в том, сколько сил и энергии вы затрачиваете на улаживание организационных вопросов. Необходимо всегда иметь в виду, что в процесс вашей повседневной деятельности постоянно будут вмешиваться разного рода проблемы, которые придется решать дополнительно к выполнению ваших непосредственных функций. Повышая уровень своей личностной организации, вы фактически сокращаете сроки исполнения своих первоочередных заданий.

«Непосредственные функции» – выражение весьма двусмысленное. Администрирование – это полноценная область деятельности, и заниматься ею необходимо. В то же время программисты-менеджеры воспринимают административные функции в штыки. Здесь можно провести параллель с кодированием и комментированием. Код без комментариев трудно читать. Аналогичным образом руководство без администрирования становится неорганизованным и даже (иногда) неверным по своей сути. В этой книге я исхожу из того, что вы обязаны вести сотрудников своего отдела к намеченным целям. При этом ключевую роль как в чисто внешнем, так и в фактическом аспекте лидерства играет эффективная и стройная система администрирования.

Ключевую роль как в чисто внешнем, так и в фактическом аспекте лидерства играет эффективная и стройная система администрирования.

Дирижер и оркестр – еще одна подходящая аналогия. Музыкальные произведения исполняются оркестрантами, однако не будь дирижера, любая симфония превратилась бы в какофонию. Если вам доводилось наблюдать за тем, как оркестранты перед выступлением настраивают свои инструменты, вы понимаете, что такое какофония. Администратор действительно имеет много общего с дирижером. Поэтому вы должны стремиться к тому, чтобы стать почтенным маэстро. Учтите также, что в своей деятельности дирижер исходит из отличительных особенностей оркестра, которым дирижирует. Если в вашем подчинении опытные и профессиональные сотрудники, административным вопросам не понадобится уделять много времени. Если же вам приходится руководить новичками, то вы вряд ли обойдетесь без формальной организационной структуры.

Дата добавления: 2015-07-10