Документальное оформление операций по ведению и учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. Правильное оформление и умение проверить первичные документы – основа квалифицированной работы бухгалтера. Порядок работы бухгалтера с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105. Первичный документ составляется, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания на бланке типовой формы.

Все хозяйственные операции по учету расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги оформляются соответствующими расчетными документами и договорами.

Основным первичным документом для взаимодействия с поставщиками и подрядчиками в обществе является договор. Договор может быть нескольких видов:

- договор купли-продажи (при покупке товарно-материальных ценностей, товаров);

- договор поставки (при поставке оборудования и др.);

- договор аренды (при аренде помещений);

- договор обслуживания (при оказании услуг электроэнергия, и др.);

- договор подряда (при проведении работ подрядным способом).

Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам, приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки), выявление излишка при приемке товарно-материальных ценностей.

В расчетных документах (счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.) поставщики и подрядчики отдельной строкой выделяют сумму налога на добавленную стоимость.

Кредиторская задолженность погашается при получении от банка подтверждения о перечислении средств поставщикам и заказчикам в виде выписок из расчетного и других счетов вместе с приложенными банковскими расчетными документами, а также при зачете полученного аванса и взаимных требований. Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, осуществляется по результатам проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.

После акцепта счета при приемке поступивших ценностей на склад может

обнаруживаться недостача сверх норм естественной убыли. При проверке

акцептованного счета поставщика (подрядчика) могут выявиться несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки. В этих случаях оформляются документы по претензиям и акт о приемке материалов.

Покупатели и продавцы оформляют счета – фактуры, ведут журналы учета полученных и выставленных счетов – фактур, книгу покупок и книгу продаж по формам согласно приложениям. Покупатели ведут учет счетов – фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов – фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке. Журналы учета полученных и выставленных счетов – фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов – фактур, выставленных

продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Счета – фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Покупатели, перечисляющие денежные средства продавцу в виде авансовых платежей или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), счета – фактуры по этим средствам в книге покупок не регистрируют. Книга покупок должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи.

Продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов – фактур, составляемых продавцом при совершении операций, которые облагаются налогом на добавленную стоимость. Регистрация счетов – фактур в книге продаж осуществляется в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.

Ведение книги покупок и книги продаж производится с использованием компьютера.

В этом случае по истечении отчетного периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом, книга покупок и книга продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Расчеты с поставщиками и покупателями осуществляются, как правило, безналичным путем, и средства со счетов предприятия списываются по распоряжению владельца счета. При этом допускаются расчеты платежными требованиями, платежными поручениями, чеками, аккредитивами. Форма расчетов плательщиком и получателем средств определяется договором или соглашением.Существуют поставки, по которым материальные ценности поступили без расчетных документов, такие поставки называют неотфактурованными. Поскольку основанием для оплаты ценностей являются расчетные документы, неотфактурованные поставки оплате не подлежат, по ним начисляется кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками. При поступлении товарно-материальных ценностей безрасчетных документов поставщиков материально – ответственное лицо проверяет, не числятся ли данные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со склада поставщиков, а также в составе дебиторской задолженности.

После проверки поступившие ценности должны быть оприходованы и оформлены соответствующими документами.

В обеспечение задолженности за полученные товарно-материальные ценности (принятые работы, оказанные услуги) выдает поставщику или подрядчику вексель с согласованным сроком платежа. При такой оплате поступающих активов могут использоваться простые и переводные векселя.

Простой вексель содержит:

- наименование "вексель", включенное в самый текст и выраженное на том языке,

на котором этот документ составлен;

- простое и ничем не обусловленное обещание уплатить определенную сумму;

- указание срока платежа;

- указание места, в котором должен быть совершен платеж;

- наименование того, кому или приказу кого платеж должен быть совершен;

- указание даты и места составления векселя;

- подпись того, кто выдает документ (векселедателя).

Дата добавления: 2015-10-24