Рекомендації щодо оформлення наказів

Дата наказу. Її оформляють цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака № і порядкового номера наказу, наприклад: 17.10.2013 № 37; 15 листопада 2013 р. № 45.

Слід звернути увагу, що накази нумерують у порядку їх видання у межах календарного року.

Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) можуть мати окрему порядкову нумерацію.

З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань (особового складу) дозволяється застосовувати літерний індекс.

Система індексів розробляється з урахуванням специфіки реєстрації інформування наказів у даному навчальному закладі.

Зміст наказу коротко викладають у заголовку, який починають з прийменника «про» і продовжують віддієслівним іменником («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...», «Про внесення змін...») або іменником, що вказує на предмет («Про підсумки...», «Про заходи...»). Ставити крапку в кінці заголовка непотрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Підставами для видання наказу можуть бути:

· необхідність виконання прийнятих нормативно-правових актів, інших рішень вищих органів та раніше ухвалених рішень навчального закладу;

· необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями та завданнями навчального закладу.

Тексти наказів з основної діяльності закладу та з адміністративно-господарських питань складаються з двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів «на виконання», «з метою» тощо.

Якщо наказ видають на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначають назву виду цього документа, його автора, дату, номер та заголовок.

Слід звернути увагу, що крапку в кінці констатуючої частини не ставлять.

Розпорядча частина несе основне навантаження в наказі, її викладають у наказовій формі від першої особи однини.

Розпорядча частина розпочинається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега. Далі ставлять двокрапку і з нового рядка та з абзацу подають текст розпорядчої частини.

Розпорядчу частину поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами.

Форма викладу розпорядчої частини залежить від характеру рішень керівника. Якщо наведені в наказі рішення мають загальний, організаційний характер, їх починають з дієслова у формі інфінітиву, а виконавця не зазначають, наприклад:

· Визнати таким, що втратив чинність, наказ від 15 липня 2013 р. № 123…

· Затвердити Положення про експертну комісію…

· Провести вивчення стану готовності навчального закладу до осінньо-зимового періоду в період з 12 по 16 жовтня 2013 р.

Якщо рішення керівника є конкретними завданнями, на початку відповідних пунктів розпорядчої частини зазначають виконавців. Назви або прізвища виконавців подають у давальному відмінку, наприклад:

· Іваненко З.П., сестрі медичній, оформити стенд «Готуємося до літнього періоду», до 25.05. 2013;

· Петренку О. Г., керівнику гуртка, організувати виставку малюнків до Свята осені, до 15.10 2013.

Обов’язково вказують зміст завдання та строк його виконання.

Отже, у кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (конкретні посадові/службові особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання (КОМУ, ЩО і КОЛИ).

Виконавці можуть бути названі також узагальнено.

Строк виконаннязавдання можна зазначати по-різному:

· як дату завершення виконання — наприклад, до 22.11.2013;

· як період — наприклад, з 12 по 15 грудня 2013 р.

Найчастіше строк виконання завдання друкують у пунктах розпорядчої частини наказу. Однак, його можна наводити й окремим рядком, наприклад:

НАКАЗУЮ:

…

4. Завідувачам дошкільних навчальних закладів ужити заходів із забезпечення навчальних закладів якісною питною водою.

Строк — 14.11.2013.

Допускається вказувати спільний для всіх пунктів строк виконання. Утім, як правило, строк виконання встановлюють для кожного завдання окремо.

Слід звернути увагу, що форми «впродовж тижня», «у 10-денний строк», «впродовж місяця» небажані. Адже, хоча й зрозуміло, що строк виконання того чи того завдання відраховуватиметься з дати підписання наказу керівником, точне визначення дати завершення цього строку щоразу викликатиме складнощі.

У наказах необхідно зазначати реальні строки виконання завдань, які відповідають обсягу передбачуваних робіт. При цьому слід враховувати і час доведення інформації про завдання до виконавців.

Важливо зазначити, що у наказах не застосовують написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Чому? Виконання цих завдань не можна проконтролювати.

Керівники дошкільних навчальних закладів також мають пам’ятати, що до наказів не може включатися пункт «Наказ довести до відома…»

Після основних пунктів наказу вміщується перелік документів, що втратили чинність або будуть змінюватися після видання цього наказу, наприклад: «Вважати таким, що втратив чинність, наказ директора НВК від 10.06.20012 № 12 «Про затвердження Положення про преміювання працівників».

В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають посаду та прізвище особи, яка відповідатиме за виконання наказу в цілому. Зазвичай загальний контроль за виконанням наказу покладають на одного із заступників керівника навчального закладу чи керівник залишає за собою контроль.

Накази керівник навчального закладу підписує особисто. В разі його відсутності це покладається на особу, яка виконує обов’язки керівника. Підпис у такому разі оформляється так:

«Виконуючий обов’язки директора Герасименко Л. Р. Герасименко» або «В. о. директора Орел М. О. Орел»

Свідченням того, що працівник ознайомився з наказом та бере до відома його положення, є особистий підпис працівника, біля якого наведено дату ознайомлення. Особистий підпис потрібно розшифрувати — вказати поряд із ним ініціали та прізвище.

Запис про ознайомлення працівника з наказом повинен мати такий склад:

· слова «З наказом ознайомлений (ознайомлена)»;

· особистий підпис працівника;

· розшифрування особистого підпису — ініціали, прізвище;

· дата ознайомлення.

Наприклад:

З наказом ознайомлений.

ЗаїкаМ. О. Заїка

23.06.2013.

Трапляється, що працівник не погоджується ставити підпис про ознайомлення з наказом. У цьому разі необхідно скласти акт про відмову від проставляння підпису про ознайомлення з наказом. У зазначеному акті вказують, що працівник у присутності посадових осіб (перелічують їх посади, прізвища та ініціали) ознайомився з текстом наказу, але від проставляння підпису відмовився. Акт обов’язково має містити дату, коли працівник отримав наказ для ознайомлення. Акт підписують особи, які були присутні під час ознайомлення працівника з наказом. Таких осіб має бути не менше трьох.

Після прийняття на роботу нового працівника обов’язково слід ознайомити з локальними нормативними актами й наказами керівника навчального закладу, якими він повинен послуговуватися у своїй діяльності. Відповідно до правил діловодства ознайомлення працівників з наказами керівництва фіксують, як правило, на аркушах ознайомлення. Якщо цю вимогу виконано і до наказів оформлено аркуші ознайомлення, після останнього запису на кожному такому аркуші зазначають прізвище й ініціали (за необхідності — назву посади) нового працівника, після чого він проставляє свій підпис і вказує фактичну дату ознайомлення з документом.

Якщо ж аркуш ознайомлення до того чи того наказу не оформлено, а відмітки про ознайомлення проставлено безпосередньо на наказі, то факт ознайомлення нового працівника з наказом, як виняток, можна зафіксувати на наказі. Але за умови, що наказ не належить до категорії документів, які передаватимуться до архіву. Адже вносити будь-які відмітки до таких документів, у т. ч. про ознайомлення новоприйнятих працівників, не допускається. Зазначене обмеження поширюється найперше на накази з основної діяльності, які мають строк зберігання «постійно» або «до ліквідації організації», а також накази з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Зміни, що вносять до наказу

Зміни, що вносять до наказу, оформляють окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу…» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносять зміни.

Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

1. Внести зміни до наказу.

Далі окремими підпунктами формулюють зміни до розпорядчого документа, наприклад:

1) пункт 2 викласти в такій редакції: …;

2) пункт 3 виключити;

3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …

Дата добавления: 2015-10-02