Заголовок

Лекція № 11

Тема: «Археографічне оформлення документів»

Археографічне оформлення документів висвітлює особливості археографічного оформлення військових документів, картографічних матеріалів, науково-технічних (текстових) кінофотофонокументов та іншомовних документів додані також параграфи про зазначення різновидів документів XVI XVIII ст. і визначенні жанрів оригінальних матеріалів періодичної преси.

Заголовок

Склад заголовка. Текст кожного документа при виданні забезпечується редакційним заголовком який містить загальну характеристику документа.

У заголовку вказуються: порядковий номер документа різновид, автор, адресат, короткий зміст, дата документа, діловодний номер, якщо він зазначений в документі, місце написання.

У виданнях наукового типу заголовки, як правило, повинні включати всі вище вказані елементи. Відсутні в документі елементи заголовка встановлюються apxeoграфіческім шляхом джерелознавчого аналізу документів і залучення додаткових джерел і полягають в квадратні дужки. Обгрунтування встановлених археографом елементів заголовка наводиться в текстуальних примітках із зазначенням джерел інформації. Невстановлені елементи заголовка також обумовлюються в текстуальних примітках.

У науково-популярних і навчальних виданнях, а також у періодичній пресі до документів можуть складатися заголовки типу газетних, що відображають в короткій і виразної формі тільки зміст документа. У таких випадках необхідні елементи заголовка наводяться в підзаголовку або примітці.

Складання заголовків газетного типу до офіційних документів (декларацій, законодавчим актам, постановам, наказам, зверненнями та т. п.) недоцільно.

Склад заголовка до військових документів повинен включати всі обов'язкові елементи і деякі специфічні: час (години і хвилини), масштаб і рік видання карти, ступінь секретності і терміновості. Відтворюється також діловодний номер документа, відповіддю на який є публікується документ (заголовок і зміст його наводяться відповідно в примітці по тексту або змістом).

Склад заголовка до графічних матеріалів. У заголовках до графічних матеріалів вказується їх різновид (креслення, схема, план, діаграма і т. п.) назву предмета (об'єкта), автор і дата створення документа. Відомості про автора графічного документа беруться з кутового штампу креслення.

Заголовок до текстових науково-технічним документам складається відповідно до загальних правил. При публікації наукової спадщини вчених зберігається авторський заголовок, який є в рукописи або друкарському примірнику, якщо матеріал публікувався раніше.

Склад заголовка картографічного документа. Картографічний документ при виданні забезпечується редакційним заголовком, різним для рукописних і друкованих документів. З огляду на те, що заголовки рукописних карт бувають довгими, архаїчними, або взагалі відсутні, їх складає археограф.

Заголовок повинен включати такі відомості: різновид картографічного документа (креслення, план, карта, атлас), географічну прив'язку (територія), тематику, відомості про автора, дату. Для друкованих документів повністю передається власний заголовок карти.

Для іншомовних карт повністю наводиться заголовок на мові оригіналу з наступним перекладом на російську мову, що поміщаються в дужках.

Відомості про автора: для рукописних карт автором є укладач; для друкованих карт додатково наводяться відомості про видавництво (видавця).

Дата документа: для рукописних документів наводиться дата складання; для друкованих - складання та видання.

Скорочений заголовок. В залежності від виду видання і характеру публікованих документів складу заголовка може бути скорочений за рахунок винесення спільних елементів заголовка в археографічну частину передмови, в назву видання, його розділів або в груповий заголовок. При виданні документів одного різновиду в заголовку опускається вказівку на різновид документа. У виданні листів та креслень однієї особи в заголовках опускаються позначення різновиду і автора, а у виданні листів різних осіб до одного адресата в заголовках опускаються позначення різновиду і адресата.

Груповий заголовок. Якщо при систематизації матеріалів у виданні виділяються окремі групи документів, пов'язані між собою по якому або ознакою, то до них складається загальний заголовок. Відокремлення тематичних груп документів проводиться найчастіше в науково-популярних і навчальних виданнях

У груповій заголовок виносяться всі загальні елементи заголовків документів даної групи, вказуються їх крайні дати, а перед заголовком - крайні номери документів. До складу заголовка кожного документа групи входять тільки ті елементи, які не увійшли до групового заголовок, і вказується дата кожного документа.

Групповой заголовок графических документов. Если несколько графических документов относятся к одному объекту, то к ним составляется общий заголовок. В групповом заголовке вначале указываются название объекта, дата разработки, автор, виды графических документов.

Власний заголовок документа може бути повністю або частково використаний в редакційному заголовку. Власний заголовок декретів, постанов, статутів, положень, регламентів, інструкцій, тез і т.п. документів, а також відозв, звернень, листівок та авторських творів обов'язково наводиться в редакційному заголовку, незалежно від відтворення його в тексті документa. Необхідні пояснення до них (дата затвердження, відомості про правовий документ, яким оголошується або вводиться публікується документ, місце оголошення та ін) наводяться в текстуальних примітках.

Заголовок до іншомовного документу складається мовою археографічного оформлення збірки і поміщається перед іншомовним текстом або перед перекладом, якщо документ публікується тільки в перекладі.

Заголовок документа, включеного до складу іншого документа. Якщо публікується документ, цілком включений, до складу іншого документа, заголовок складається до опублікованим документом, а назва документа, в складі якого він перебуває, наводиться в підрядковим примітці. Знак виноски ставиться до заголовка. Відточив не ставляться ні на початку, ні в кінці тексту документа.

При часто зустрічається в військової документації практиці оголошення одного документа іншим, у разі відсутності оригіналу, текст оголошеного документа може служити джерелом для опублікування документа. При цьому оголошений документ публікується як самостійний із власним заголовком, зі вказівкою в текстуальних примітках, що він оголошений іншим документом.

Різновид документа встановлюється виходячи з його форми і змісту відповідно до науково-історичної класифікацією документів. Якщо документ названий автором неточно або неправильно, робота археографа по встановленню різновиди документа у виданні наукового типу відображається в коментарях.

При виданні творчих матеріалів обов'язково вказується авторське визначення різновиди документа.

При встановленні різновиди документа слід враховувати, що в перші роки Радянської влади часто аналогічні документи називалися по-різному: наказ - постанову, звіт - доповідь - нарис, донесення - повідомлення, зведення - огляд і т. п. При встановленні різновиди документів необхідно користуватися «Коротким словником видів різновидів документів»(М., 1974).

Вказівка ​​різновиди документів XVI-XVIII ст. Для позначення різновиду документів XVI-XVIII ст. в заголовку вживається його власну назву, якщо воно має усталений загальновживаний характер, вірно відображає зміст документа і відповідає сучасній науково-історичної класифікації документів. Якщо сама назва документа відрізняється від загальноприйнятого, то воно ставиться у заголовку після зазначення виду документа в круглих дужках і лапках. Якщо документ має декілька самоназв, то самоназва відповідне загальноприйнятій, ставиться без лапок:

Порядна («запис»)

Заставна («кабала»)

Не допускається модернізація назв і самоназв документів.

Для XVII в: «чолобитною», а не «прохання», «наказ», а не «інструкція» і т д.

Для XVIII ст.: «Донощеніе», а не «донесення», «репорт», а не «рапорт».

Вказівка ​​різновиди військових документів. Різновид військових документів визначається відповідно до статутних документів, наказами по військовому і морському відомствам і сформованою практикою військового діловодства відповідного періоду.

Вказівка ​​різновиди документів, переданих по комунікаційних засобів. При публікації запису тексту документів, переданих по телеграфу, телетайпу, телефону або радіо, в заголовку вказується різновид документа, наприклад, наказ, розпорядження, донесення, оперативні зведення, вітання, незалежно від способу передачі тексту документа. Вказівка ​​на спосіб передачі тексту документа обмовляється в легенді.

Вказівка ​​різновиди документів, опублікованих у вигляді листівок. При публікації документів, поширених у вигляді листівок, в заголовку вказується різновид документа: наказ, відозву, звернення і т.п.

При публікації записи бесід на магнітофонного стрічці спосіб відтворення вказується в легенді.

Вказівка ​​різновиди документів, опублікованих в періодичній печаті.Разновідность документів, опублікованих у періодичних виданнях, вказується в заголовку відповідно до загальних вимог.

Визначення жанрів власних матеріалів періодичної преси. Різновид власних матеріалів періодичної преси (передових, редакційних і авторських статей, нарисів, кореспонденції, інформації і т. п.) зазначається відповідно до класифікації газетних жанрів (див.: Газетні жанри. - 2-е изд. - М., 1976).

Вказівка ​​різновиди мовний документа. При встановленні різновиди іншомовного документа слід мати на увазі, що іноземні діловодні терміни не завжди відповідають російською. Наприклад, термін "щоденник" в болгарських документах відповідає російському "протокол"; термін "депеша" (букв. "термінове послання") стосовно до повідомлень міністра закордонних справ Росії посланцям і консулам м кордоном, в англійській дипломатичної термінології XVIII - поч. XIX ст. позначається словом "instruction" і т. д.

При публікації іншомовних документів вказівку різновиди документів дається відповідно до діловодної термінологією, прийнятою в країні, де складено документ.

Автор і адресат документа. Автором і адресатом документа може бути як окрема особа або група осіб, так і одне або група установ, підприємств та організацій або структурна частина установи, організації, підприємства.

Неможливість встановити автора або адресата обмовляється в текстуальних примітках.

Автор і адресат військових документів. При публікації військової документації в бойових документах, що направляються старшим начальником одному або кільком підлеглим, позначення автора документа зберігається повністю, при цьому в заголовках документів періоду громадянської і початку Великої Вітчизняної воєн, коли діяв принцип колегіального управління в об'єднаннях і з'єднаннях, застосовується позначення колегіального автора - командування фронту (армії, флоту).

При позначенні в заголовку автора або адресата військових документів вказуються повні або загальноприйняті скорочені найменування установ, організацій, з'єднань, частин, а також посаду, звання, ініціали та прізвище особи, від якої виходить або якому адресується документ.

Позначення установ та їх структурних частин. У заголовку наводиться офіційне (повне або скорочене) найменування установи, організації, підприємства із зазначенням при необхідності його підпорядкованості.

У разі повторення повна офіційна назва може зазначатися тільки при першій згадці з приведенням в текстуальному примітці скороченої назви, уживаного в подальшому. Застосовувані в заголовках офіційні або загальноприйняті скорочення найменувань установі розкриваються в списку скорочень.

Назви державних установ і феодальних організацій XVI-XIX вв. в заголовках до документів даються в сучасній їм формі.

Якщо відправником або адресатом документа є структурна частина установи, то питання про зазначення в заголовку найменування установи або його структурної частини вирішується в залежності від значення даної структурної частини, від характеру документа і конкретних завдань видання.

У наукових виданнях, як правило, і для вихідних, і для внутрішніх документів наводиться найменування структурної частини із зазначенням підвідомчості.

У науково-популярних і навчальних виданнях для внутрішніх документів в заголовку вказується структурна частина, для вихідних може вказуватися загальне найменування установи.

Позначення осіб в документах XVI-XVIII вв. У заголовках до документів раннього періоду при позначенні осіб зазначаються їх звання, посада, соціальний стан, заняття і т. д. Ім'я наводиться в сучасній часу видання формі, якщо такий переклад не становить труднощів. Зневажлива форма імені замінюється повною формою, але, якщо переклад викликає сумнів, то зневажлива форма імені наводиться в круглих дужках.

Імена іноземного походження наводяться в транскрипції, прийнятої в сучасній науковій літературі.

По батькові даються в тій формі, яку вони мають в документі, із закінченням "вич" або у формі присвійного прикметника з додатком слова "син".

Прізвища і прізвиська пишуться в заголовках повністю, повністю даються імена духовенства.

Ім'я, по батькові, прізвище і прізвисько одного і того ж особи, написані в різних документах по-різному, в заголовках даються в однаковій формі, визначеній упорядником.

Скорочення заголовка шляхом зазначення посадової чи соціального становища особи тільки при першій згадці або його зміну слід проводити в залежності від виду видання - в тематичному виданні краще не скорочувати, а у виданнях документів однієї особи можливе скорочення.

У заголовку слід вказувати посади, чини і звання згадуваних осіб, які відповідають часу складання документа.

Позначення осіб в документах нового і новітнього часу. У заголовку до документів нового і новітнього часу зазначаються прізвища та ініціали автора і адресата. Прізвища автора і адресата супроводжуються в заголовку зазначенням їх посадової чи суспільного становища. При частому повторенні в заголовках одних і тих же осіб їх посадова чи суспільне становище вказується тільки при першій згадці або її зміну.

Посади і суспільне становище осіб можуть не вказуватися в заголовках при включенні цих відомостей в розгорнутий іменний покажчик з застереженням в археографічної частини передмови.

Позначення автора колективних документів. У заголовках до документів колективного авторства (рішень, постанов, резолюцій, звернень, прохань, петицій і т. п.) як автора вказується установа, підприємство або колектив, від якого виходить документ.

У заголовках до документів XVI-XVІІІ ст. колективного авторства (чолобитна, акт, що фіксує угоду, укладений населенням всієї волості, всього села, приходу і т. д.) як автора наводиться узагальнена назва групи людей із зазначенням їх соціального стану та місця проживання, а особи, які діяли від імені всієї групи, не перераховуються.

У заголовках до військових документів звітно-інформаційного характеру, складеним на підставі первинної інформації, що надсилається з низових ланок (оперсводка, розвів зведення, політсводка, інформаційний бюлетень, зведення відомостей і т. д.) і розсилає в багато установи частини, позначаються тільки установа, штаб військового об'єднання, від якого виходить узагальнений документ. Посада та прізвище особи, яка підписала документ, а також адресат в заголовок не виносяться. При необхідності дані такого роду вказуються в текстуальному примітці. Ці особливості відзначаються в Археографічному передмові.

Позначення декількох авторів і адресатів. Якщо авторами або адресатами документа на рівних підставах є кілька установ, то всі вони вказуються в заголовку.

Якщо документ адресований ряду однорідних установ, адресати в заголовку вказуються в узагальненій формі у множині.

Якщо документ, адресований одному установі, спрямований для зведення ряду установ, в заголовку вказується тільки основний адресат, а решта адресати наводяться в примітці.

Вказівка ​​автора матеріалів періодичної преси. У заголовку до підписаних авторських матеріалів з періодичної преси зазначаються прізвища та ініціали автора (назва періодичного видання в цьому випадку наводиться тільки в легенді), до непідписаним-назва періодичного видання.

Позначення змісту військових документів. У заголовках до документів обстановка на фронті, досягнуті успіхи позначаються в узагальненій формі, з зазначенням бойового напрямки дій військ або прив'язкою їх до прилеглих великих містах або станціям.

Позначення змісту розділів змісту розділів пунктів документів, що публікуються самостійно. При публікації розділу чи пункту документа, що мають нумерацію або назва (у протоколі, звіті, доповіді та ін), вказівка ​​на витяг дається тільки в заголовку приводом "з".

При частковій публікації протоколів в заголовку вказується зміст тільки що публікується частини, а для документів інших різновидів - зміст усього документа і через тире зміст інформації, що публікується частини.

При публікації у витягу військово-оперативних, особливо звітно-інформаційних документів, багатопланових за змістом (оперативні, політичні зведення, записи розмов по прямому дроту тощо), утримання всього документа в заголовку може не вказуватися.

Датування документа. Діловодні документи датуються за датою їх підписання, телеграми - за датою відправлення (у разі відсутності дати відправлення вказується дата отримання, що обумовлюється в підрядковим примітці), колективні документи - за датою їх прийняття, документи, що вступають в силу після їх затвердження (статути, положення, інструкції тощо) - за датою їх затвердження. Авторські документи - за датою їх написання.

Якщо документ складався протягом тривалого часу, наприклад щоденник, вахтовий журнал, літературний твір, іноді лист або повідомлення, в заголовку через тире зазначаються дати початку і кінця його складання.

При частковій публікації щоденників, журналів бойових дій, вахтових журналів і т. п. вказуються заголовку дати написання тільки публікованих частин тексту.

Датування матеріалів з періодичної преси. Власні матеріали періодичної преси, що не мають своєї датуються часом опублікування. Опубліковані в періодичній пресі документи (резолюції, постанови тощо) у разі відсутності своєї дати також датуються часом опублікування з зазначенням в текстуальному примітці: "Дата опублікування".

Позначення дати і місце її вказівки. При публікації документів раннього періоду дата, як правило, поміщається на початку заголовка, елементи дати розташовуються у зворотному порядку (рік, місяць, число) і відокремлюються від іншої частини заголовка точкою і тире.

При публікації документів нового і новітнього часу дата зазвичай розташовується під текстовою частиною заголовка з нового рядка, справа. Елементи дати наводяться в прямому порядку (число, місяць і рік).

Вказівка ​​часу написання та отримання документа. В офіційних, дипломатичних, військових, а також в неофіційних документах, коли час написання або отримання має історичне або біографічне значення, воно вказується після дати документа (для стислості цифрами) або пояснюється в текстуальних примітках.

Переклад дат на сучасне літочислення. Всі документи датуються з сучасного літочисленням. Роки ер від створення світу, хіджри та інші переводяться на сучасне літочислення. Якщо переклад дати не явний, то дата іншої ери ставиться в дужках після сучасної датування.

Якщо при перекладі вересневого, березневого або іншого початку року відсутність місяці не дозволяє точно встановити рік з сучасного літочисленням, то рік позначається двома суміжними роками через косу лінійку.

Стиль датування. Документи, складені в Росії до 1 лютого 1918 р., датуються за старим (юліанським) стилем, а документи, складені з 1 лютого 1918 р. - але новому (григоріанському) стилю.

В залежності від теми видання (з історії міжнародних відносин, переписка між кореспондентами, що живуть в Росії і поза нею і т.п.) документів може бути дана подвійна дата - за старим і в дужках (круглих або квадратних) за новим стилем або навпаки - по новому і в дужках по старому стилю. Однак слід дотримуватися правила, що перекладена дата наводиться в дужках до або після авторської в залежності від того, який стиль прийнятий в даному виданні за основу.

Встановлення дати. При відсутності дати на документі вона встановлюється археографом на підставі джерелознавчого аналізу: за змістом, шляхом пpівлеченія інших джерел, за відповідного листа, за часом отримання або відправлення, по поштовим штемпелем і т. п. При неможливості точно датувати документ дата вказується приблизно: "раніше "," не раніше "," пізніше "," н пізніше "," близько "," не раніше - не пізніше ". Обгрунтування датування наводиться, як правило, в текстуальному примітці, іноді в примітках за змістом, із зазначенням пошукових даних документів, використаних для встановлення дати.

При встановленні дати документа на основі його змісту в примітці необхідно вказати, що конкретно в Зміст послужило приводом для її обгрунтування.

Місце написання документа. Місце написання документа, як правило, вказується під заголовком. У неофіційних документах воно наводиться в заголовку незалежно від зазначення його в тексті документа.

Якщо позначення автора містить вказівку на місце його постійного перебування (наприклад, петербурзький губернатор, Моссовет і т.п.), то місце написання в заголовку може не наводитися: зазначається воно обов'язково тільки в разі знаходження автора не в місці його постійного перебування.

Якщо місце написання в документі відсутня, то при необхідності воно встановлюється археографом і дається в квадратних дужках, а обгрунтування приводиться в підрядковим примітці.

Діловодний номер документа. У виданнях наукового типу в заголовку вказується діловодний номер документа, якщо він є в документі. Обов'язково вказівку діловодного номера в пофондового публікаціях н виданнях одного різновиду.

Діловодний номер протоколів, а іноді наказів (якщо він входить до складу власного заголовка документа) вказується безпосередньо після різновиди документа Для інших документів діловодний (вихідний) номер наводиться під текстом заголовка, з лівого боку

У виданнях науково-популярного типу діловодний номер дається в тих випадках, коли це має істотне значення для розуміння змісту або датування документа

Необхідно вказівку діловодного номера в заголовках військових документів, так як в їх текстах при посиланні на який або документ вказується цей його номер. У разі відсутності його в оригіналі номер слід встановити за іншими джерелами (копіям, телеграфним стрічок журналам бойових дій)

Дата добавления: 2015-10-02