Выбор и аренда помещений

Место проведения семинара должно соответствовать имиджу его программы. Для укрепления такового проводить семинары необходимо в лучших отелях высшей категории (на этом не экономят).

Выбирая отель, подумайте о престижности и удобствах места его расположения. Некоторые слушатели рассчитывают на общественный транспорт. Поэтому лучше выбрать отель, находящийся в центре города, до которого, как правило, легче добираться. Также учитывайте фактор безопасности. В этом смысле гораздо лучше отели аэропортов. Ведь во многих городах преступность довольно высока. Забота о безопасности особенно важна, если в семинаре принимают участие много женщин. Если слушатели будут приезжать/ уезжать вечером и по одиночке, несомненно, отель, расположенный в безопасной зоне с большим количеством ресторанов, – самый подходящий.

Если вам предстоит выбирать отель в незнакомом городе, обратитесь к специальному справочнику. Сразу же отбросьте отели категории менее трех звезд. Будьте осторожны с объединениями (сетями) отелей, имеющими множество филиалов. Участники семинара запутаются в филиалах, расположенных в разных концах города, и разбредутся вместо того, чтобы собраться в конкретное время в одном зале. Для групп бизнесменов нужно выбрать самый лучший коммерческий отель в городе, чтобы им было удобнее обучаться. Присмотритесь к практике других организаторов и рекламистов семинаров. Стремитесь обязательно иметь такую информацию. Если многие используют какое-то одно помещение, это указывает на тамошнее хорошее обслуживание и удовлетворенность слушателей.

У большинства гостиничных объединений имеются торговые представительства с филиалами во многих городах. Если вы будете делать заказ через них, то сэкономите на нескольких телефонных звонках. Однако в самом отеле вам предложат лучшую цену. В большинстве отелей имеются как коммерческие отделы, так и подразделения ресторанного обслуживания. Коммерческие отделы занимаются конференциями, для участников которых требуются номера (обычно от количества заказанных мест зависит стоимость аренды зала). Если заказано достаточное количество номеров, зал для проведения семинара можно получить даже бесплатно. Что же еще предлагает гостиничный сервис?

1. Конференции с номерами для проживания и питанием.

2. Конференции с номерами для проживания.

3. Питание и обслуживание собраний.

4. Конференции без питания и проживания.

Приоритеты гостиничного бизнеса могут создать проблемы для семинара продолжительностью в один день или меньше. Некоторые отели не гарантируют зал для семинара без заказа на питание и/или проживание раньше, чем за 30 дней, 6 недель или 90 дней до начала программы. Такие будут ждать более выгодного клиента и заключат с вами сделку на семинар без заказа на проживание и питание, если только убедятся, что такового не предвидится.

Если вам нужна гарантия выполнения заказа (из-за предварительной организации и рекламы прямой рассылкой), существуют способы преодоления подобных трудностей. Постарайтесь сделать заказ там, где обычно не занимаются конференциями и собраниями. Другой способ – заказать и питание, и номера вместе с залом, а за 30 дней до начала семинара отмените заказ на еду и места.

Если программа продолжается от одного дня до нескольких часов, ее организацией обычно занимается отдел ресторанного обслуживания. Ему достаются залы, которые не смогло сдать в аренду коммерческое подразделение. Поэтому если в отделе ресторанного обслуживания вам говорят, будто свободных залов для собраний больше нет, не сдавайтесь и сделайте дополнительный запрос в коммерческом отделе. Узнайте, почему нет свободных залов. Быть может, в городе проходит большая конференция, занимающая все отели, что оставит вас и ваших слушателей вообще без места. Не допускайте подобного прокола. В коммерческом же отделе закажите номер и для себя, ибо при большом заказе его цена окажется весьма низкой.

Особая стратегия аренды помещений в отелях поможет вам достичь большой экономии. Во-первых, как мы уже отметили, обращайтесь в сам отель, а не в коммерческий отдел национального уровня. Во-вторых, для заказа звоните в отдел ресторанного обслуживания (или в коммерческий отдел). Не делайте этого письменно – это займет слишком много времени. В-третьих, просите меньше, чем вам нужно (если требуется конференц-зал для 50 человек, потребуйте 35-местный). Персоналу отеля будет неудобно запрашивать более $125 за таковой, в то время как за 50-местный они легко могут попросить $200–250. К примеру, в отделе ресторанного обслуживания вам сообщают, что свободен Голубой зал. Справьтесь о стоимости его аренды. Предположим, вам называют $125. Тогда, якобы удивленный и шокированный, вы спрашиваете: «А сколько человек этот зал вмещает?». Возможный ответ – «60». Итак, вы имеете зал для 50 человек за $125. Если бы вы попросили помещение для 50 человек, то получили бы тот же Голубой зал, но за $200. К сожалению, такой метод действует не всегда. Вдруг вам предложат Зеленый зал, с трудом вмещающий 35 человек. В таком случае скажите, что не любите тесноты, и попросите помещение попросторнее. Это и будет Голубой зал со стоимостью аренды $150, так что $50 все-таки удастся сэкономить. Стандартных расценок на аренду таких помещений нет. Стоимость варьируется в зависимости от занятости залов. Если правильно и умело провести переговоры об аренде, на ней можно выиграть значительные суммы.

По прибытии в отель как следует все проверьте. Для этого лучше приехать пораньше (хотя бы за день до начала семинара), так как отели обычно плохо их обслуживают – по принципам закона Мэрфи. Учтите, что вам все придется делать самому, и воспринимайте приготовленное персоналом отеля заранее как чудесный сюрприз. Осторожные переговоры о программе с этими людьми помогут несколько улучшить обслуживание, но полностью его не исправят.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: ПОДГОТОВКА ПОМЕЩЕНИЯ

...(Название отеля и фамилия представителя)... (дата) Сим подтверждаю наш устный заказ от... (дата)... (дата проведения)

1. Пожалуйста, объявите о семинаре следующим образом.

· «Семинар для консультантов» – ваши фамилия и имя.

· «О семинарах и курсах» – ваши фамилия и имя.

· «Информационное предпринимательство» – ваши фамилия и имя.

· «Умение добиваться субсидий» – семинар для консультантов – ваша фамилия и имя.

· «Продажа консультационных услуг» – ваши фамилия и имя.

· «Семинар по рекламе» – ваши фамилия и имя.

· «Информационный бюллетень. Семинар» – ваша фамилия и имя.

2. Подготовьте помещение для... (число участников) (...) театральный стиль, (...) школьный стиль (отметьте нужное).

3. Пожалуйста, на всякий случай подготовьте стулья дополнительно... штук в задней части помещения.

4. Если мы правильно вас поняли, использоваться будет... (название зала).

5. Пожалуйста, поставьте головной стол... (размер) на... (число) человек в передней части зала.

Также, пожалуйста, обеспечьте следующее оборудование:

Настольную кафедру.

Микрофон (уточнить: ручной, миниатюрный в виде кулона/броши или эстрадный).

Если за миниатюрный микрофон взимается дополнительная плата, пожалуйста, обеспечьте ручной.

Подвесной диаскоп для показа слайдов.

Поставьте его на головной стол. Не заказывайте стол для диаскопа. Не заказывайте ручки и ацетат. Мы признаем, что существует арендная плата за диаскоп и другое вспомогательное аудио-видеооборудование.

Доска и мел.

Киноэкран.

Дополнительные материалы______________________________

6. Пожалуйста, подготовьте помещение со входом сзади, так как некоторые участники могут прибыть после начала программы.

7. Пожалуйста, обеспечьте... (количество) регистрационных столов... (размер),... (количество) стульев и... (количество) корзин для мусора. Они должны быть расположены (уточнить местоположение).

8. Помещение должно быть подготовлено к... (время).

9. Если в помещении находится телефон, сообщите телефонистам, чтобы между... и... (время) не беспокоили звонками. В случае необходимости принесите сообщение прямо в зал.

10. Пожалуйста, поставьте пепельницы на столы только с одной стороны помещения.

11. Пожалуйста, обеспечьте питьевой водой (указать, где поставить).

12. Помещение будет свободно с... до... (указать время). Пожалуйста, используйте это время для проветривания, доставки свежей воды, чистых стаканов и пепельниц.

Дата добавления: 2015-09-04