CekyHjj на бумаге

Объем человеческого внимания не меняется, если дело касает­ся письменного изложения. Это все те же 30 секунд.

Сколько раз вы получали письма на нескольких страницах с просьбой о сотрудничестве или о пожертвовании?

Сколько раз вы их выбрасывали в мусорную корзину, даже не закончив читать первый абзац?

Чтобы эффективно выразить свою мысль в письме, нужно ис­пользовать принципы и тактику устного 30-секунднога сообщения. Знайте свою цель, читателя и правильно выбирайте подход. Нач­ните письмо с наживки, лаконично развивайте свой сюжет и за­канчивайте убедительным заключением. И еще одно правило: ук­ладывайтесь в одну страницу. Если требуются технические ком­ментарии, приложите их на отдельном листе, чтобы получатель мог прочитать их после того, как вы привлечете его внимание. Вот рекламное письмо участнику программы по подготовке управлен-

"Уважаемый Билл. Оправдал ли результат потраченные деньги?Программа подготовки только что завершенная * Нью-Йорке с Ральфом Джинсам а его людьми оказалась куда лучше и полезнее, чем я ожидал. Предлагаю всем нашим генеральным директорам принять участие в программе.

Наша цель; увеличить доходы фирмы.

Наш подход: улучшить подготовку руководящего состава.

Темы:

1. Ознакомление директоров с функциями и целями каждо­го подразделения.

2. Планирование и координация сотрудничества между от-делами.

3. Исследование новых рынков а маркетинговых приемов сби­та продукции.

Если ты еще не говорил с Ральфом Джонсом, пожалуйста, поговори. Я думаю, он тебе объяснит, что преимущества про­граммы подготовки превзошли самые смелые ожидания.

Если ты согласен, я буду очень тебе признателен. Пожалуй­ста, позвони мне.

Искренне твой".

Это достаточно подробное сообщение уместилось на одной странице. Оно удерживает внимание читателя, и его можно про­честь за 30 секунд. Вот почему важно стремиться к краткости, внятности изложения и точности композиции.

ПамятЬ

Памятка - это короткое письмо, а также способ о чем-то кому-то напомнить. Чем короче - тем лучше.

"Всем сотрудникам! Закрываемся на праздники е следующую пятницу, 72 июня. Хорошего отдыха.

Дирекция". Этой памяткой сказано все, что нужно было сказать, не правда

Есть памятки формальные и неформальные, но неплохо бы за­помнить, что деловая памятка во всех отношениях должна отве­чать требованиям 30-секундного сообщения. Вот один пример.

"30 сентября 1997г КОМУ: ______

Собрание бухгалтерии состоится: ДАТА: среда, 9 октября 1997г. ВРЕМЯ: начало 8 утра, окончание 9 утра.

ТЕМА: экономия времени и денег.

ПОДХОД: реорганизации бухгалтерии.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ: изложены в сопроводительных материалах вместе с указанием расходов на навое оборудование и его установку.

Пожалуйста, прочитайте и изучите приложения. Если есть вопросы, звените Оскару Патерсону (доб. 996), чтобы при­готовиться к собранию.

Мы ждем ваших рекомендаций по основным пунктам при­ложений а будем признательны за любые замечания.

Дата добавления: 2015-09-01