Загальні поняття ділового етикету.

Діловий етикет - це встановлений порядок поведінки у сфері бізнесу таділових контактів.

Етикет, якщо розуміти його як встановлений порядок поведінки, допомагаєуникати промахів або згладити їх доступними, загальноприйнятими способами.
Тому основну функцію або сенс етикету ділової людини, можнавизначити як формування таких правил поведінки в суспільстві, якісприяють взаєморозумінню людей в процесі спілкування.

Другою за значенням функцією етикету є функція зручності, тобтодоцільність і практичність. Починаючи з дрібниць і до самих загальних правил,етикет являє собою наближену до повсякденного життя систему.

Одне з найперших правил, що визначають сам етикет - поступати так стоїтьне тому, що так прийнято, а тому, що чи доцільно, чи зручно,або просто шанобливо по відношенню до інших і самому собі.

Етикет є одним з головних «знарядь» формування іміджу. Усучасному бізнесі особі фірми приділяється чимала роль. Ті фірми, в якихне дотримується етикет, втрачають дуже багато чого. Там, де є етикет,вища продуктивність, краще результати. Тому завжди потрібно пам'ятатиодин з найголовніших постулатів, який знають бізнесмени всього світу: хорошіманери прибуткові. Набагато приємніше працювати з тією фірмою, де дотримуєтьсяетикет. Практично у всьому світі він став нормою діяльності. Це тому,що етикет в силу своєї життєвості створює приємний психологічнийклімат, що сприяє діловим контактам.

Треба запам'ятати, що етикет допомагає нам тільки тоді, коли немаєвнутрішньої напруги, що народжується з спроби зробити за правилами етикетуте, що раніше ми ніколи не робили.

1.2. Зовнішній вигляд.

Одяг ділової людини.

Самая розповсюдження і найбільш визнана на сьогодні одягбізнесменів (костюм. Костюм - візитна картка ділової людини. Першза все, дивляться, як людина вдягнена. Перше враження надовго залишається впам'яті людей, з якими ми знайомимося. Тому нехтувати своїм зовнішнімвиглядом - непрощенна помилка.

Наприклад, акуратність і підтягнутість в одязі часто асоціюються зорганізованістю в роботі, з умінням цінувати свій і чужий час.
Розхлябаність - синонім метушливості, забудькуватості.

Правила носіння костюма:

Правило 1.

Ніколи не надягайте одночасно костюм і спортивне взуття. Ці речінесумісні за своїм призначенням.

Правило 2.

Надівши костюм, не беріть сумку спортивного типу. Бажано носити паперита необхідні речі в дипломаті, портфелі або папці. Якщо ж виникланеобхідність, сумка повинна бути однотонного кольору.

Правило 3.

Якщо ви наділи костюм, завжди надягайте краватку. Краватка до костюманеобхідний. Діловий костюм без краватки не носять. Винятки - піджакиспортивного крою, які можуть бути надіті навіть на футболку. Але такіпіджаки не належать до діловому одязі.

Неприпустимо носити двобортні піджаки без краватки.

Правило 4.

Сорочка, що надягає з костюмом, повинна мати довгі рукави. Вважаєтьсяелегантним, якщо манжети сорочки видно з-під рукавів піджака приблизно на 1,5 - 2 см.

Найкраще підібрати сорочку, на якій немає нагрудних кишень.

Правило 5.

Не допускайте, щоб затяжний кінець краватки був на увазі, виступав з-зайого лицьової частини.

Правило 6.

Не виділяйте своїм одягом в робочий час. У повсякденному спілкуваннінепомітний костюм вважається гарним тоном.

- Не носіть занадто світлі костюми. Найбільш розповсюджений кольори - темно-синій, темно-сірий.

- Не надягайте песто або тенние сорочки.

- Краватки не дуже яскраві і без помітних візерунків.

- Шкарпетки темних кольорів.

Правило 7.

Якщо ви не знаєте, які туфлі або сорочку вибрати, то віддайте перевагу білусорочку і чорні туфлі.

Правило 8.

У зав'язаному стані краватка повинна стосуватися нижнім кінцем пряжкиременя.

Правило 9.

Ширина краватки повинна бути сумірною ширині лацканів піджака.

Правило 10.

Краватка має бути світліше костюма і темніше сорочки.

Правило 11.

Не допускайте несумісності візерунків, то є два елементи костюмапоспіль не можуть мати візерунок.

Кілька простих порад:

1. Світлі костюми носите вдень, а ввечері на темні.

2. В офіційній обстановці піджак повинний бути застебнутий.

Повністю розстебнути гудзики піджака можна під час вечері або сидячи в кріслах театру. Піднімаючись, необхідно застебнути на верхній гудзик.

3. Тримайте вихідний костюм у повному порядку завжди.

Це ж відноситься до взуття, шкарпеток, запонкам.

4. Костюм повинен бути зручним.

5. Не завжди слідуйте за модою. Краще виглядати не модно, але добре, що модно і погано.

6. Майте при собі два носових хустки. Перший «робочий» - знаходиться в кишені штанів. Другий - завжди абсолютно чистий - у внутрішній кишені піджака.

7. Краватка - метелик, призначений для офіційних урочистостей або великих свят, надягають тільки до темних костюмах.

Краватка до вечірнього костюма найкраще підбирати з натурального або штучного шовку.

8. Якщо краватка зшитий з якісного матеріалу, то вузол розв'язують, коли знімають його.

Якщо краватка з недорогого матеріалу, то вузол можна не розв'язувати, а знімати краватку через голову.

Жести та утворення

Манера триматися - це такий же спосіб проявляти повагу до оточуючихлюдям, як охайний одяг, ввічливе ставлення в розмові, тактовність.

У манері поведінки досить велика роль звичок. Вони можуть якпідкреслювати гідності людини, так і зводити до нуля найкращі риси.

Іноді людина веде себе неприродно і при цьому втрачає не менше, ніжв попередньому випадку. Бути природним - одна з головних умов діловоголюдини, тому що спроба виглядати не так, найбільш помітна з боку.

Жести і рухи є частиною іміджу. Дуже часто трапляється так, щосаме жест показує настрій, обличчя людини навіть тоді, коли він самцього не хоче.

Рухи не повинні бути різкими і швидкими. Не треба при розмовіопускати надовго очі або сидіти в розслабленій позі. Можна розслабити вгодини дозвілля, але в робочий час підтягнутість - невід'ємна рисабізнесмена.

Якщо ви знаходитеся серед людей, які старші за вас, то в манерітриматися варто бути зібраним, більш тактовним, ніж серед людейвашого віку.

Хода не повинна бути млявою. Але й не варто розмахувати руками і робитиширокі кроки. Найкращий варіант - розмірені руху, пряма постава.

Сидячи на стільці, не потрібно розгойдуватися, сідати на край,не рекомендується облокачіваться на стіл. Присідати і підніматися потрібноне виробляючи шуму. Стілець не рухають по підлозі, а переставляють, взявшись заспинку.

Звички машинально розгойдувати ногою, соватися на стільці, періодичнопостукувати по ньому каблуком відносяться до розряду «незручних». Це можебути сприйнято як небажання продовжувати розмову і ін.

Розмовляючи, сидіти краще всього прямо, не схиляючись і не відкидаючись тому.
Найбільш прийнятна для ділової жінки посадка: коліна разом, ступні одинколо одної, гомілку повернута трохи навскоси.

підпирає голову рукою при розмові некрасиво. Це може означати нудьгуабо втому.

Схрещування рук на грудях в принципі допустимо, але цей жестсприймається співрозмовником як невдоволення або бажання припинитирозмову.

Підняті плечі чи втягнута голова означають напруженість, виробляютьвраження замкнутості.

Для розташування співрозмовника потрібно схилити голову набік. Нахил головистворює враження, що людина уважно слухає.

Не варто робити те, що може бути Міркуючи як затягування часу врозмові (закурювання сигарети, протирання стекол окулярів). Це виглядаєспробою піти від відповіді.

Якщо жінка сідає в машину, вона повинна спочатку сісти на сидіння, апотім втягнути ноги.

Виходячи з машини, жінка спочатку витягує ноги, а потім вже вилазить.

Ділове листування, культура мови.

Діловий лист

У бізнесі дорожче цінується час. Тому завжди потрібно пам'ятати проте, що діловий лист повинен бути коротким, точним і по суті.

Ділова кореспонденція рідко охоплює кілька тем. Якщо все ж таки влисті потрібно охопити кілька питань, то їх бажано відокремити один відіншого візуально, тобто пронумерувати.

Найкращий варіант - коли діловий лист містить відповідь на який-небудьодне питання або однорідну інформацію. У цьому випадку лист виходитьточним і стислим.

Що бажано мати, щоб написати листа своєму діловому партнерові:
1. Сучасну оргтехніку.

Писати від руки можна тільки кореспонденції особистого характеру.
2. Свій власний фірмовий бланк, що складається зазвичай з емблеми фірми, її повної назви, поштового і телеграфного адреси, телефону, банківських реквізитів.
3. При можливості бажано використовувати свій фірмовий конверт, на якому дублюються реквізити, вказані на бланку. Це не обов'язково.
4. Залишайте копії відправлених листів.

Структура листи.

Саме лист починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси,написаного на конверті.

З правого боку пишуть дату відправлення листа - день, місяць і рікповністю. Ще нижче - звернення, з лівого боку. Починається воно з тією жввічливій форми, яка використовувалася перед прізвищем вашого адресата наконверті. Прізвище можна вказувати без ініціалів.

Наступні кілька рядків присвячують зазвичай короткою формулюванні темилиста. Якщо листування відбувається яких-небудь конкретною особою, то листзакінчується зазвичай зворотом: «Щиро Ваш». У випадку розсилки рекламноїкорресподенці та ін листів безстороннього характеру прізвище адресата не ставлять,а до назви фірми додають назву відділу, до якого адресовано лист.
Безіменне писати не рекомендується. Без імені можна писати листа фірмі абоустанові, але проставляти в адресі оборот: «Генеральному директору», беззазначення його прізвища та ініціалів.

Завершити листа потрібно також ввічливій формулюванням. Залежно відмети листа формулювання змінюють.

За необхідності одержати швидкий відповідь на діловий лист чи запитможна написати наступне: «Розраховуємо, що Ви відповісте при першому жможливості».

Після закінчення листа ставлять підпис і прізвище, нижче вказуютьпосаду і назву фірми. Якщо лист рекламного характеру, то прізвище іпідпис не є обов'язковими.

Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільнопоміщатися в конверт.

На будь-якої кореспонденції проставляють зворотну адресу.

Кореспонденції, як привітання людини, кого Ви добре знаєте,висловлення співчуття, листи подяки краще писати від руки.

Перед відправкою листа перевірте орфографію.

Не варто починати лист із займенника «Я».

Постскриптум (PS) виносять вниз, після підпису. Нижче Постскриптумуставлять свій підпис або ініціали.

Поштові листівки не використовують у діловому листуванні. Можна послатителеграму.

Будь-які повідомлення, довірена Вам, вимагає негайної відповіді. Якщо Ви неможете виконати прохання, викладену в листі, то повідомте про це відразуж.

На поздоровлення відповідають коротко.

Якщо виникла необхідність принести вибачення в листі, то його пишуть відруки. Відповідати на лист з вибаченнями обов'язково.

Співчуття пишуть від руки. Якщо такої можливості немає, краще послатителеграму.

Загальне правило для будь-якої кореспонденції - з лівого краю паперу донизузалишають вільне поле однакової ширини.

Факси.

При відправці факсів найголовніше вимога - стислість. Необхідноретельно сформулювати пропозиції, перевірити, чи не повторюється двічіодна й та сама думка.

Найкращий варіант факсу - коли він вміщується на одному аркушімашинописного формату.

Не варто посилати факс два рази поспіль, краще ще раз зателефонувати іпоцікавитися, чи нормально пройшла копія.

Для того, щоб послати факс, необхідно:

1. Підготувати документи, які ви будете відсилати. Документи повинні відповідати вимогам ділового листа і мати всі необхідні реквізити.

2. Вказати номер свого факсу для того, щоб з Вами могли зв'язатися.

3. Проставити номер факсу свого партнера, назва міста та його код, назва фірми, обов'язково прізвище та ім'я адресата.

4. На паперах, які є офіційними, повинні стояти печатка і підпис відповідальної особи.

Телефонні переговори.

Вважається, що найпростіше в діловому спілкуванні - телефонна розмова. Насправді це далеко не так. Дзвінок по телефону повинен так само підкорятисявимогам стислості, як ділове листування і відправлення факсу.

Першим завжди є той, хто дзвонить. Якщо на місці немає тогоабонента, з яким Ви хотіли зв'язатися, то представлятися не обов'язково.
Досить буде привітатися і попросити запросити до телефонущо цікавить Вас людини. Якщо його немає - дізнатися, коли він буде на місці,або попросити що-небудь передати йому і покласти трубку. Не треба довготримати трубку, якщо на іншому кінці ніхто не відповідає. Не вартопитати, з ким Ви говорите, можна лише уточнити, чи правильно Ви набралиномер і додзвонилися чи туди, куди хотіли.

Доручати співробітнику або секретарю додзвонитися до цікавить васлюдини дозволено.

Якщо до телефону просять Вашого колегу, то не можна з'ясовувати, хто йогопитає.

Якщо ви помилилися номером, то при наступному його наборі відразу уточнити,чи це той номер, що Вам потрібен.

У тому випадку, якщо Ви дуже зайняті, то телефон краще відключати абопопросити секретаря відповідати на телефонні дзвінки.

Закінчує розмову той, хто подзвонив.

Дата добавления: 2015-09-01