Обеспечение сохранности документов АФ РФ

К работе по обеспечению сохранности документов относиться выполнение:

- требований к зданиям, помещениям для архивов

- режима хранения

- требований к размещению документов в хранилище

- проверки наличия и состояния документов

- создание страхового фонда архивных документов

требования к зданиям, помещениям для архивов	режима хранения	размещение документов в хранилище	проверка наличия и состояния документов	создание страхового фонда архивных документов
1. под архив – специально построенное или приспособленное помещение; 2. в архиве должно быть несколько помещений: - хранилище документов; - помещение для приема, временного размещения, акклиматизации документов; - для использования документов; - рабочие комнаты сотрудников архива. 3. все помещения должны: иметь запасной выход, быть пожаробезопасны, в помещениях не должно быть газовых, водонесущих труб; электропроводка – скрытая, рубильники – вне помещений хранилищ.	Освещение: Солнечным светом- нельзя; Естественное освещение д/б рассеяно специальными светорассеивателями;   Документы хранят в папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа.   Температурно-влажный режим для: - бумажных док-в: 17-19^0С; влажность воздуха–50-55 %; - черно-белой пленки: 15^0 С, влажность – 40-55 %; - на магнитных лентах, диски: 15-20^0 С, влажность–50-65%   Не д/б резкого колебания t, влажности.   Не реже 1 раза в год – обработка помещений архива раствором антисептиков; чистота д/б (нет мышам, плесени, пыли).   Охранный режим: - доступ к хранилищу только у определенных сотрудников; - д/б решетки на окнах, сигнализация.	Коробки с документами располагаются на стационарных металлических стеллажах.   Расстояние между рядами стеллажей: в главном проходе – 120 см; проход между стеллажами – 75 см; между стеной и первым рядом стеллажей – 75 см; между полом и нижней полкой стеллажа – не меньше 15 см (если хранилище на цокольном этаже) – 30 см.   Нумерация стеллажей, полок: сверху вниз, слева направо.     Используются указатели (для быстроты поиска).	Цель: установить реальное количество дел, хранящихся в архиве (соответствует ли данным учетных документов).   Не реже 1 раза в 5 лет.   Также проводятся единовременные проверки, если: - производилось перемещение дел в другое помещение; - после ЧП; - при смене заведующего архивом; - при ликвидации или реорганизации архива.   После окончания проверки: В конце КАЖДОЙ архивной описи после завершительной надписи делается пометка «проверено», дата проверки, фамилии проводивших проверку работников с указанием их должностей, их подпись.   На дела: пропавшие, не подлежащие восстановлению составляется специальный акт, справка о проведении розыска.   Нужно внести изменения в учетные документы после проверки.	Страховые копии создаются на особо ценные и уникальные документы.   Страховые копии – на МИКРОПЛЕНКЕ.   Страховой фонд – часть единого страхового фонда РФ (ЕСФ РФ). Он имеет уровни: федеральный, региональный. Каждый уровень имеет документы: - включенные в мобилизационный план; - для проведения аварийно-спасательных работ; - национально-культурного наследия страны.     Работу по созданию страхового фонда курируют: Минэкономразвития, МЧС, Минобороны, Министерство культуры, Росархив, РАН.

Сокращения: д/б – должно быть; м/б – может быть

Дата добавления: 2015-08-27