Системы электронного документооборота

Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше.

Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Так, например, подсчитано, что порядка 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с бумажным документом необходимо его многократное (до 20 раз!) копирование или ручной ввод, доставка в разные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает немалое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации и печати по запросу (search & print on demand). А при работе с электронными документами время поиска документа, и, следовательно, время отклика на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам применение электронного документооборота в компании способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес поддерживается системой автоматизации всего на 10-20%. Это только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формализации пока не автоматизирован.

СЭД — система электронного документооборота - это единая платформа, позволяющая вовлечь в организованную коллективную работу те 80-90% деловой активности, которые до недавнего времени оставались за рамками корпоративных информационных систем, включая документы Internet и мультимедиа.

СЭД начали появляться на рынке программных продуктов в самом конце 80-х – начале 90-х годов. Их основной задачей становится организация единых корпоративных электронных архивов документов. Они реализуют ввод, хранение и поиск документов в текстовой и в графической форме, позволяют организовать работу с неструктурированными документами.

В тесной интеграции с СЭД работают системы автоматизации документооборота (системы класса workflow), предназначенные для автоматизации деловых процедур обработки документов, в том числе одной из наиболее значимых - процедуры контроля исполнения документов. Эти системы позволяют объединить в рамках исполнения одного поручения несколько документов. Системы workflow автоматизирует процесс, а не отдельную функцию, как в традиционном функционально-ориентированном подходе. Этот подход концентрирует внимание на правилах взаимодействия всех участников процесса. Если процедуры недостаточно четко определены («прописаны»), то чаще всего становятся основными узким местом всей системы.

Комбинация технологий workflow и управления электронными документами, подкрепленная некоторыми дополнительными компонентами, позволяет сформировать единое, функционально полное решение автоматизации работы с документами, получившее от Gartner Group название Enterprise Content Management (ЕСМ). ЕСМ можно перевести как «управление информационным содержимым предприятия». Полнота решения подразумевает поддержку всего жизненного цикла документа, начиная с момента его появления в организации (от создания или получения извне до отправки исходящего документа и архивного хранения). ЕСМ охватывает делопроизводство, ведение документарных и технических архивов, фиксированные деловые процедуры, офисный документооборот, координация бизнес-процессов, прочее.

Есть довольно много различных технологий, связанных с обеспечением единого workflow предприятия, пересылкой, хранением, оцифровкой, массовым вводом документов и т.д. И только считанные вендоры предлагают комплексные решения, содержащие все необходимые компоненты в соответствии с современными представлениями об автоматизации работы с документами. Большинство же компаний выходят на рынок, с одним или несколькими программными продуктами, позволяющими надеяться занять нишу на рынке и реализующими ту или иную технологию, безотносительно к аппаратным средствам. Иногда громоздятся надстройки к популярным программам бухгалтерского учета и движения материальных ценностей.

Исходя из назначения и функциональных особенностей комплексных продуктов, подвиды СЭД могут быть отнесены к одному из следующих крупных сегментов.

Знания. Не секрет, что современные организации становятся все в большей степени «насыщенными знаниями» (knowledge-intensive). Системы хранения Знаний – более широкое понятие, чем базы данных. Нематериальные активы из области интеллектуальной собственности порой составляют основную часть рыночной стоимости компаний, а эффективность их работы определяется скоростью принятия хорошо обоснованного решения. Технической основой получения и использования знаний являются Internet/Intranet/Extranet, хранилища и средства преобразования данных, программы статистического анализа, моделирования, планирования и т.д.

Электронная система управления документами (EDMS) - обычно часть более сложного процесса работы и более крупной обрабатывающей системы, включающей управление знаниями, проектами, групповую работу и поддержку принятия решений. Требования к функциональным возможностям EDMS могут быть кратко сформулированы следующим образом: понятный, легкий и безопасный доступ ко всей необходимой информации.

Электронный архив. Сейчас нельзя полностью отказаться от привычных документов, бумажные и электронные архивы еще долго будут существовать одновременно. И все же, электронная копия любого архивного документа может быть быстро получена для чтения, в то время как сам оригинал не извлекается из хранилища. Системы высшего класса позволяют содержать территориально распределенные архивы, поддерживая полный жизненный цикл документа и удаленное администрирование.

Обобщенная ЕСМ обладает многими свойствами. Поддержка различных носителей данных – жестких дисков, магнитных лент, библиотек магнитооптических дисков, CD- и DVD-библиотек, сканирование и поиск на микрофильмах. Штатные средства кэширования, сетевой оптимизации, сжатия данных, автоматического перемещения редко используемых документов на более медленные носители. Безопасный доступ к документам, хранящимся в системе, доступ через Internet-соединение. Система должна иметь открытую архитектуру и масштабируемость. Интеграция с офисными приложениями, с почтовыми системами. Все сообщения содержатся в едином, виртуально централизованном хранилище, возможны их обработка, просмотр и повторное применение. Интеграция с ERP-системами (системами для планирования и управления ресурсами предприятий). Интеграция с САПР. Интеграция с корпоративными информационными порталами (Extranet), управление содержанием Web-сайтов и Internet-порталов. Управление версиями документов и снабжение атрибутами, метками, примечаниями, визами, подписями. Избирательный и расширенный полнотекстовый поиск. Совместимость с разными ОС и поддержка различных форматов данных. Обработка графических образов документов. Интеграция с мультилингвистическими системами распознавания текстов (OCR). Управление составными документами из частей в разных форматах (подсчитано, что до 200(!) форматов файлов применяется сейчас в офисах) – «электронный биндер». Управление бизнес-процессами и распределенными рабочими группами. Дублирование каналов связи и альтернативный доступ для большей устойчивости всей системы…

Практически все перечисленные выше свойства современной СЭД уже были в той или иной степени достигнуты в отдельных решениях. Наиболее удачные из них выживают, интегрируются в комплексные системы. “Total Document Solution” (TDS) – комплексное программно-аппаратное решение для ЕСМ.[1]

Дата добавления: 2015-08-26