Обработка заказов

Товародвижение начинается с получения заказа от кли­ента. Отдел заказов готовит счета-фактуры и рассылает их разным подразделениям фирмы-производителя. Товары, не имеющиеся в наличии, записываются в задолженность. Отгруженные товары сопровождаются отгрузочной и пла­тежной документацией. Копии отгрузочных и платежных документов направляются различным подразделениям фир­мы. Все эти действия необходимо проводить быстро и точно. В идеале торговые представители должны выдавать заказы каждый день через компьютерную сеть, по телефону. Отдел заказов должен быстро обрабатывать поступившие заказы, а склад в кратчайшие сроки отгружать товар. В минимальные сроки оформлять и выставлять счета. Существенно ускоря­ется процесс обработки заказов при использовании компью­теров, когда в считанные секунды компьютер выдает доку­менты на отгрузку оформляет счет заказчику, вносит кор­рективы в учетные данные товарных запасов, оформляет заказ на изготовление продукции для пополнения запасов, извещает торгового представителя о том, что его заказ вы­полнен.

Процесс товародвижения невозможен без концентрации в определенных местах необходимых запасов, для хранения которых предназначены склады, представляющие сложные технические системы, в силу многообразия их параметров, технологических и объемно-планировочных решений, кон­струкций оборудования и характеристик разнообразной но­менклатуры перерабатываемых грузов.

Главное назначение склада - концентрация запасов, их хранение и бесперебойное обеспечение выполнения за­казов потребителей, а его основные функции - преобра­зование производственного ассортимента в потребитель­ский в соответствии со спросом, т. е. создание необходи­мого ассортимента для выполнения заказов клиентов; складирование и хранение, позволяющие выровнять вре­менную разницу между выпуском товара и его потребле­нием, делающие возможным осуществление непрерывно­го производства и снабжение на базе создаваемых товар­ных запасов; унитизация грузов. Некоторые потребители заказывают со складов партии товаров в объемах «меньше, чем вагон», или «меньше, чем трейлер», что значительно увеличивает издержки, связанные с доставкой грузов. В этом случае склад осуществляет объединение (унитизацию) небольших партий грузов для нескольких клиентов до полной загрузки транспортного средства; предоставле­ние услуг, обеспечивающих клиентам высокий уровень об­служивания, например подготовку товаров для продажи (фасовка, заполнение контейнеров, распаковка и т. п.), проверку функционирования приборов и оборудования, придание продукции товарного вида и др.

Решая вопросы складирования, фирма-товаропроизво­дитель должна, прежде всего, решить приобретать ли склады в собственность или же использовать склады общего пользо­вания (СОП). Выбор между этими вариантами и их комби­нацией - одна из главных проблем в складировании, решае­мая исходя из минимума затрат на складирование. Комбинация из собственного склада и СОП вьгодна, если фирма реализует свою продукцию во многих регионах и в случае се­зонного спроса на товар.

Фактором экономичности собственного склада являет­ся стабильно высокий оборот, обеспечиваемый постоян­ным спросом на обслуживаемой территории. На таких складах лучше поддерживаются условия хранения и качест­венно осуществляется контроль за товаром, поэтому руко­водству фирмы-производителя легче корректировать стра­тегию сбыта и расширять перечень предлагаемых клиентам услуг.

Складам общего назначения следует отдавать предпоч­тение при низком объеме товарооборота фирмы или се­зонности хранения товара. СОП обычно выбирают, когда фирма внедряется на новый рынок, где уровень стабильности продаж либо неизвестен, либо непостоянен. Такие склады не требуют от фирмы-товаропроизводителя инве­стиций для развития складского хозяйства, увеличивается гибкость использования складской площади, ибо можно изменять арендованные складские мощности и сроки их аренды.

Для малых и средних фирм, у которых сбыт осуществля­ется в одном регионе или нескольких близлежащих, доста­точно одного склада, в то время как для крупных фирм, рабо­тающих на большой доле национального рынка и тем более на международном рынке, вопрос о качестве складов и их размещении - проблема наисерьезнейшая. Здесь следует искать компромисс исходя из потребности в складских пло­щадях для разных регионов, при этом наиболее распростра­нены два варианта размещения складской сети: централизо­ванный (наличие в основном одного крупного склада) и де­централизованный (рассредоточение складов в различных регионах сбыта).

Территориальное размещение складов и их количество определяются мощностью материальных потоков и их ра­циональной организацией спроса, размерами региона сбыта и концентрацией в нем потребителей, относительным расположением поставщиков и покупателей, особенностя­ми коммуникаций и т. д. Задача формирования складской сети - оптимизационная задача, где в качестве критерия оптимизации выступают издержки, минимум которых сле­дует найти при условии строительства новых и покупки действующих складов.

Условно процесс работы современного склада можно разделить на три этапа: операции, направленные на коорди­нацию службы закупки; операции, непосредственно связан­ные с переработкой груза и его документацией; операции, направленные на координацию службы продаж. Основные элементы этого процесса:

- снабжение запасами. Здесь главная задача - обеспечение склада товарами в соответствии с возможностями склада по их переработке, при условии полного удовлетворения всех заказов клиентов;

- контроль за поставками. Позволяет обеспечить ритмичность переработки грузопотоков, максимально использовать объем склада и соблюдать необходимые условияхранения товаров, сократить сроки хранения их запасов, что увеличивает оборот склада;

- разгрузка и приемка грузов. Эти операции ориентированы на соблюдение условий поставки по заключенным до­говорам, в соответствии с которыми подготавливаются места разгрузки, транспортные средства и необходимое погрузочно-разгрузочное оборудование. Разгрузка на современных складах осуществляется на автомобильных или железнодорожных рампах и контейнерных площадках. Состав операций на этом участке работ таков: разгрузка транспортных средств; контроль документального и физического состояния заказов поставки; документальное оформление прибывшего груза через информационную систему; формирование складской грузовой единицы;

- внутрискладская транспортировка и перевалка грузов. Она предполагает перемещение груза между различными зо­нами склада, т. е. разгрузочной рамы в зону приемки, от­туда в зону хранения, комплектации и на погрузочную раму. Все эти операции выполняются с помощью подъемно-транспортных машин и механизмов, с минимальной продолжительностью во времени, по сквозным «прямоточным маршрутам». Это позволяет избежать повторного возвращения в любую из складских зон и достигнуть эф­фективного выполнения операций. При этом следует стремиться к минимальному числу перевалок с одного вида оборудования на другой;

- складирование и хранение. Основной принцип рациональ­ного складирования - эффективное использование объе­ма зоны хранения. Для этого используют систему адресного хранения по принципу твердого (фиксированного) или свободного (груз размещается на любом свободном месте) выбора места складирования. Проводимые при этом опе­рации таковы: закладка груза на хранение; хранение груза и обеспечение соответствующих для этого условий; конт­роль за наличием запасов на складе, осуществляемый че­рез информационную систему;

- комплектация (комиссирование) заказов клиентов и от­грузка. Это процесс подготовки товара в соответствии с заказами потребителей, включающий: получение заказа клиента (отборочный лист); отбор товара каждого наиме­нования по заказу клиента; комплектацию отобранного товара для конкретного клиента в соответствии с его за­казом; подготовку товара к отправке (укладывание в тару на товароноситель); документальное оформление подго­товленного заказа и контроль за подготовкой заказа; объ­единение заказов клиентов в партию отправки и оформ­ление транспортных накладных; отгрузку грузов в транс­портные средства. Комиссирование проводится в зоне комплектации, а подготовка и оформление документа­ции осуществляется через информационную систему;

- транспортирование и экспедиция заказов, которые могут осуществляться как складом, так и заказчиком товара. Первый вариант наиболее распространен, т. к. экономи­чески эффективен, ибо благодаря унитизации товаров и оптимальным маршрутам их доставки значительно со­кращаются транспортные расходы и появляется воз­можность осуществить поставки мелкими партиями и с большой частотой, что позволяет сократить страховые запасы товаров у потребителей;

- сбор и доставка порожних товароносителей, существенно влияющие на издержки склада. При внутригородских пе­ревозках товароносители (поддоны, контейнеры, тарооборудование) чаще всего бывают многооборотными, т. е. требующими возврата отправителю. Их эффективный обмен возможен только тогда, когда определено их ра­циональное количество и четко выполняется график их обмена с потребителями;

- контроль за выполнением заказов и обеспечение обслужива­ния клиентов. На обеспечение координации деятельности службы продаж в первую очередь направлены операции контроля за выполнением заказов и оказания услуг клиен­там, что является важным фактором имиджа склада. Выде­ляют три основные категории обслуживания: допродаж-ное, которым занимается служба маркетинга склада; про­дажное (сортировка товаров, полная проверка качества поставляемых товаров, их фасовка и упаковка, замена за­казанного товара, экспедиторские услуги с осуществлени­ем разгрузки, информационные услуги, заключение дого­воров с транспортными агентствами); послепродажное (установка товаров, их гарантийное обслуживание, обес­печение запасными частями, временная замена товаров, прием дефектной продукции и ее замена); - информационное обслуживание склада, которое сводится к управлению его информационными потоками. Информаци­онное обслуживание охватывает: обработку входящей документации; предложения по заказам поставщиков; оформление заказов поставщиков; управление приемом и отправкой; контроль наличия товаров на складе; прием заказов потребителей; оформление документации отправки; диспетчерскую помощь, включая оптимальный выбор партий отгрузки и маршруты доставки, обработку счетов клиентов; обмен информацией с оперативным персоналом и верхними иерархическими уровнями организации; статистическую информацию.

Дата добавления: 2015-08-20