Теоретическое обоснование. После создания базы данных и отбора из нее информации необходимо распечатать

После создания базы данных и отбора из нее информации необходимо распечатать полученные результаты. Самое простое – это скопировать дан­ные в отдельный документ и вывести их на печать. Но такой подход явля­ется малоэффективным, так как потребует внесения как редакционных, так и структурных изменений в документ. Это тем более актуально, если в окон­чательный документ необходимо включить различные диаграммы, результи­рующие вычисления и т.п. Чтобы сделать эффективной работу по подго­товке такого документа, применяют процедуру подготовки отчета.

Отчет – объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для отображения данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя. С помощью отчетов составляются коммер­ческие сводки, списки телефонов или списки рассылки.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие данные вводятся в процессе разработки отчета.

Мастер автоотчетов позволяет строить отчеты двух типов:

- в столбец. В нем каждое поле образует отдельную строку с заголовком
слева;

- ленточный – отчет, в котором поле каждой записи расположено в
одной строке, а их заголовки – в верхней части страницы.

Мастер отчетов обеспечивает отбор информации, включаемой в отчет, и задание стиля форматирования, определяющего внешний вид отчета. Данный метод позволяет выбрать отдельные поля, находящиеся в разных таблицах и за­просах, и включить их в отчет. Мастер запоминает предыдущие стили оформле­ния, что позволяет пропускать диалоговые окна с указанными па­раметрами.

Компоновка отчета. Отчет должен выглядеть привлекательно и быть легкочитаемым. Для улучшения его внешнего вида можно переставлять эле­менты управления, изменять размер столбцов и расстояние между ними, а также менять их местоположение, удалять отдельные объекты и т.п. Все изменения в отчет вносятся в режиме Конструктора. Отчет в режиме Кон­структора представляет собой набор элементов управления, параметры кото­рых можно изменять вручную. Под элементами управления в Access пони­мают графический элемент, размещаемый в отчете. К ним относят кнопки, поля, флажки, разграничительные линии.

В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных - содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы:

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

Для изменения расстояния между столбцами отчета необходимо:

Шаг 1. В режиме Конструктора щелкнуть по области данных элемента управления, содержащего имя поля.

Шаг 2. Поместить на выделенный элемент управления указатель мыши и, дождавшись, когда он превратится в руку, перетащить элемент управления в новую позицию.

Шаг 3.Выполнить предыдущий Шаг 2 для изменения расстояния ме­жду другими столбцами.

Для изменения ширины столбца необходимо:

Шаг 4. Выполнить Шаг 1.

Шаг 5.Поместить указатель мыши на маркер выделения, чтобы он при­нял форму двунаправ­ленной стрелки, и перетащить маркер в нужном направле­нии.

Для изменения ширины столбца необходимо:

Шаг 6. Выполнить Шаг 1.

Шаг 7.Поместить указатель мыши на маркер выделения, чтобы он принял форму двунаправ­ленной стрелки, и перетащить маркер в нужном на­правлении.

Аналогичным образом изменяются размер, название, стиль оформле­ния, цвет заголовка и название полей.

Колонтитулы.Колонтитулы (заголовки страниц) могут располагаться в верхней или нижней областях каждой страницы отчета и содержать как текст, так и номер страницы, текущее время, дату, имя текущего пользова­теля и любую другую информацию. Кроме этого, номера страниц, время и дату можно вставлять с помощью соответствующих команд из менюВставка.Для размещения другой информации в этих частях отчета можно применять Построитель выражений.

Аппаратура и материалы. Для выполнения лабораторной работы не­обходим персональный компьютер со следующими характеристиками: про­цессор Intel с тактовой частотой 1800 МГц и выше; оперативная память – не менее 128 Мбайт; свободное дисковое пространство – не менее 500 Мбайт; устройство для чтения компакт-дисков; монитор типа Super VGA (число цве­тов – 256) с диагональю не менее 17 ². Программное обеспечение – опера­ционная система WINDOWS 2000 / XP, пакет программ Microsoft Office, в частности Microsoft Access 2000.

Указания по технике безопасности. Техника безопасности при вы­полнении лабораторной работы совпадает с общепринятой для пользователей персональных компьютеров. В частности, самостоятельно не производить ремонт персонального компьютера, установку и удаление программного обеспечения; в случае неисправности персонального компьютера сообщить об этом обслуживающему персоналу лаборатории (оператору, администра­тору); соблюдать правила техники безопасности при работе с электрообору­дованием; не касаться электрических розеток металлическими предметами; рабочее место пользователя персонального компьютера должно содержаться в чистоте; не разрешается возле персонального компьютера принимать пищу, напитки.

Дата добавления: 2015-08-20