Реєстрація документів - це запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати реєстрації.

Метою реєстрації є зазначення обліку, контролю та пошуку документів.

Основним принципом реєстрації є разовість. Кожен доку­мент повинен реєструватися в даній установі тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання.

Реєстрація документів проводиться централізовано. Децентра­лізована реєстрація допускається в установах 1-2-ї категорій, в те­риторіально відокремлених структурних підрозділах, а також в не­обхідних випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які надхо­дять з вищестоящих інстанцій або направляються на їх ад­ресу. Найважливіші внутрішні документи (накази з основної діяльності, з особового складу, протоколи, доповідні запис­ки та ін.), а також пропозиції, заяви та скарги громадян реє­струються обов'язково.

В кожній організації є перелік документів, які не підлягають реєстрації. Цей список затверджується керівником установи.

Для реєстрації документів у закладі використовується єдина реєстраційна картка типового зразка або журнал реєстрації- Практика показує, що реєстраційні журнали зручніші для використання, оскільки всі дані про документи в них пода­ються в певній хронологічній послідовності. До того ж реє­страційні картки можуть губитися і перекладатися в процесі роботи з ними.

В реєстраційний журнал або реєстраційну картку запису­ються назва документа, дата його одержання (створення), інко­ли час реєстрації і вихідний номер документа.

В деяких організаціях, де документообіг становить великий документальний масив, реєстраційний журнал заводиться ок­ремо для вихідних, вхідних та внутрішніх документів.

Дата добавления: 2015-08-02