Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.

Тема: систематизація окремих категорій документів. Індексація справ. Проходження документів.

Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів.

Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групують за ознаками:

- алфавітна (в порядку зростання від "А" до "Я". Наприк­лад: анкети, акти, акредитиви та ін.);

- географічна (за географічними пунктами: держава, об­ласть, місто, район та ін.);

- предметно-питальна (принцип "запит-відповідь");

- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направ­ляється документація: фірма, керівник, посадова особа);

- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);

- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);

- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).

Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її

діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт облікування доку­ментів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.

У закладах, де організована діяльність канцелярії 1-2-ї категорій, вхідна та вихідна документи проходять різні етапи обробки.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

№ з/п	Назва операції	Зміст операції
1.	Приймання документів	1. Приймаються канцелярією або секретарем.
2.	Первинна обробка	2. Перевірка правильності надхо­дження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.
		3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою "особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації.
		4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли: - дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля; - адресу відправника можна встановити тільки по конверту; - конверти зі службовими помітками ("таємно", "рекомендований", "з по­ відомленням про вручення" тощо); - документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка "особисто"..
	На операції	Зміст операції 5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.   6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в момент реєстрації.
3.	Попередній розгляд	7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєстру­ються, та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєстру-ються документи, помічені "особисто" і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.   8. Реєстрація документів (простав­лення індексу).   9. Передача документів, в залеж­ності віг, важливості інформації, керівнику установи або керів-никам структ/рних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються Пез по­середньо їм в руки. Керівнику направляється доку­ментація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження.
№ з/п	Назва операції	Зміст операції
4.	Розгляд документів керівником або керівниками структурних підрозділів	10. Секретар особисто доповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді).
		11. Результати розгляду доку-ментів~ керівником відобража-ються в резолюції.
		12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами).
		13. Передача документів виконавцю.
5.	Робота виконавця з документами	14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно зі своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства.
		15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу.

Головними критеріями для подання документів у струк­турні підрозділи або керівнику закладу вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (цирку­лярні листи та ін.).

При оцінці важливості документа враховуються:

1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).

2. Складність і новизна питання (питань), проблеми.

3. Авторство (становище службової особи).

4. Терміновість виконання.

Вид документа та його призначення

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

з/п	Назва операції	Зміст операції
1.	Складання проекту документа	Проект документа складає виконавець
2.	Оформлення документа	Рукописний варіант коректується і віддруковується
3.	Погодження документа	Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документ-та. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни та доповнення.
4.	Перевірка правильності оформлення	При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики.
5.	Підписання	Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець
6.	Реєстрація документа	Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря
7.	Відправлення документа	Відправлення включає в себе етапи: - перевірку правильності оформлення, наявності додатків; - повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання; - сортування за адресами і видами техніки відправлень; - фальцювання (складання) документа і вкладання його в конверт; - заклеювання конверта; - визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою. Документи, передані в канцелярію на оброб­ ку, повинні бути відправлені в день передачі.

Особлива робота з документами в процесі документообігу вхідних та вихідних документів здійснюється на двох етапах-

- розгляд керівником;

- виконання документа.

Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідно­го документа або в день створення проекту вихідного докумен­та. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терм­іну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в ре­золюціях.

Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання та ознайомлення до підготування відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці.

Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

№ з/н	Назва операції	Зміст операції
1.	Створення документа	Вказівка на створення документа. Проект документа складає виконавець. Розгляд документа. Доопрацювання (редагування та вне­сення коректив)
2.	Оформлення документа вимогами.	Документ оформляється та друкується у відповідності з встановленими вимогами
№ з/п	Назва операції	Зміст операції
3.	Погодження	Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація.
4.	Розмноження документа	Створення відповідної кількості копій.
5.	Виконання документа	В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням.
6.	Зберігання документа	Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів.

Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося, називається документальним масивом, або обся­гом документів організації за визначений період часу.

Обсяг документів організації в установах 1-2-ї категорій підра­ховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.

Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отри­мання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.

Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження.

Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.

Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник - кількість копій Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілю­струє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості да­них про обсяг документа.

Реєстрація, індексація та систематизація документів

Дата добавления: 2015-08-02