Введення, контроль, коригування інформації

Відповідно до схеми (рис. 20) на основі запиту (блоки 30, 31) на введення даних із паперового документа (блок 4) або даних, які виникли на даному АРМ і відображають господарську операцію, яка буде документуватися на цьому ж АРМ, відбувається пошук у файлі описів (блок 15) заданого опису потрібно форми первинного документа. Ідентифікація описаного документа відбувається за номером (іменем) запиту. Опис форми первинного документа містить параметри, які дають змогу організувати необхідний порядок введення, контролю та коригування, опрацювання, хронологізації, систематизації (запис первинних документів, наприклад, у журнал (файл) реєстрації операцій), відображення документа на носіях.

До складу опису, який можна виконати як окремі описи, входять такі групи параметрів:

· параметри структури первинного документа: номер (тип) розділу документа (заголовок, таблична частина тощо), назви та номери реквізитів у кожному розділі, типи реквізитів (число, текст та ін.), їхня довжина, точність, можливо форми логічних або арифметичних операцій з деякими реквізитами;

· параметри зовнішнього вигляду документа: накреслена екранна форма документа із занесеними в неї макроіменами, які пов’язані параметрами структури документа та параметрами його опрацювання;

· параметри опрацювання документа відображають алгоритм заповнення документа з проведенням розрахунків; алгоритм записують за допомогою виразів, команд застосовуваної мови програмування, які відображають логічні та арифметичні операції, які виконуються під час складання документа;

· параметри діалогового введення реквізитів;

· параметр “підказка” – інструкція для бухгалтера, яка задає порядок введення реквізиту;

· параметри, які зазначають джерело введення даних на АРМ: з клавіатури, довідника НДІ, хронологічного файла, баз даних синтетичного й аналітичного обліку;

· параметри контролю введення та коригування даних: ознаки контролю дати, реквізитів по стрічці, графі, через довідники НДІ, допуску до роботи і дозволу коригування;

· параметри хронологізації та систематизації засвідчують, чи можуть дані, які вводять, бути систематизованими на бухгалтерських рахунках і занесеними в бази даних, чи залишаться у хронологічному регістрі несистематизованими;

· параметри відображення документа вказують на включення у роботу пристроїв, які забезпечують занесення документа на відповідний носій (екран, диск, папір, електронний пакет - повідомлення).

Згадані групи параметрів становлять зміст функціональних блоків схеми автоматизованого документування та відображення в обліку господарських операцій, що зображено на рис. 20.

Вибирає значення параметра користувач АРМ за “підказкою” системи або ж самостійно відповідно до процедур, які виконуються.

Включення в систему опрацювання нових документів проводять шляхом створення бухгалтером параметричних описів нової форми документа та їхнього занесення до довідника описів форм документів.

Введення інформації з клавіатури ЕОМ можна виконувати такими способами.

Перший спосіб. На екрані дисплея виводять назви реквізитів у такій самій послідовності, як в документі, залишають порожні місця для введення їхніх значень. Користувач, набираючи значення реквізитів на клавіатурі, вводить їх у порожні місця відповідно до назв реквізитів. Екранна форма документа для зручності введення повинна повторювати його оригінальну форму або бути подібною (блок 17).

Другий спосіб. На екрані зазначено назву реквізиту, його перше можливе значення, пропозиція користувачеві відповісти, чи потрібне таке значення. Якщо користувач відповів, що наведене значення йому не потрібне, то на екрані з’являється наступне значення. Такий варіант введення застосовують тоді, коли перелік можливих значень реквізитів невеликий або значення реквізитів визначає послідовність занесення в ЕОМ документів (наприклад, реквізит – номер документа).

Третій спосіб. На екрані з’являється перелік можливих значень реквізитів і підказка як вибрати потрібний реквізит, переглянути частину значень, які не висвітились на екрані. Такий спосіб зручний, коли реквізит має велику кількость можливих значень, не зобов’язує користувача пам’ятати всі значення (наприклад, значення кодів матеріалів, товарів та ін.).

Усі реквізити документа, які можна одержати на ЕОМ автоматично, заносять до екранної форми документа автоматично. Наприклад, дату документа можна автоматично заносити з системної дати ЕОМ, номер документа не можна обчислити з попереднього номера документа, якщо номери обліковуєть, то марку, сорт, розмір, ціну товару автоматично введуть за кодом товару чи найменування із довідника товарів НДІ.

Інформацію, яку вводять на АРМ, контролюють візуально і програмно.

Застосовуючи візуальний метод контролю, користувач зіставляє введені з клавіатури дані, які відображено на екрані дисплея чи роздруковано на принтері, з даними документа, з якого набирали. Створюючи первинний документ на АРМ, користувач візуально контролює правильність і повноту його заповнення, поєднуючи з програмним методом контролю.

Програмний контроль значно підвищує якість і ефективність підготовки інформації. Найпоширеніші програми контролю даних мають такі функції:

· автоматичного зіставляють повторно та попередньо введені дані;

· розраховують і порівнюють залежності між окремими показниками;

· зіставляють контрольні суми відповідних рядків і граф, що розраховані за даними, які введена, з аналогічними контрольними сумами, що містяться в документі, з якого набірають;

· зівставлення введених значень реквізитів із тими значеннями, що містяться в довідниках НДІ;

· перевірка діапазонів зміни реквізитів (наприклад, дати).

На практиці, відповідно до специфіки інформаційного середовища, напрацьовують різні прийоми контролю, які дають змогу локалізувати та недопустити помилки.

Коригування помилково введених даних виконує особа, яка відповідає за достовірність інформації: працівник, який зареєстрував її в документі або особа, яка наділена спеціальними повноваженнями, (наприклад, головний бухгалтер) несе відповідальність за достовірність відкоригованого документа.

Контроль і коригування (блоки 18, 22) циклічно повторюватимуться доти, доки на машинному носії залишатимуться помилки.

Операція коригування повинна гарантувати захист від несанкціонованої модифікації документованої інформації, а ЕОМ – забезпечувати можливість відновлення первісних значень відкоригованих реквізитів і виявляти всі фактори корекції.

Обмеження доступу до засобів документування створює умови, що запобігають можливості несанкціонованого документування. При традиційних методах рукописного оформлення паперових документів, обмеження доступу забезпечується чітким обліком бланків документів, а також використанням спеціальних засобів реєстрації, наприклад, штампів, кліше, засобів машинопису. Застосування цих засобів утруднює несанкціоноване документування, авторизація створює умови для виявлення санкціонованості документування.

При автоматизованому документуванні посилюється обмеження доступу, але практично немає можливості перевірити умови авторизації. Тому при автоматизованому документуванні треба, щоб засоби обмеження доступу забезпечували практичну неможливість доступу. Для цього варто використовувати засоби, які забезпечують: запобігання несанкціонованого доступу, виявлення наслідків несанкціонованого доступу.

Засоби запобігання досить детально розроблено й активно використовують у системах оперативного інформаційного обслуговування.

Умовою використання термінала як засобу документування є знання ключової інформації. Це може бути пароль. Одержавши допустиме значення пароля система продовжує діалог з користувачем. Якщо значення пароля недопустиме і система зупинить діалог, то користувач має право повторити запит.

Для забезпечення конфіденційності пароля значення його не повинно відображатись на екрані термінала і в протоколі роботи системи. Крім того, треба забезпечити можливість періодично оновлювати пароль. Джерелом нового пароля може бути користувач і система.

Повідомлення користувачеві пароля – це єдиний випадок появи значення пароля на екрані термінала, тому користувач повинен запобігати тому, щоб це міг сприйняти хто-небудь.

Умовою виявлення наслідків несанкціонованого доступу до засобів документування, є наявність елементів, які автоматично змінюють своє значення при кожному доступі до цих засобів. Такими елементами можуть бути:

· лічильник звертання кожного з терміналів або функцій системи;

· контрольні суми деяких реквізитів;

· порядкові номери документів, уведених з цього термінала.

Спільними для елементів є обов’язкова і тільки автоматизована зміна їхнього значення внаслідок виконання певних дій.

Завершуючи роботу з терміналом, користувач запам’ятовує значення цих елементів, щоб надалі перевірити, чи вони не змінились.

4. Хронологізація і систематизація облікової інформації

Автоматизація опрацювання і систематизації облікової інформації в умовах АРМ призводить до стирання межі між хронологічними та систематичними записами в обліку, оскільки первинні дані можуть бути відображені в обліку безпосередньо після введення їх в інформаційну базу даних. Введення даних в базу умовно можна розглядати як хронологічне відображення їх в обліку. Тому регістр, в якому відображається введення даних, повинен бути придатним для занесення в нього хронологічних і систематизованих даних (блок 27). Інтеграція хронологічних і систематизованих даних можлива завдяки інтеграції на підготовчому етапі технологічних операцій введення хронологічних даних, їхнього контролю, коригування, первинного опрацювання з функціонально-технологічними процедурами систематизації даних в аналітичному і синтетичному розрізах. Такі інтеграційні зв’язки встановлюються в параметричних описах первинних документів і вихідних документів первинного опрацювання даних, описах процедур формування баз даних (блок 28).

У регістр введення даних (журналі реєстрації господарських або бухгалтерських технологічних операцій) вноситимуть облікові записи за такими типовими параметрами: номер запису, дата, номер, назва і дата складання документа, назва операції, яку відображають в обліку, дебетовий і кредитовий рахунки, операції та інші параметри.

Систематизація даних аналітичного обліку відбувається за допомогою таких процедур:

· визначення відповідності між хронологічними та систематизованими записами керуючими параметрами, які узгоджують однотипні структури, задаючи відповідним позиціям первинного документа (наприклад, по стрічках) перелік аналітичних рахунків (баз даних аналітичного обліку);

· перенесення хронологічних первинних даних у базу, враховуючи параметри, які визначають адресу аналітичного або показника в хронологічному записі та адреси їхнього розміщення в базі даних аналітичного обліку.

Систематизацією даних синтетичного обліку передбачено виконання таких процедур:

· визначення відповідності між хронологічними записами первинних даних і систематизованими записами на основі параметрів, які характеризують перелік рахунків бази даних синтетичного обліку для кожної форми документа;

· перезапису елементів хронологічного запису в елементи систематизованого запису на основі параметрів, які зазначають адреси відповідних елементів;

· визначення виду (дебет, кредит) обороту або сальдо для встановлення характеру основного та кореспондуючого рахунків.

Сьогодні проблема автоматизованого встановлення кореспонденції бухгалтерських рахунків до кінця не розв’язана. У програмних продуктах з бухгалтерського обліку, які використовують практичні працівники, передбачено автоматизоване формування бухгалтерських проведень за типовими нескладними операціями, а також окремих складних, але добре відлагоджених і перевірених практикою операціях.

Для автоматизованого формування бухгалтерських проведень виконують такі підготовчі роботи:

· визначають перелік застосовуваних на підприємстві балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку;

· визначають кореспонденції балансових рахунків і виявляють відповідний їм набір регламентованих операцій, установивши бухгалтерські проведення, які мають кілька дебетових і кредитових рахунків;

· виявляють операції, які потребують спеціальних констант для автоматизованих розрахунків. Наприклад, константи (1/6) для розрахунку ПДВ:

а) отримано передоплату від покупця в розмірі 1200 грн. з ПДВ (дебет 311 – кредит 361 на суму 12000 грн.);

б) нараховано податкові зобов’язання з ПДВ в розмірі 2000 грн. (12000 х 1/6) (дебет 643 – кредит 641 на суму 2000 грн.);

· використання констант дає змогу одержувати автоматизовану інформацію під час проведення різних видів відрахувань і розрахунків;

· розробляють спеціальні процедури автоматизованих розрахунків за окремими операціями (наприклад, розрахунок амортизаційних відрахувань та ін.). Ці розрахунки проводять окремо і забезпечують точне, своєчасне формування інформації;

· формують у діалоговому режимі параметри об’єктів аналітичного обліку за всіма господарськими операціями і пов’язують їх з бухгалтерськими проведеннями;

формують довідник типових господарських операцій. Цей довідник має вигляд дерева, відгалуження якого описують певні господарські операції і мають бухгалтерські проведення.

5. Автоматизація формування і видачі вихідних документів

Формування машинограм і відеограм відбувається в декілька етапів за допомогою процедур опрацювання і відображення даних. Кожному запиту бухгалтера (блок 31, рис. 5.1.) відповідає певний набір облікових, контрольних, аналітичних процедур та попередньо визначений сценарний порядок їхнього виконання.

Для кожної процедури задають сукупність параметрів, які містяться у файлах параметричних описів (блок 30). Параметри, що входять у параметричні описи, становлять зміст елементів записів файлів. Записи ідентифікують номерами записів і процедур.

Описи повинні забезпечувати:

· вибір показників з баз даних;

· алгоритмічне перетворення показників у строках машинограм, відеограм;

· розрахунок підсумкових показників різних рівнів;

· формувати файли показників для запиту на отримання вихідних документів;

· занесення результатів розв’язання задачі (запиту) в інтегровану базу даних;

· виведення результатів розв’язання на принтер, дисплей.

Описи створюються на стадіях ескізного та робочого проектування задач, а також проходять діалогове налагодження на конкретні значення параметрів у ході технологічного процесу для автоматизованого отримання і відображення результатів. У розвинених системах мовні засоби описів робочого проектування доступні для бухгалтера, що допомагає йому включатися в процес формування результатної інформації.

Виконання запиту розпочинається вибором з файлу параметричних описів усіх записів, які належать до даного номера запиту бухгалтера. На наступному етапі послідовного включають процедури запиту. Виконання процедури полягає в тому, що на основі параметричного опису проводять нові дії з показниками.

Для виконання запиту (блоки 18, 29) процедурою читання записів вибираються необхідні фрагменти з бази даних (блок 26). Показники фрагментів бази використовують процедури алгоритмічного опрацювання. Виконання алгоритмічних дій над показниками в цій процедурі здебільшого відображає формування стрічок машинограм чи повідомлення відеограми

Результати розрахунків поміщають у базу даних і використовують у розрахунках наступних періодів та для відображення на машинних носіях інформації.

Процедура відображення результатів виконання запиту передбачає виконання таких дій:

· створення заголовка та шапки документа;

· виведення з бази даних елементів стрічок разом з довідковими даними із бази НДІ у відповідні позиції стрічок друкуючого пристрою або екрана;

· формування текстових елементів, що визначають місце для підпису відповідальних осіб.

У процесі виводу результатів на АРМ забезпечується багаторазовий їх перегляд на екрані, вибіркове відображення результатної інформації, повторне друкування машинограм для копій (блоки 19, 24, 34, 35).

Правильність програмно виконаних розрахунків підтверджується результатами апаратного (тестового) контролю роботи відповідних пристроїв. Додатково виконують співставлення взаємопов’язаних показників у різних вихідних документах.

Виконання стадій автоматизованого формування і видачі вихідних документів (регістрів) зображено на рис.5.2. і 5.3.

Рис. 5.2. Формування оборотно-сальдової відомості

Дата добавления: 2015-08-02