| Сотрудники испытательных лабораторий, имеющие специальную подготовку по вопросам качества (ответственные или управляющие по качеству), как правило, сильно загружены основными обязанностями, поэтому не имеют времени для разработки собственной системы управления документацией. В связи с этим хорошо было бы иметь несколько готовых, работающих схем и выбрать из них ту, которая больше подходит для конкретной испытательной лаборатории и может быть взята за основу при разработке процедур управления документацией. Наиболее важные, на наш взгляд, особенности системы заключаются в следующем: практически исключается возможность порчи или потери оригиналов документов, так как они хранятся в архиве и не выдаются в работу; документы находятся в обращении в виде официальной копии действующей редакции со всеми утвержденными изменениями; каждый сотрудник имеет свободный, быстрый и простой доступ к необходимой документации по качеству, так как все необходимые для работы документы подшиты в папку, называемую "Справочник по качеству"; такая папка имеется в каждом помещении Отдела; сотрудник не обязан сам заниматься копированием необходимого документа и регистрацией копии, он может быстро получить ее по первому требованию у ответственного лица (т.е. в Отделе налажено официальное копирование документов); сотрудник не обязан сам следить, чтобы у него была последняя (действующая) редакция документа; система управления документацией это обеспечивает; официальную копию документа легко отличить от любой другой копии. Основными процедурами системы, в соответствии с требованиями нового стандарта, являются: утверждение и выпуск документов; регистрация документов и порядок выдачи сотрудникам для работы; внесение изменений; порядок отмены документов; хранение документации. Регистрацию всех документов, хранение, выдачу в работу, внесение изменений выполняет только сотрудник, которому поручена эта работа - менеджер по архиву. Эта нагрузка является дополнительной к основной работе эксперта и указана в приложении к его должностной инструкции. В нашем архиве хранятся не только утратившие силу документы, но и все оригиналы действующих документов. В работе находятся только зарегистрированные копии.
Структура документов по качеству: название; оглавление; общие положения (область применения); используемые термины (если необходимо); ответственность и права; описание (порядок работы); порядок внесения изменений. Содержание большинства разделов не вызывает вопросов. В разделе "Ответственность и права" определено, кто и за что отвечает в связи с выполнением процедур, предусмотренных данным документом.
Идентификация, утверждение и выпуск документов
Документ имеет все элементы идентификации, установленные новым стандартом. В верхнем колонтитуле, который повторяется на всех страницах документа, указано название организации, наименование документа, нумерация страниц, общее число страниц, регистрационный номер документа и номер редакции. Внизу титульного листа имеется рамка, в которой регистрируется, кем и когда документ составлен, проверен, утвержден и введен в действие. Документ утверждается руководителем, только если он оформлен таким образом. Единообразным оформлением всех внутренних документов по качеству занимается сотрудник, которому поручена эта работа, что указано в приложении к его должностной инструкции (в нашем Отделе - это ответственный за "Руководство по качеству").
|
