Читайте также:
|
В деловой переписке наиболее распространенной формой обращения является слово «уважаемый» (или «уважаемые»). Восклицательный знак после обращения указывает на то, что письму придается особенно важное значение, а запятая после обращения придает письму будничный характер.
Среди лиц одной профессии или лиц одних политических убеждений наиболее предпочтительна форма обращения — «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги»). Одно слово «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон. «Дорогие коллеги» — форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.
В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер.
Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения. Отрицательное решение психологически лучше помещать в конце письма.
Формулируя отказ, нужно быть максимально корректными. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления — ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую самолюбие партнера.
Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и любое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность — чрезмерную вежливость: в деловых текстах неуместны фразы типа «не откажите в любезности...» Для современной деловой корреспонденции скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью.
Деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. На тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Она требует соблюдения должностного порядка их подписания: например, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор (в крайнем случае его заместитель). Однако ответ на письмо, подписано заместителем директора, может быть подписан директором.
Деловая жизнь дает много поводов для изложения различного рода просьб. В таких письмах-просьбах, помимо самой просьбы, обычно излагается обоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Просьба может излагаться:
1 от первого лица единственного числа («Прошу...»);
2 от первого лица множественного числа («Просим...»);
3 от третьего лица единственного числа («Политическая партия «Единство» просит...»);
4 от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («Президент и совет директоров фирмы просят...»).
Деловая переписка предполагает ответы на присланные письма. Такие письма-ответы приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма, т. е. письма-запроса.
Действительно, на письмо, содержащее просьбу, должен быть дан четкий ответ, будет ли такая просьба выполнена, или в ней будет отказано. На письмо, содержащее предложение, также требуется конкретный ответ: принимает ли другая сторона предложение или отвергает его. В ответах на присланные письма должны быть:
• указаны ссылки на первичное письмо;
• соблюдена идентичность терминологии и последовательность в изложении аспектов содержания.
Навыки управления документами и деловыми процессами изучаются в курсе«Управление проектами». Полностью практику делопроизводства и документационного менеджмента вы можете изучить в курсе «Делопроизводство и деловая переписка» при обучении по индивидуальной программе.
НЕБОЛЬШИЕ ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
5 Одно письмо одному адресату.
6 Правила хорошего тона рекомендуют адресовать письмо одному корреспонденту.
7 Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.
8 В деловой переписке имеет смысл писать сухо и по сути письма.
9 Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форумJ
10 Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.
11 И если у Вас есть потребность донести смысл письма до нескольких респондентов – то просто вставляйте их адреса в строку «Копия…».
12 ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ на такое письмо только человек указанный в поле «Кому…»
13 Все адресаты, которые указаны в поле «Копия…» могут выразить своё мнение – если на то будет их воля, хотя это и необязательно.
14 Таким образом мы обращаемся к одному человеку и он понимает, что от него ожидается или ответ или подтверждение о получении письма (простая вежливость).
15 Делать рассылку для всех – можно только в тех случаях, когда на письмо «для всех» не ожидается ответа.
16 Таких случаев (когда не ожидаются ответы) на самом деле мало, практически нет вовсе. Потому прошу не писать такие письма без особой нужды и полезности для компании.
17 Всегда указывайте тему сообщения в поле «Тема:»
18 По этому полю всегда легко найти письма, которые были отправлены.
19 Письма без темы – просто сливаются в один поток при поиске информации приходится открывать и просматривать каждое. Это занимает много времени.
20 В начале письма, ВСЕГДА обращайтесь к адресату!!!
21 Независимо от того, клиент это или Ваш коллега.
22 Это хорошая практика.
23 Всегда проверяйте орфографию письма!
24 Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.
25 Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.
На самом деле, это просто, легко и быстро входит в привычку.
Дата добавления: 2015-08-10; просмотров: 55 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Речевой этикет делового письма | | | Вадим Елин и аграрно-индустриальнаяТесь |