Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами могут быть работники организации, получившие денежные средства авансом на различные хозяйственные нужды (на командировки, на приобретение различных материальных ценностей, на хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные расходы), а также работники, принявшие готовую продукцию для продажи в ларьках, на рынке и др.

Подотчетные суммы – это денежные авансы, выданные работникам (как правило, из кассы) на мелкие хозяйственные нужды, расходы по командировкам, другие подобные цели в тех случаях, когда такие расходы не могут быть проведены в безналичном порядке или применение безналичной формы расчетов нецелесообразно. [11, с. 412]

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

· представительские расходы.

[15,с.3]

Для осуществления расчетов из кассы организации по расходному кассовому ордеру или непосредственно по чеку из банка в счет предстоящих расходов выдаются наличные денежные средства лицам, которые с момента получения этих средств становятся ответственными за их расходование.

В установленные сроки они должны представить письменный отчет и оправдательные документы об использовании полученных средств. Утвержденный финансовый отчет должен служить основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса. [13, с.97]

Руководителем организации приказом заранее утверждается (по согласованию с главным бухгалтером) круг лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет на мелкие административно-хозяйственные расходы.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. [14, с. 72]

Деньги под отчет выдают только лицам, работающим в организации, в суммах, необходимых для выполнения намеченных мероприятий с разрешения руководителя организации при условии, что подотчетное лицо отчиталось за ранее полученные средства.

На расходы по служебным командировкам выдается аванс в сумме, определяемой по предварительному расчету в зависимости от места и срока командировки (стоимость проезда к месту назначения и обратно, оплата суточных, гостиницы на срок командировки). Условия командировок и порядок оплаты командировочных расходов определяется коллективным договором организации.

Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только строго по назначению. Не допускается передача полученного аванса одним подотчетным лицом другому, а также выдача из подотчетных сумм оплаты труда.

После выполнения поручения подотчетное лицо представляет в установленный учетной политикой срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах вместе с оправдательными документами. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц (кладовщиков), принявших их на ответственное хранение. К авансовому отчету должен быть приложен краткий письменный отчет, освещающий выполнение задания.

Подотчетные лица, не представившие отчетов и оправдательных документов, а также не сдавшие в кассу остаток неиспользованных денег в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях – уголовной ответственности. Администрация имеет право удерживать в установленном порядке подотчетные суммы из оплаты труда, причитающейся подотчетному лицу.

Если произведены расходы, не подтвержденные документально, целесообразно составить акт о расходах, в котором указано, что сотрудником были произведены административные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание организации. Акт утверждается руководителем организации, после чего расходы могут быть списаны на себестоимость или за счет других источников.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер организации. Он осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованных денег.

Командировочные расходы (оплата найма жилого помещения, суточные) возмещаются в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ. [11, с.412-414]

Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой служебная поездка лица, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности. Срок командировки определяется руководителями. [12, с.365]

Необходимо иметь в виду, что при командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Выдача под отчет наличных денежных средств на командировку производится на основании командировочного удостоверения.

В командировочном удостоверении делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяют фактическое время пребывания в месте командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.

За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок, в том числе и за время нахождения в пути. Ему возмещают также расходы по найму жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно, выплачивают суточные. Расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. [12, с. 366]

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в соответствии с принятыми нормами. Всем организациям разрешено увеличивать расходы на командировки по усмотрению руководящего органа. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость продукции, работ, услуг, но суммы превышения в дальнейшем не учитывают при расчете налогооблагаемой прибыли.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу из кассы оформляют расходный кассовый ордер, в котором указывают цели, на которые выдаются деньги. Прием неизрасходованных наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам. [11, с.414-415]

Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также продукты для продажи, предназначен синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «Нытва»

2.1. Характеристика ОАО «Нытва»

Открытое акционерное общество «Нытва» учреждено в соответствии с указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992 года № 721 и с момента государственной регистрации стало правопреемником прав и обязанностей преобразованного государственного предприятия «Нытвенский металлургический завод».

ОАО зарегистрировано администрацией Нытвенского района 15 декабря 1993 г. Свидетельство о регистрации № 348.

Полное фирменное наименование – Открытое акционерное общество «Нытва», сокращенное наименование ОАО «Нытва».

Организационно правовая форма предприятия - Открытое акционерное общество. В структуре реестра акционеров физические лица занимают 5,76%, юридические лица 94,24% в том числе государственный пакет (25% +1 акция).

Общество является коммерческой организацией, и действует в соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 1995 г. № 209-ФЗ «Об акционерных обществах», Уставом и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Общество создано на неограниченный срок.

Целью создания Общества является обеспечение стратегических интересов, обороноспособности и безопасности государства, удовлетворение общественных потребностей в производимой Обществом продукции (работах, услугах) и извлечение прибыли.

Основными видами деятельности Общества являются:

– производство продукции производственно-технического назначения, в том числе производство металлопродукции для оборонной промышленности и товаров народного потребления;

– услуги гостиниц и прочих мест проживания;

– услуги торговли и общественного питания;

– производство научно-технических и опытно-конструкторских работ;

– инновационная деятельность;

– внешнеэкономическая деятельность;

– медицинское обслуживание населения;

Среднегодовая численность за 2009 год составляла 2170 человек, в 2009 году, в связи с проведением оптимизации численности, планируется небольшое снижение численности работников предприятия.

Основной хозяйственной деятельностью предприятия является производство и реализация ленты стальной холоднокатаной, ленты биметаллической, заготовок доля монет и столовых и кухонных приборов из нержавеющей стали.

Доходы по обычным видам деятельности (без учета НДС) за 2009 год составили 2 544 220 тыс.руб., что на 129 % больше чем за 2006 год

Основные финансовые показатели работы ОАО «Нытва» представлены следующей таблицей 1.

Таблица 1 - Основные финансовые показатели работы ОАО «Нытва»

Показатели	Един. измер.	2006 г. факт	2009г. факт	% роста к 2006 г.
+/- (тыс.руб.)	+/- %
Выручка от реализации продукции и услуг	тыс.руб.	1 971 596	2 544 220	572 624	129,0
Затраты, входящие в себестоимость	тыс.руб.	1 898 170	2 034 729		108,2
Затраты на 1 рубль реализованной продукции	коп.	96,3		- 16,3
Прибыль от продаж	тыс.руб.	42 373	275 360	232 987
Прибыль балансовая	тыс.руб.	35 656	244 144	209 488	684,7
Налог на прибыль и другие обязательства	тыс.руб.	6 793	43 686	36 893	---
Чистая прибыль	Тыс.руб.		200 458	171 595

Предприятие использует рабочий план счетов, разработанный на основании типового плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94 Н.

2.2. Организация аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нытва»

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нытва» можно условно подразделить на три вида.

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до выдачи денежных средств под отчет на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ является основанием для направления работника в командировку (форма №Т–9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т–10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т–10).

Далее работнику выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на командировочные или на хозяйственно-операционные расходы.

В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

На ОАО «Нытва» приказом руководителя установлен конкретный перечень лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Также приказом определено, что деньги выдаются на срок равный 15 дням, по истечении 15 дней со дня выдачи денежных средств работник обязан предоставить в трехдневный срок авансовый отчет. Суточные по предприятию установлены в размере 500 рублей за каждый день нахождения в командировке.

2. Документы второго вида работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имени и отчества работника счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Эти документы в дальнейшем прикладываются к авансовому отчету работника и служат оправдательными документами по произведенным расходам. Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки делает отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу предоставляет подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т–10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (№АО–1 «Авансовый отчет»).

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

Все авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами подшиваются за каждый месяц.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

Таблица 2 - структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

На основании предоставленных работником авансового отчета и первичных оправдательных документов бухгалтером осуществляются следующие записи.

В ОАО «Нытва» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса»

- на выданную сумму при получении работником наличных денег из кассы.

Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

- отражение положительных курсовых разниц по подотчетным суммам в иностранной валюте.

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 09 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 71

- при оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов;

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71

- отражена сумма оприходованных материалов, канцелярских товаров, хоз. товаров, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»Кредит 71

- учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, предоставленным услугам (гостиницы при командировках), оплаченным подотчетными лицами;

Дебет 20, «Основное производство» Кредит 71

- расходы, произведенные подотчетным лицом на нужды основного производства (приобретение материальных ценностей, командировки, связанные с основным производством);

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71

- расходы, произведенные подотчетным лицом на административно-хозяйственные нужды (например, подотчетным лицом оплачены нотариальные, консультационные, информационные услуги, госпошлина, почтовые расходы и т.д.); сюда же относятся расходы по командировкам;

Дебет 50 «Касса» Кредит 71

- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом – неизрасходованный остаток аванса;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71

- отражаются суммы, уплаченные подотчетным лицом поставщикам (организациям, индивидуальным предпринимателям) за материалы, услуги.

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71

- если командировка носит непроизводственный характер (связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера) и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71

- внереализационные расходы (оплата услуг банка по обслуживанию счета через подотчетное лицо, суммы НДС не принятые к вычету);

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

- отражение не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника);

Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71

- подотчетным лицом приобретена лицензия на осуществление деятельности, произведена подписка на печатные издания;

Пример 1:

Так, например, 06.02.08 были выданы денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы Имайкину Р.И. на приобретение конвертов, счетчика купюр и детектора валют, в сумме 9000 рублей.

Он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах 08.02.08 на сумму - 8966 рублей. В тот же день был внесен остаток в кассу в сумме 34 руб.

Составляются следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9000 руб. – выдан аванс

Дебет 10.6 Кредит 71 – 96 руб. - по приобретенным конвертам

Дебет 10.9 Кредит 71 – 7 370 руб. – счетчик купюр

Дебет 10.9 Кредит 71 – 1500 руб. – детектор валют

Дебет 71 Кредит 50 – 34 руб. – внесен остаток подотчетных сумм

Пример 2:

На основании Приказа руководителя от 20.08.08 № 123 Иванов О.И. направлен в командировку в г. Москва сроком на 3 дня для проведения переговоров и заключения договора.

24.08.08 по РКО из кассы Иванову О.И. выданы денежные средства на командировочные расходы в 21 000 руб.

Дебет 71 Кредит 50 – 21 000 руб.

27.08.08 работник вернулся из командировки, о чем свидетельствуют отметки в командировочном удостоверении, 30.08.10 им был предоставлен в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах на сумму 21 500 руб.

Бухгалтером сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 – 10 000 руб. – авиабилеты до г. Москва и обратно

Дебет 26 Кредит 71 – 8 475 руб. - гостиница

Дебет 19 Кредит 71 – 1 525 руб. - сумма НДС, выделенная в счете за гостиницу

Дебет 26 Кредит 71 – 300 руб. суточные в пределах норм

Дебет 26 Кредит 71 – 1 200 руб. суточные сверх норм

02.09.08 работнику возмещен перерасход по авансовому отчету, выданы денежные средства из кассы по РКО:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб.

Сумма суточных сверх норм, установленных для определения налоговой базы по налогу на прибыль, для удобства в налоговом учете выделяется на отдельный субсчет счета 26.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Так как на предприятии ведется автоматизированный учет, то после обработки бухгалтером авансового отчета в программе автоматически заносятся записи в журнал операций, журнал-ордер и ведомость по счету, формируются оборотно-сальдовая ведомость и обороты по счету, карточка счета, анализ счета и записи по главной книге. Данные из главной книги переносятся в баланс. Также существует возможность просмотра оборотно-сальдовой ведомости, анализа счета и карточки счета по субконто, то есть по конкретному сотруднику, что позволяет проследить, например, выдачу денежных средств работнику при наличии остатка неизрасходованных сумм предыдущего аванса.

Дата добавления: 2015-07-20