Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникает множество различных противоречий. Ниже мною проведен анализ основных нарушений и ошибок по учету расчетов с подотчетными лицами, встречающихся на исследуемом предприятии и описаны меры, которые необходимо принять для их устранения:

1. На ОАО «Нытва» встречаются случаи выдачи денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно - операционные расходы.

В таком случае, если возникает необходимость выдать деньги лицу, не указанному в приказе, надо составить отдельный приказ, где указывается фамилия и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

2. В организации производилась выдача из кассы денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса, то есть без полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Тем самым Обществом не соблюдается п. 11 Порядка ведения кассовых операций РФ, в соответствии с которым выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Таким образом, бухгалтерии необходимо усилить контроль за своевременностью внесения остатка неизрасходованных сумм.

3. Есть случаи передачи денежных средств, выданных под отчет одним лицом другому.

Необходимо выдавать денежные средства под отчет непосредственно из кассы, не допускается выдача под отчет через другие лица.

4. Составляются одновременно приказ о командировании работника и командировочное удостоверение.

Согласно Письму Минфина РФ от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226 параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности необязательно. Исходя из этого, можно ограничиться лишь оформлением командировочного удостоверения, в нем присутствуют те же строки, что и в приказе.

5. Отсутствие в отметках командировочных удостоверений даты прибытия в место командировки и даты выбытия из места командировки.

Необходимо проверять наличие отметок о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении и при их отсутствии обязательно проставлять, так как по данным отметкам определяется фактическое время нахождения работника в командировке.

6. Авансовые отчеты по израсходованным суммам предоставляются подотчетными лицами в бухгалтерию позже установленных сроков.

7. К авансовым отчетам в качестве оправдательного документа о покупке какого-либо материала прикладывается только кассовый чек, а другие оправдательные документы отсутствуют. Принимать расходы к учету только лишь на основании кассового чека нельзя, он подтверждает произведенные расходы, но в нем нет наименования товара. В этом случае можно посоветовать составлять акт о приемке материалов, который и будет необходимым первичным документом.

8. Подотчетное лицо из полученных под отчет денежных средств выдает заработную плату другим лицам – работникам организации.

Однако выдача из подотчетных сумм оплаты труда не допускается. Согласно п. 36 Порядка ведения кассовых операций на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности. Тогда выдача этим лицам денежных средств для оплаты труда работникам может производиться через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Дебет 73 Кредит 71).

9. Подотчетными лицами осуществлялись расходы по подписке на периодические печатные издания, причем эти расходы списывались сразу же на расходы организации (то есть на 26 счет). Также сразу на 26 счет списывались расходы по командировкам работников, связанных с получением лицензий.

В свою очередь, пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.08.1998 № 34н, установлено, что затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются как расходы будущих периодов и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией в течение периода, к которому они относятся.

Согласно плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам предназначен счет 97 «Расходы будущих периодов».

В дальнейшем учтенные на счете 97 расходы следует списывать в установленном порядке (в течение срока действия лицензии или по мере получения периодических изданий) в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

10. Установлены случаи принятия к вычету сумм НДС (Дебет 19 Кредит 71), выделенного в счетах гостиниц, выставленных за проживание командированных работников в отсутствие счета-фактуры. При этом документы, оформленные гостиницами за услуги проживания (счета) не являются бланками строгой отчетности, а в чеках приложенных к ним НДС не выделен.

На основании п.7 ст.171 Налогового кодекса РФ сумма налога на добавленную стоимость по услугам по найму жилого помещения в период командировки подлежит вычету. Согласно п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные указанной статьей 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг). При этом в соответствии с п.7 ст.168 НК РФ при реализации платных услуг непосредственно населению, требования по выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ строгой отчетности.

В соответствии со ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» гостиницы могут не выбивать кассовый чек, а вместо него выдавать бланк строгой отчетности, используемый в сфере гостиничного хозяйства (в том числе и «Счет» за проживание в гостинице).

Таким образом, основанием для принятия к вычету сумм НДС по услугам по найму жилого помещения в гостинице в период командировки являются бланки строгой отчетности установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящимся в служебной командировке, с указанием в этих бланках сумм НДС, или счета, не являющиеся бланком строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, дополненные чеком (с выделенным НДС).

Исходя из вышеизложенного, суммы НДС необходимо списывать в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.2 «Прочие расходы» (как прочие расходы организации согласно) (Дебет 91.2 Кредит 71).

Заключение

Любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает разные материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

Что касается ОАО «Нытва», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: нарушение порядка выдачи денежных средств; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; неверное оформление документов; некорректное составление проводок по списанию расходов.

Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ОАО «Нытва» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки и хозяйственно-операционные расходы – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 (в ред. от 03.11.2006 N 183-ФЗ) «О бухгалтерском учете».

2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.12.2006).

3. Налоговый кодекс РФ от 05.09.2000 №117-ФЗ (ред. от 24.08.2009)

4. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 18.09.2006) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению».

5. Приказ Минфина РФ от 29.08.98 №34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ».

6. Постановление Совмина СССР от 18.03.1988г. № 351. Инструкция о служебных командировках в пределах СССР от 08.04.1988 № 62.

7. Постановление Правительства РФ от 09.02.2002 г. N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

8. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории российской федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

9. Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (в ред.24.03.2000г).

10. Указание ЦБ РФ от 20.06.2009 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2009 № 2003-У).

11. Васькин Ф.И., Дятлова А.Ф. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: КолосС, 2004. – 560с.

12. Камышанов П.И. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. – М.: Омега-Л, 2006. – 589с.

13. Санин К.В., Санин М.К. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – СПб.: СПб ГУИТМО, 2005. – 141с.

14. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2003.-№4.-с.72-78

15. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.-2000.-№4.-с.3-9

16. www.nytva-nmz.ru – официальный сайт ОАО «Нытва»

Дата добавления: 2015-07-20