ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Характеристики АС ДОУ АС ДОУ 1 АС ДОУ 2 1

Характеристики АС ДОУ	АС ДОУ 1	АС ДОУ 2
1. Область применения АС ДОУ
1.1 Одно структурное подразделение
1.2 Несколько или все структурные подразделения организации (включая территориально удаленные)
1.3 Несколько организаций
2. Функциональные характеристики (функции ДОУ)
2.1Справочники-классификаторы
2.1.1 Подразделения
1. 2.1.2 Должностные лица
2. 2.1.3 Виды (группы) документов
3. Организации-корреспонденты
4. Пользователи
5. Граждане
6. Номенклатура дел
7. Типы связок документов
8. Тематический рубрикатор
9. Грифы доступа
10. Совокупность папок пользователя
11. Виды доставки
Стандартные списки рассылки
12. Типы файлов
13. Стандартные тексты
14. Ключевые слова
15. Типы действий
16. Действия для документа
17. Шаблоны документов
2.2 Виды документов, используемые в системе
1. Входящие
2. Исходящие
3. Внутренние
4. Письма граждан
5. Обращения граждан
2.3 Оформление документов
1. Распечатка оформленных документов на бланке организации
2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
3. Возможность согласования документов
4. Возможность визирования документов
5. Использование шаблонов при подготовке документов
6. Возможность работы электронными образами бумажных документов
2.4 Регистрация документов
2.4.1 Общие реквизиты регистрационной карточки
1. Регистрационный номер документа
2. Группа документов
3. Дата регистрации
4. Наименование темы
5. Код рубрики темы
6. Краткое содержание документа
7. Состав документа
8. Гриф доступа
9. Номер дела
10. Комментарий
11. Ключевые слова
12. Реквизиты резолюции по документу
13. Реквизиты контрольной службы
14. Реквизиты архивного хранения
2.4.2 Реквизиты организации-корреспондента
1. Наименование организации-корреспондента
2. Исходящий номер
3. Исходящая дата
4. Кто подписал
5. Номер телеграммы / заказного письма
2.4.3 Входящие документы
1. Кому адресован
2. Вид доставки
3. Гражданин (для писем граждан)
4. Отметка о наличие приложения
5. Признак повторности
2.4.4 Сопроводительные документы
1. Аннотация
2. Корреспондент
3. Исходящий номер
4. Исходящая дата
5. Кто подписал
6. Исполнитель
2.4.5 Письма и обращения граждан
1. Корреспондент
2. Признак коллективности
2.4.6 Исходящие документы
1. кому адресован
2. Кто подписал
3. Подразделение-автор
4. ФИО исполнителя
5. Визы
6. Соисполнители
7. Ссылка на номер входящего документа
8. Вид отправки
2.4.7 Информации о регистрации документа, отправленного в другую организацию
2.4.8 Автоматическое установка связи между входящим документом и соответствующим исходящим и наоборот.
2.5 Организация документооборота
1. Прием документов
2. Отправка документов
3. Внутренний документооборот
2.6 Ведение резолюции по документу
1. Текст резолюции
2. Автор резолюции
3. Передача оригинала/копии
4. Дата резолюции
5. Плановая дата исполнения
6. Промежуточная дата исполнения
7. Фактическая дата исполнения
8. Ответственный исполнитель
9. Соисполнители (список)
10. Текст отчета
2.7 Контроль исполнения документов
1. Количество контрольных карточек для одной регистрационной карточки
2. Сведения об исполнителях
3. Гриф утверждения
4. Текст задания
5. Контролер
6. Выделение ответственного исполнителя
7. Поступление к исполнению
8. Плановый срок
9. Фактический срок
10. Напоминание для просроченных
11. Организация корреспондент (для внешнего согласования)
12. Визы
13. Исходящий номер
14. Должность
15. Дата
16. Подпись
2.8 Поиск документов
2.8.1 Поиск по атрибутам
Группа документов
1. Дата документа
2. Краткое содержание
3. Тематический рубрикатор
4. Фильтры поиска
5. Критерии поиска для входящих
6. Критерии поиска для исходящих
2.8.2 Поиск по регистрационным номерам
1. Группа документов
2. Номер документа
3. Год регистрации
4. Подразделение
2.8.3 Поиск по резолюциям
1. Дата резолюции
2. Автор резолюции
3. Исполнитель
4. Ответственный исполнитель
5. Тип резолюции
2.9 Формирование отчетов
1. сведения о документообороте за заданный период времени
2. сводка об исполнении контрольных документов
3. справка-напоминание об исполнении контрольных документов
4. формирование отчетов по произвольным параметрам
2.10 Списание документов в дело, организация оперативного хранения, передача в архив
1. Сведения об исполнении
2. Номер дела по номенклатуре
3. Дата архивации
4. Подпись списавшего
5. Номер сдаточной описи
6. Формирование документов в дела
7. Организация оперативного хранения документов
8. Подготовка сопроводительных документов для сдачи в архив
9. Комментарии к архиву
3. Эксплуатационные характеристики системы
3.1 Объем документооборота
1. Количество обрабатываемых документов в год
2. Количество обрабатываемых документов в день
3. Возможность увеличения количества обрабатываемых документов
4. Общее количество документов (за несколько лет) с которыми может работать система
5. Возможность работы с электронными и бумажными документами
3.2 Эксплуатационная надежность
1. Обеспечение создание резервных копий документов
2. Бесперебойное функционирование в течении длительного времени (опыт предыдущих внедрений)
3. Технические и программные способы обеспечения бесперебойной работы
4. Возможность оперативного устранения сбоев в работе
3.3 Количество одновременно работающих пользователей
1. Количество одновременно работающих пользователей
2. Возможность увеличения количества одновременно работающих пользователей
3. Максимальное количество зарегистрированных пользователей
4. Программная реализация системы
4.1 Интеграция с программными приложениями
1. Интеграция прикладных офисных программ в автоматизированную систему (текстовые редакторы, табличные процессоры, графические системы и т.д.)
4.2 Интеграция в информационную среду организации
1. Возможность подключения к системе других модулей, разработанных той же компанией (какие);
2. Возможность подключения к системе других модулей, разработанных другими компаниями
3. Возможность подключения к системе других модулей, разработанных самостоятельно
4. Выделение в системе коммуникационного ядра, предназначенного для администрирования, разработки и самостоятельного использования
5. Возможность автоматической закачки в систему сведений о структуре организации
6. Возможность обеспечения информационного единства организации
7. Возможность интеграции с существующими средствами автоматизации ДОУ
8. Возможность включения всех документов, баз и банков данных без искажений, потерь информации и изменения характеристик
9. Возможность интеграции с архивом организации
4.3 Поддержка русского языка
1. Возможность ввода и получения информации на русском языке
2. Возможность сортировки данных и поиска информации по различным словам и выражениям на русском языке
3. Возможность полнофункциональной работы в системе на нескольких языках
4.4 Технические требования АС ДОУ
1. Технология клиент-сервер
2. Средства разработки в АС ДОУ (возможность самостоятельных модификаций, наличие API)
3. Операционная система серверной части АС ДОУ
4. Операционная система клиентской части АС ДОУ
5. Базовый программный комплекс, используемый АС ДОУ
6. Используемый в качестве основы системы управления базами данных
7. Телекоммуникационные возможности
8. Аппаратные возможности серверной и клиентской части
4.5 Маршрутизация документов
1. Свободная маршрутизация
2. Фиксированная маршрутизация
4.6 Отслеживание версий и подверсий документов
1. Средства отслеживания версий и подверсий документов
2. Метод отслеживания версий и подверсий документов
4.7 Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей.
1. Возможность работы удаленных пользователей (групп пользователей) по телекоммуникационным каналам связи.
4.8 Наличие в АС ДОУ модулей для сканирования документов
1. Наличие модулей сканирования документов
2. Интеграция с системами управления образами
4.9 Совместная работа над документами
1. Возможность совместной работы с документами
2. Технология совместной работы с документами (наличие программных и аппаратных средств)
4.10 Протоколирование действий в системе
1. Автоматизированное ведение протокола
2. Идентификация авторизованного пользователя
3. Дата и время произведенных операций
4. Идентификация произведенных операций
5. Технология делопроизводства
Поддержка «российской» технологии делопроизводства
1. Поддержка «западной» технологии делопроизводства
2. Поддержка смешанной технологии делопроизводства
6. Способы защиты системной информации
1. Целостность системы
2. Доступность системы
3. Конфиденциальность системы
4. Способы аутентификации
5. Встроенные средства ЭЦП
6. Возможность интеграции средств ЭЦП, разработанных сторонними производителями
7. Аппаратные способы защиты информации
8. Программные способы защиты информации
9. Разграничение доступа к документам
10. Распределение полномочий по категориям:
- Полный контроль над документом
- Право редактировать, но не уничтожать документ
- Право создавать новые версии документа, но не редактировать его
- Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии
- Право читать документ, но не редактировать его
- Право доступа к карточке, но не к содержимому документа
- Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с АС ДОУ каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована)
11. Делегирование полномочий в системе
12. Возможность выделения в системе специализированного модуля (модулей) для хранения документов с ограниченным доступом
13. возможность определения отдельных прав доступа для сотрудников канцелярии (делопроизводителей), руководителей и исполнителей документов
14. возможность автоматического определения прав доступа к документам системы на основании данных, введенных оператором в документ
15. возможность автоматического контроля актуальности данных о доступе к документу на основании внесенных в документ поправок или изменении информации о сотрудниках организации
7. Открытость и масштабируемость
1. Возможность обеспечения эволюционного развития конкретной информационной системы при изменении требований к этой системе при сохранении в максимально возможной степени сделанных ранее вложений
2. Обеспечение совместной работы с другими прикладными системами на локальных и удаленных платформах, при одновременной интеграции информационных ресурсов
3. Возможность модернизации аппаратной базы системы, находящейся в эксплуатации, при сохранении возможности переноса необходимого программного обеспечения на новые аппаратные платформы
4. Наличие встроенных программных средств модернизации;
5. Поддержка изменений в организационной структуре;
6. Масштабируемость системы
8. Стоимость
1. Базовая стоимость АС ДОУ
2. Стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АС ДОУ
3. Стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки (средства ЭЦП, системы оптического распознавания текста и т.д.)
4. Стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и т.д.)

[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

[2] Там же.

[3] Там же.

[4] Там же.

[5] Там же.

[6] Там же.

[7] Федеральный Закон От 23 сентября 1992 г. N 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

[8] Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1‑ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

[9] Там же

[10] Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. – 2002. -- № 2. – С. 21—26.

[11] Черкашин П. Выбор CRM // журнал CIO. – Март 2003.

[12] Глинских К.Т. Мировой рынок систем электронного документооборота // http: www.jetinfo.ru

[13] Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффеективности управления. // Документация в информационном обществе: Проблемы государственного регудлирования документационного обеспечения управления при переходе на электронные технологии. Доклады и сообщения на восьмой Международной научно-практической конференции 21-22 ноября 2001 г. - М., 2003. С.70.

[14] Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М., 2002. С.191.

[15] Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота // http: www.jetinfo.ru

[16] Чернов В. Н. Информационная технология делопроизводства в аппарате Правительства РФ с учетом реформирования структуры государственных органов: Дисс… канд. ист. наук 05.25.02. М. 2003.

[17] Организация работы с документами. М., 2001; Ефимова О. Современные технологии работы с документами: Автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. – 1998. -- № 3. – С. 82—91.

[18] Блаласанян В.Э. Автоматизация делопроизводства и документооборота // Информ-Ревю. – 1996. -- № 7. – С. 21; Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Информационные технологии. – 1997. -- № 2. – С.2.

[19] Кузьмин Ю.В. Золотой век // Мир ПК. __ 1998. — Ноябрь. — С. 76—81.

[20] Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архивы. - 1999. - N 2. - С. 20-26.

[21] Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие / Составитель А.А. Пестрецов. - М., 1998. - СИФ ВНИИДАД. N ДР 190-98.

[22] Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. — 2000. — № 4. — С. 41.

[23] Чернов В.Н. Информационная технология делопроизводства в аппарате Правительства РФ с учетом реформирования структуры государственных органов / Дисс. М. 2003

[24] Глинских К.Т. Мировой рынок систем электронного документооборота // http: www.jetinfo.ru

[25] Системы автоматизации документооборота — от выбора до внедрения / InterTrust. М., 2002.

[26] Кузнецов С.Л. Проблемы создания электронного архива (опыт архива Горбачев-Фонда) // Делопроизводство. - 1998. - N 2. - С. 51. См. также: Литвак Б.К. Экспертные оценки и принятие решений // НТИ. Сер. 1. - 1996. - N 11-12. - С. 1-16.

[27] Чернов В.Н. Информационная технология делопроизводства в аппарате Правительства РФ с учетом реформирования структуры государственных органов / Дисс. М. 2003

[28] Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие / Составитель А.А. Пестрецов. - М., 1998. - СИФ ВНИИДАД. N ДР 190-98.

[29]Средства автоматизации документооборота: Сравнит. анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации росс. органов гос. вдасти, предприятий и учреждений / InterTrust. М., 2001.

[30] Золотых И. Указ. соч. - С. 2

[31] Чернов В.Н. Информационная технология делопроизводства в аппарате Правительства РФ с учетом реформирования структуры государственных органов / Дисс… канд. тех. наук. -- М. -- 2003

[32] Средства автоматизации документооборота: Сравнит. анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации росс. органов гос. вдасти, предприятий и учреждений / InterTrust. М., 2001.

[33] Системы автоматизации делопроизводства: что выбрать? // Секретарь-референт. — 2002. — № 1. — С. 11—13.

[34] Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматиза3ции документооборота: использование многокритериального подхода. // Делопроизводство. 2002. - №2. С.21..

Дата добавления: 2015-07-20