Методика аудита расчетов с подотчетными лицами

Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего, необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

1. наблюдение или участие в инвентаризации;

2. наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

3. устный опрос;

4. получение письменных подтверждений;

5. проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6. проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

7. проверка арифметических расчетов;

8. анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Аудитор должен планировать свою работу, чтобы провести проверку эффективно и в срок. Планирование должно проводиться в соответствии с такими признаками, как:

a) комплексность (обеспечение взаимоувязанности и согласованности всех этапов планирования – от предварительного до составления общего плана и программы аудита);

b) непрерывность (увязка этапов планирования по срокам);

c) оптимальность (выбор оптимального варианта общего плана и программы аудита).

Планы должны быть основаны на знании особенностей деятельности предприятия. Их составление необходимо для того чтобы отразить:

1) полученное представление о применяемой клиентом системе бухгалтерского учета, проводимой учетной политике и мероприятиях внутреннего контроля;

2) установленный ожидаемый уровень доверия к данным внутреннего контроля;

3) установленные и изложенные в виде программы характер, сроки и объем планируемых аудиторских процедур;

4) порядок координации в ходе проделанной работы.

Аудитор должен иметь такой уровень знаний о предприятии клиента, который позволяет ему выделять события, операции и виды деятельности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую информацию.

При работе с материалами аудиторской проверки предыдущего года и другими соответствующими документами аудитор должен обратить внимание на обстоятельства, требующие особого рассмотрения, и принять решение о возможном их влиянии на предстоящую работу по проверке в текущем году.

Аудитор должен составлять полный план в письменном виде. Кроме того, он обязан подготовить в письменном виде программу аудиторской проверки с разработкой мероприятий, необходимых для выполнения этого плана. Программа должна быть достаточно детальной, чтобы служить инструкцией для подчиненных, задействованных в проверке, а также средством контроля за надлежащим выполнением работы. Аудитор должен принять во внимание сроки выполняемых процедур с учетом ожидаемой помощи со стороны клиента, наличия помощников, а также привлечения других аудиторов и экспедиторов.

При составлении плана проверки аудитору следует произвести обобщенную оценку риска аудиторской проверки, основанную на знании предприятия клиента, его отрасли, методов управления и руководства, а также факторов хозяйственной деятельности.

Планы, если необходимо, дорабатываются и пересматриваются в ходе проверки. При этом планирование в процессе работы должно носить преемственный характер, а причины внесения существенных изменений документироваться.

Подготовительная деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

4. Типичные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

1.1 Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

3.1 Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2 Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2 Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Ошибка - в организации не соблюдается порядок выдачи денег под отчет. Наиболее частые нарушения:

- отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;

- в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

- производится выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм;

- производится выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;

- допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работникам другому.

Ошибка - в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в т.ч. расчетов с подотчетными лицами (инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансом каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц, при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение порядка и сроков проведения инвентаризации данных расчетов может привести к нарушениям бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение Порядка ведения кассовых операций (работники, получившие деньги в под отчет, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки). В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Иногда в организациях бывают случае, когда задолженность по подотчетным суммам списывают с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без предоставления им авансового отчета. Если по окончании отчетного года списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, то эти списанные средства включают в совокупный облагаемый годовой доход данного работника.

Ошибка - к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные документы принимаются для отражения в бухгалтерском учете, если содержат все обязательные реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки и т.д.

При отсутствии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетных сумм, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Также необходимо предоставление чеков контрольно-кассовых машин при покупке ценностей у юридических лиц в розничной торговле.

Ошибка - расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товаров (работы, услуги) наличными деньгами, в том числе и выданными из кассы организации работникам под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Ошибка - бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Заключение

Аудит и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами достаточно полно регламентирован нормативными документами, и при соблюдении требований законодательства при учете этих операций каждое конкретно взятое предприятие способно обеспечить достоверное отражение движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.

Однако не на всех предприятиях дела обстоят благополучно. Тогда аудит расчетов с подотчетными лицами необходим для оценки реального состояния бухгалтерского учета, станет незаменимым инструментом, при помощи которого в комплексе будут выявлены и устранены недостатки в учете. Независимость внешнего аудитора от интересов предприятия придаст такой оценке объективность и достоверность.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

Список использованной литературы

1. Гражданский Кодекс РФ (с изм. и доп. от 08 ноября 2008 г.). – М., Юристъ, 2008. – 960 с.

2. Налоговый Кодекс РФ - часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изм. и доп. от 23 декабря 2003 г.)// "Собрание законодательства РФ", 07.08.2000, N 32, ст. 3340

3. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ// «Российская газета", N 256, 31.12.2001

4. Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129- ФЗ «О бухгалтерском учете»// «Российская газета», № 289, 1996.

5. Закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 14.12.2001 № 164-ФЗ, от 30.12.2001 № 196-ФЗ, от 30.12.2004 № 219-ФЗ, от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ) // Российская газета", N 151-152, 09.08.2001

6. Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»// "Собрание законодательства РФ", 30.07.2007, N 31, ст. 4006

7. Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - М.: Бератор-Пресс, 2003 г.

8. Бархатов А.П., Епинин Г.А. Программа внутреннего аудита в организации// «Аудиторские ведомости», № 3, март 2003 г.

9. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М., «ИПБ-БИНФА», 2002 г.

10. Полисюк Г.Б., Сухачева Г.И. Аудит: технология проверки. – Учебное пособие для вузов. – М.: Академический Проект, Трикста. - 2005 - 176с.

11. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник-3-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2002 – 360с.

Дата добавления: 2015-07-20